Definiowanie zasad zmian; struktura i pojemność harmonogramowania zmian

Przepis jest definiowany raz i wykonywany każdego miesiąca

W tradycyjnej metodzie, kierownik zmian lub osoba odpowiedzialna za grafik co miesiąc musi przeglądać wszystkie zasady w pamięci od początku: kto ile nocnych zmian w miesiącu może mieć, ile osób minimum potrzeba w której sekcji, jakie są ograniczenia dla każdej roli i dziesiątki innych drobnych punktów. Wraz ze wzrostem liczby osób i zasad, takie przeglądanie w pamięci zajmuje dni, a mała zmiana może zaburzyć kilka części tabeli. Definiowanie zasad zmian W Axis Puls jest dokładnie zaprojektowany, aby zakończyć ten powtarzający się cykl.

Historia jest następująca: struktura zbioru, działy, role, zmiany i ograniczenia Jednorazowo Są one definiowane w systemie. Następnie, podczas tworzenia nowych programów w kolejnych miesiącach, system automatycznie stosuje te same zasady w procesie układania. Kierownik zbioru nie musi co miesiąc przeglądać wszystkich zasad od początku; wystarczy, że dokładnie zdefiniował strukturę i kontroluje oraz zatwierdza miesięczny wynik. Oznacza to, że tradycyjny proces „SMS-y i papier, ręczne zbieranie, tworzenie tabel i liczne poprawki” zastępuje ustrukturyzowana ścieżka: definiowanie zasad, rejestracja wniosków, automatyczna weryfikacja, układanie, kontrola ograniczeń, zatwierdzanie, a następnie zarządzanie zmianami i raportowanie.

Ważne jest, że ta zasada nie zmniejsza odpowiedzialności menedżera, lecz zmienia charakter jego pracy. Menedżer nadal ustala zasady, sprawdza wyniki i podejmuje ostateczne decyzje; jednak nie musi już co miesiąc wykonywać dużej ilości powtarzalnych obliczeń i ręcznych kontroli od nowa. Im dokładniejsze będzie początkowe określenie, tym bardziej wiarygodne będą comiesięczne zestawienia; dlatego poświęcenie czasu na prawidłowe zdefiniowanie struktury jest inwestycją na wszystkie nadchodzące miesiące.

Struktura zbioru; od definicji szpitala do definicji zmiany

Strukturyzacja zestawu w Axis Puls przebiega krok po kroku i od całości do szczegółu. Ta kolejność została świadomie wybrana, aby każda warstwa nakładała się na poprzednią, a zasady każdej części mogły być dokładnie i niezależnie ustawiane. Poniżej przeglądamy każdą z czterech faz z praktycznymi szczegółami.

Ten system nie jest ograniczony do pielęgniarek i może być używany przez każdego pracownika, który ma harmonogram zmianowy; od lekarzy i ochrony po służby i administracyjne personel zmianowy. Ponieważ każda sekcja ma swoje własne zasady, duża organizacja może zarządzać wszystkimi swoimi pracownikami zmianowymi w jednym systemie zamiast kilku rozproszonych procesów. To właśnie ta integracja stanowi główny przekaz systemu dla wyższych menedżerów i w artykule Zarządzanie zmianami jest w pełni wyjaśnione.

Pojemność zmiany; od minimalnej liczby osób do limitów czasowych

Definiowanie zmiany bez określenia pojemności jest jak tworzenie tabeli bez liniatury. W Axis Puls dla każdej zmiany można ustawić różnorodne ograniczenia: minimalną liczbę osób, maksymalną liczbę osób, pojemność według roli, pojemność według płciRóżne minimum i maksimum, ograniczenia czasowe, ograniczenia dzienne, ograniczenia tygodniowe, ograniczenia miesięczne i inne wymagane zasady zbioru. Ta różnorodność sprawia, że system nie tylko wie „ta osoba musi mieć zmianę”, ale także wie, kto, w jakim dziale, z jaką rolą, w jakim czasie, na jakich warunkach i w jakiej pojemności może być przypisany do zmiany.

