Ustalanie grafiku pracy; zasady sprawiedliwego i naukowego układu

Czym jest ustawianie zmian i dlaczego jest trudne?

Ustawianie zmian oznacza ustalenie, które pracownicy pracują w które dni i w jakiej zmianie (rano, popołudnie, noc lub zmiany mieszane), w taki sposób, aby zarówno potrzeby jednostki były zaspokojone, jak i zdolności oraz prawa pracowników były przestrzegane. Na pierwszy rzut oka wydaje się to proste, ale w praktyce istnieją trzy jednoczesne naciski: Ciągłe pokrycie (żadna zmiana nie powinna być nieobsadzona), ograniczenia ludzkie (odpoczynek, urlop, wydolność fizyczna) oraz postrzegana sprawiedliwość (pracownicy muszą czuć, że podział pracy jest sprawiedliwy).

W tradycyjnej metodzie, wnioski są zbierane różnymi kanałami — papierowymi, SMS-ami, komunikatorami i telefonicznie. Osoba odpowiedzialna za zmianę musi poukładać dziesiątki rozproszonych wniosków według zasad w głowie lub broszury, ręcznie kontrolować pojemność każdej tury i za każdym razem, gdy ktoś bierze urlop lub zmienia się, poprawiać kilka części tabeli. Im więcej personelu i zasad, tym ten proces może trwać dni, a na końcu nikt nie jest w pełni zadowolony z wyniku. Rozwiązaniem nie jest rezygnacja z planowania; Strukturyzowanie tego polega na: rejestrowaniu wniosków w określonym miejscu, jednokrotnym i przejrzystym definiowaniu zasad oraz tworzeniu układu na ich podstawie. Ścieżka opisana w kompleksowym przewodniku Zarządzanie zmianami Całkowicie wyjaśniono.

Ważna uwaga: ustawianie zmiany za pomocą Kontrola zmiany To różnica. Planowanie to „przed”; kontrola to nadzór nad „realizacją”. Oba są potrzebne, ale ten artykuł dotyczy pierwszego etapu: jak ułożyć plan, który będzie zarówno wykonalny, jak i sprawiedliwy.

Zasady sprawiedliwego układania zmian

Sprawiedliwość zmiany to nie tylko uczucie; ma cztery możliwe do sprawdzenia filary. Jeśli twój harmonogram uwzględnia wszystkie cztery, zarówno pokrycie będzie lepsze, jak i liczba skarg zmniejszy się.

Wdrażanie tych zasad na papierze jest trudne, ponieważ ludzki umysł nie jest w stanie jednocześnie kontrolować dziesiątek ograniczeń dla dziesiątek osób. Tutaj pojawia się sens definiowania zasad w systemie i ich automatycznego sprawdzania: zgodnie z dokumentacją produktu, w Axis Puls ograniczenia dzienne, tygodniowe i miesięczne oraz pojemność każdej zmiany są definiowane raz i stosowane w każdym planowaniu.

Wzorce rotacyjne zmian; od dwóch zmian do ciągłego pokrycia

Model rotacyjny oznacza, że zmiany robocze krążą okresowo między grupami. Najczęstsze wzory to: dwuzmianowy (rano i popołudniu) dla zespołów z nocnym zamknięciem; trójzmianowy (rano, popołudniu, noc) do całodobowej obsługi z trzema grupami; oraz czterogrupowy Dla ciągłego pokrycia bez przerw, w którym zawsze jedna grupa ma odpoczynek. Wybór wzoru zależy od godzin pracy zespołu, natężenia pracy nocnej i liczby personelu, a niewłaściwy wzór tworzy albo puste zmiany, albo wyczerpuje personel.

. Istnieją dwa częste błędy w modelach rotacyjnych. Po pierwsze, szybka rotacja wsteczna (noc, potem popołudnie, potem rano jedna po drugiej), która zaburza rytm snu; bardziej znośna jest rotacja bezpośrednia z wystarczającym czasem odpoczynku. Po drugie, pozostawanie pracowników na trudnej zmianie Pod pretekstem zgody lub przyzwyczajenia; nawet jeśli ktoś zgłosi się dobrowolnie do stałej pracy nocnej, należy określić dla niego maksymalny czas i zasady, aby zarówno jego zdrowie było chronione, jak i inni nie czuli się dyskryminowani. Szczegóły przepisów dotyczących czasu pracy i powiązanych z nim obliczeń znajdują się w artykule godzinę pracy przeczytać.

rejestrowanie wniosków, urlopów i przemieszczeń bez zakłócania grafiku

Najwięcej czasu przy układaniu zmian pochłania zbieranie wniosków i zarządzanie zmianami po zatwierdzeniu. Prawidłowa zasada jest następująca: jeden kanał rejestracji, jedna kolejka przeglądu, jedna podstawa decyzji. Wszystkie wnioski (preferencje zmian, urlopy, przemieszczenia) powinny być rejestrowane jedną wyznaczoną ścieżką, widoczne w kolejce dla menedżera i decyduje się o nich zgodnie z napisanymi zasadami; nie według relacji ani chwilowej presji.

Zgodnie z dokumentacją produktu, pracownicy rejestrują swoje wnioski w systemie Axis Puls: w metodzie proponowaną zmianę podają swoje priorytety, a system podczas układania sprawdza je zgodnie z zasadami; w metodzie pożądaną zmianę wybierają spośród opcji, które system uznał za dozwolone. Również zgodnie z dokumentacją produktu, wniosek Urlop i przekazanie zmiany są rejestrowane w tym samym systemie, osoby uprawnione do pokrycia zmiany są identyfikowane i proponowane, a po zatwierdzeniu harmonogram jest przepisywany odpowiednio do nowego stanu; czyli zmiana jednej osoby nie zaburza całej tabeli ręcznie.

Od ręcznej tabeli do ustawienia zgodnego z regulaminem za pomocą Axis Puls

Różnica między prostym harmonogramem a systemem zarządzania zmianami można ująć w jednym zdaniu: harmonogram tylko mówi, kto, gdzie i kiedy pracuje; system zarządza całym łańcuchem — strukturą, zasadami, rolami, zdolnościami, wnioskami, układem, zatwierdzeniami, zmianami i raportami — w jednym spójnym procesie. Zgodnie z dokumentacją produktu, w Axis Puls „zasada jest definiowana raz, ale wykonywana co miesiąc”; oznacza to, że menedżer nie musi co miesiąc pamiętać o wszystkich ograniczeniach i je kontrolować.

Dwie cechy budujące zaufanie uzupełniają tę ścieżkę. Po pierwsze, jeśli zgodnie z ustalonymi warunkami niemożliwe jest ukończenie zmiany, system zamiast ignorować przepisy, zgłasza tę sytuację menedżerowi, aby podjął decyzję. Po drugie, w przypadkach, gdy logikę można wytłumaczyć, określa się, dlaczego dana osoba została przypisana lub nie do zmiany oraz jakie ograniczenie to uniemożliwiło. Menedżer nadal ustala zasady, sprawdza wyniki i podejmuje ostateczną decyzję; system jedynie wykonuje powtarzalne obliczenia i kontroluje ograniczenia. Na początek, zespoły mogą przez dwa miesiące korzystać z systemu w warunkach rzeczywistych w trybie testowym, a następnie na podstawie własnych doświadczeń podjąć decyzję.