Proponowana zmiana i inteligentne rozmieszczenie zmian

Czym jest proponowana zmiana i jaki problem rozwiązuje?

W wielu szpitalach i zespołach pracujących zmianowo miesiąc zaczyna się od wspólnego problemu: dziesiątki osób zgłaszają swoje zmiany różnymi kanałami; jedna wysyła SMS, inna pisze na grupie komunikatora, jeszcze inna koordynuje telefonicznie, a ktoś inny oddaje na papierze. Kierownik lub osoba odpowiedzialna za zmianę musi zebrać te rozproszone prośby, pamiętać zasady każdego działu i każdej roli, kontrolować pojemność każdej zmiany i w końcu przygotować tabelę, która zarówno utrzyma pokrycie działu, jak i w możliwym stopniu uszanuje preferencje osób. Wraz ze wzrostem liczby pracowników i coraz bardziej skomplikowanymi zasadami, ta pozornie prosta czynność staje się procesem trwającym kilka dni, w którym przy każdej drobnej zmianie kilka jego części musi być poprawione od nowa.

Proponowana zmiana Jest to jedna z dwóch głównych metod rejestracji prośby w systemie Axis Puls, dokładnie zaprojektowana dla tego problemu. W tej metodzie pracownicy wybierają dni i zmiany, w których chcą uczestniczyć w systemie, a dla każdego wyboru priorytet prośby Określają się. Wszystkie te żądania zbierane są w jednym miejscu; Hedenres widzi je zbiorczo, a silnik układu systemu, podczas tworzenia harmonogramu, używa tych samych żądań jako podstawy do obliczeń. Mówiąc prosto, zamiast ścieżki „SMS i papier ← ręczne zbieranie ← subiektywna analiza przepisów ← tworzenie tabel ← liczne poprawki”, zastępuje ją ścieżka „ułożone w strukturze ← automatyczne zbieranie ← analiza zgodna z prawem ← układanie ← zatwierdzenie przez kierownika”. Ta metoda jest częścią obszernych wytycznych zarządzanie zmianą jest i obok drugiej metody, czyli dowolna zmianaTworzy to dwie ścieżki rejestracji w systemie.

Rejestracja priorytetu od 1 do 3 i zbieranie wniosków w jedną strukturę

Rdzeniem proponowanej metody jest pojęcie „priorytetu”. Pracownik nie mówi tylko, którą zmianę chce; mówi również każdą zmianę ile Chce. Zgodnie z dokumentacją produktu, dla wniosków przewidziano trzy poziomy priorytetu: priorytet 1 oznacza bardzo pożądany, priorytet 2 oznacza pożądany, a priorytet 3 oznacza preferencyjny. Ta prosta klasyfikacja wprowadza dużą różnicę; ponieważ system, podczas planowania, rozumie, które wnioski są dla osoby najważniejsze i w przypadku konfliktu między wnioskami kilku osób o ograniczoną pojemność, może decydować na podstawie tych priorytetów i zasad działu. Na przykład pielęgniarka, która na noc egzaminu swojego dziecka musi koniecznie mieć zmianę dzienną, rejestruje ten dzień z priorytetem 1, a zmianę, którą tylko preferuje, oznacza priorytetem 3; system uwzględnia tę różnicę intensywności w obliczeniach.

Ważną kwestią jest to, że konsolidacja wniosków to nie tylko „zbieranie”; każdy wniosek jest powiązany z tożsamością osoby, jej rolą, odpowiednim działem i obowiązującymi przepisami dla tej zmiany. Oznacza to, że kiedy trzydzieści osób składa wniosek w jednym dziale, Hedenres widzi nie tylko listę żądań, ale także status każdego wniosku względem pojemności i przepisów. To właśnie to powiązanie umożliwia kolejny etap, czyli układanie. Jeśli struktura waszej organizacji nie została jeszcze uregulowana, zaleca się przeczytanie artykułu Ustawianie zmiany pomaga lepiej poznać zasady układania według prawa i w celu zaznajomienia się z nadzorem po układaniu artykuł Kontrola zmiany jest kolejną ścieżką nauki.