Weźmy pod uwagę konkretny przykład: nocna zmiana na oddziale intensywnej terapii może wymagać co najmniej trzech osób, z których co najmniej dwie muszą być pielęgniarkami, limit nocnej zmiany dla każdej osoby w miesiącu musi być ograniczony, a także należy zachować określony skład płciowy. Kiedy te warunki zostaną zapisane w systemie, silnik układania harmonogramu sprawdza je wszystkie jednocześnie przy przydzielaniu każdej osoby. Jeśli według zdefiniowanych warunków nie można przydzielić odpowiedniej osoby, system nie narusza zasad, lecz informuje, że ta zmiana nie może zostać wypełniona zgodnie z określonymi warunkami, aby menedżer mógł podjąć decyzję zarządczą. Takie działanie utrzymuje wyjście systemu w stanie możliwym do sprawdzenia i wiarygodnym.

Dzienne, tygodniowe i miesięczne ograniczenia razem tworzą wielowarstwową turę: dzienne ograniczenie zapobiega chwilowemu wypaleniu, tygodniowy limit utrzymuje równowagę rytmu pracy, a miesięczny limit wspiera sprawiedliwy, długoterminowy podział zmian. Kiedy te trzy warstwy są połączone z pojemnością roli i płcią, system ma pełny obraz „kto gdzie może być” i manager HR nie musi już wykonywać tych obliczeń ręcznie ani w pamięci.

Członkostwo pracowników z kodem działu i zatwierdzenie roli przez menedżera

Definiowanie struktury bez regularnego wprowadzania pracowników jest niepełne. Axis Puls ma określoną ścieżkę dla tego etapu, aby menedżer miał kontrolę nad członkostwem osób w działach i ich rolą. Dla każdego działu przypisany kod Tworzy się; pracownicy wprowadzają kod odpowiedniej sekcji do systemu i wyświetlane są dla nich informacje o tej sekcji. Następnie wysyłają wniosek o członkostwo, wybierają swoją rolę, menedżer sprawdza wniosek, w przypadku błędnej roli ją koryguje, a na końcu wniosek jest zatwierdzany. Po zatwierdzeniu osoba wchodzi do procesu planowania zgodnie ze swoim poziomem dostępu.

Ten pozornie prosty proces ma trzy duże korzyści. Po pierwsze, zapobiega przyjmowaniu osób niezwiązanych z programem każdego działu, ponieważ bez kodu działu członkostwo nie jest możliwe. Po drugie, rola każdej osoby jest od samego początku jasna i zatwierdzona; więc pojemności oparte na roli (na przykład minimum dwóch pielęgniarek na każdą zmianę) są obliczane na podstawie poprawnych danych. Po trzecie, menedżer od pierwszego dnia ma jasny obraz składu zespołu w każdym dziale i może zarządzać zmianami kadrowymi — takimi jak przeniesienie osoby między działami — poprzez modyfikację członkostwa, a nie poprzez ręczne manipulowanie tabelą.

Implementacja bez błędów; dobra struktura tworzy dobry rozkład

Związek między strukturą a układem jest związkiem między planem a budynkiem: im dokładniejszy plan, tym bardziej niezawodny budynek. Kiedy zestaw, części, role, zmiany, pojemności i członkostwa są prawidłowo zdefiniowane, silnik układu może obsługiwać wnioski pracowników — niezależnie od metody Proponowana zmiana oraz metodą dowolną zmianę —— sprawdza według tych samych zasad i umieszcza w harmonogramie. Jeśli struktura zostanie zdefiniowana chaotycznie, silnik rozkładu również nie wygeneruje wiarygodnego wyniku; dlatego dbałość na tym etapie to oszczędność w wszystkich kolejnych etapach.

Na początek zaleca się pełne wdrożenie jednego działu: struktura, role, zmiany, pojemności i członkostwo członków. Przeprowadź rzeczywisty okres rozkładu z tym jednym działem Urlopy i przydziały Wypróbuj i zobacz raporty; następnie rozszerz ulepszony model na inne części. Ta stopniowa droga zarówno ułatwia szkolenie zespołu, jak i szybko ujawnia błędy w definiowaniu zasad. Szczegóły kroków wykonawczych znajdują się w artykule. Uruchomienie, okres próbny i cena Przyszło i ogólny zarys systemu można przejrzeć w kompleksowym przewodniku Zarządzanie zmianami .