Silnik układania i sortowania według wypełnienia pojemności

Po zarejestrowaniu i zebraniu zgłoszeń nadchodzi czas na główną część systemu: Silnik układania zmian. Ten silnik przetwarza wnioski osób, które się zarejestrowały, i umieszcza je zgodnie z zasadami i pojemnościami zdefiniowanymi w harmonogramie. Zasady to te same, które kierownik ustalił raz dla każdej sekcji, roli i zmiany; od minimalnej i maksymalnej liczby osób na każdej zmianie po pojemność w zależności od roli i płci oraz ograniczenia dzienne, tygodniowe i miesięczne. System sprawdza dla każdego wniosku, czy umieszczenie tej osoby na tej zmianie jest zgodne ze wszystkimi tymi warunkami, i tylko w przypadku zgodności dokonuje rozmieszczenia.

Jednym z godnych uwagi zachowań silnika układania jest sortowanie zgłoszeń według poziomu wypełnienia zmian To jest. Zmiana, której pojemność jest prawie pełna lub w ogóle nie ma wolnych miejsc, znajduje się w innej kolejności względem zmiany, która wciąż ma dużą pojemność. Logika tego jest jasna: zmiany bliskie zapełnienia są bardziej wrażliwe i powinny być ustalone wcześniej, aby zarówno ich pojemność nie została zmarnowana, jak i potencjalne konflikty zostały szybciej zidentyfikowane. Natomiast zmiany z wolną pojemnością oferują większą elastyczność w przesuwaniu wniosków. Takie sortowanie oparte na pojemności sprawia, że końcowy układ harmonogramu jest bardziej zrównoważony i bliższy rzeczywistemu pokryciu. Aby zrozumieć miejsce tego mechanizmu w całym procesie, warto przejrzeć przewodnik zarządzanie zmianą Jest zalecane.

Ponowne układanie, podgląd w czasie rzeczywistym i zgłaszanie zmiany niemożliwej do zrealizowania

Planowanie zmian jest z natury pracą powtarzalną; rzadko zdarza się, że kombinacja stworzona w pierwszym kroku jest kombinacją ostateczną. Z tego powodu system opcja Ponowne rozmieszczenie Udostępnia to menedżerowi: poprzez ponowne uruchomienie procesu system tworzy od nowa świeżą kombinację. Pozwala to menedżerowi ocenić różne scenariusze układu, zobaczyć skutki zmiany zasady lub dodania nowych wniosków, a ostatecznie wybrać kombinację, która jest bardziej akceptowalna pod względem pokrycia sekcji i poszanowania wniosków. Ponowne układanie nie oznacza wyrzucenia poprzedniej pracy; oznacza to możliwość porównania i dokonania świadomego wyboru.

posiada inną funkcję, — bieżące monitorowanie stanu harmonogramu Jednocześnie z napływem zgłoszeń. System do generowania harmonogramu nie potrzebuje osobnego i długiego etapu „rozpoczęcia obliczeń”; informacje są przetwarzalne w momencie rejestracji każdego zgłoszenia, a menedżer może zobaczyć, ile osób wysłało swoje zgłoszenia, ile z pojemności każdej zmiany zostało wykorzystane, które zmiany nadal mają wolne miejsca oraz jaki jest ogólny stan zgłoszeń. Ta bieżąca przejrzystość zmienia zarządzanie miesiącem z trybu „czekaj na zakończenie terminu rejestracji, a potem zacznij układać” na możliwość aktywnego monitorowania; na przykład, jeśli trzy dni przed końcem terminu tylko połowa pracowników się zarejestrowała, menedżer działa wcześniej.

Pierwszy punkt tej listy jest jednym z najważniejszych zasad zaufania do systemu i warto go wyróżnić osobno: Axis Puls nie ignoruje zasad, aby wymusić obsadzenie zmiany. Jeśli żadna wirtualna kombinacja pracowników nie jest zgodna z zasadami działu, wynik systemu to pozornie kompletny harmonogram, który jednak nie łamie zasad, lecz Przejrzyste stwierdzenie "ta zmiana nie może być w pełni obsadzona zgodnie z zdefiniowanymi warunkami" pozwala kierownikowi podejmować decyzje zarządcze świadomie; na przykład przeglądać pojemność, przydzielać pomocniczy personel lub modyfikować określoną regułę. To zachowanie utrzymuje wyjście systemu w sposób sprawdzalny i godny zaufania.

Wyjaśnienie powodu układu; dlaczego ta osoba została przydzielona do tej zmiany?

Jednym z najczęstszych wątpliwości dotyczących każdego systemu planowania jest to, że jest on „czarną skrzynką”: dostarczana jest tabela, ale nikt nie wie, dlaczego każda osoba znalazła się dokładnie w tym miejscu. System Axis Puls, aby odpowiedzieć na te wątpliwości, w przypadkach, gdy logika decyzji jest możliwa do wyjaśnienia, Powód układu Określa: dlaczego dana osoba została przypisana do jednej zmiany, dlaczego nie została przypisana do innej zmiany i jakie ograniczenia uniemożliwiły jej przypisanie. Na przykład może zostać określone, że wniosek pierwszego priorytetu pielęgniarki dotyczący zmiany porannej nie został uwzględniony z powodu pełnej obsady tej zmiany, a zamiast tego jej wniosek drugiego priorytetu na zmianę popołudniową został zrealizowany; lub że dana osoba nie została przypisana do zmiany nocnej z powodu limitu dozwolonych zmian nocnych w danym miesiącu.

Praktyczna wartość tej przejrzystości widoczna jest w trzech miejscach. Po pierwsze, obrona harmonogramu przed protestami; kiedy pracownik pyta, dlaczego jego prośba nie została uwzględniona, menedżer zamiast udzielać ogólnej odpowiedzi pokazuje konkretny powód. Po drugie, poprawa przepisów ; jeśli pojawia się powtarzający się wzorzec „nie uwzględnionych próśb z powodu konkretnej zasady”, menedżer zdaje sobie sprawę, że może ta sama zasada wymaga przeglądu. Po trzecie, stopniowe budowanie zaufania Jest; zespół, który przez kilka miesięcy widzi powody decyzji, zgłasza wnioski z większą pewnością i jego udział w kolejnych miesiącach wzrasta. Dlatego dokumentacja produktu podkreśla, że menedżer nie musi polegać wyłącznie na końcowej tabeli; może sprawdzić logikę decyzji systemu, a następnie wydać ostateczne zatwierdzenie.

Relacja proponowanej zmiany z pożądaną zmianą i kroki początkowe

Naturalne jest, że pojawia się to pytanie: jeśli istnieje propozycja zmiany, dowolna zmiana Jaką ma pozycję? Krótka odpowiedź brzmi: w proponowanej metodzie pracownik mówi „wolę te zmiany”, a system układa harmonogram; natomiast w metodzie dowolnej pracownik mówi „spośród dozwolonych opcji wybieram tę zmianę”, a system w tym samym momencie sprawdza pojemność i zasady. Proponowana metoda jest bardziej odpowiednia dla działów, w których menedżer chce zobaczyć wszystkie zgłoszenia naraz, samodzielnie wyważyć zespół i zatwierdzić ostateczny skład; szczególnie w zatłoczonych działach szpitalnych, takich jak oddziały stacjonarne, gdzie ważne jest całodobowe pokrycie i kombinacja ról. Pełne szczegóły drugiej metody można przeczytać w artykule o dowolnych zmianach, a dla szerszego obrazu, zobacz przewodnik po zarządzaniu zmianami wróć.

Aby rozpocząć korzystanie z proponowanej zmiany w dziale, proponowana ścieżka zgodnie z dokumentacją produktu wygląda następująco: najpierw struktura działu, role, zmiany i ich pojemności są jednokrotnie zdefiniowane w systemie; następnie pracownicy dołączają z przypisanym kodem działu, a ich role są zatwierdzane przez kierownika; potem ogłaszany jest termin składania wniosków i każda osoba rejestruje swoje priorytety; silnik planowania tworzy harmonogram, a kierownik po przeglądzie i ewentualnym ponownym układzie zatwierdza wersję ostateczną. Jeśli w połowie miesiąca potrzebna jest zmiana, ścieżka Zarządzanie urlopami i przydzielaniem zmian kontynuacją tego samego procesu jest. Doświadczenie działów leczniczych, takich jak Grafik zmian pielęgniarek pokazuje, że im dokładniej zdefiniowane są zasady działu, tym bardziej układ jest zbliżony do rzeczywistości i mniej wymaga ręcznej korekty; a podstawowe zasady tej dokładności można przeglądać w Ustawianie zmiany i Kontrola zmiany .