Определение правил смен; структура и емкость планирования смен

Закон определяется один раз, выполняется каждый месяц.

В традиционном методе, старшая медсестра или ответственный за смену каждый месяц вынужден вспоминать все правила с самого начала: кто может иметь сколько ночных смен в месяц, в каком отделе требуется минимальное количество людей, какие ограничения у каждой роли и десятки других мелких деталей. С увеличением количества людей и правил такое мысленное повторение занимает дни, и небольшое изменение может нарушить несколько частей графика. Определение правил смены В Axis Puls это сделано специально для завершения этого повторяющегося цикла.

Ситуация такова: структура коллектива, отделы, роли, смены и ограничения. Однократно Они определяются в системе. После этого, при создании новых программ в последующие месяцы, система автоматически применяет те же правила в процессе планирования. Руководителю коллектива не нужно каждый месяц заново проверять все правила; достаточно точно определить структуру и контролировать и утверждать ежемесячный результат. Это означает, что традиционный процесс «СМС и бумага, ручной сбор, составление таблиц и многочисленные исправления» уступает место структурированному пути: определение правил, регистрация заявок, автоматическая проверка, планирование, контроль ограничений, утверждение, а затем управление изменениями и составление отчетов.

Важно отметить, что этот принцип не уменьшает ответственность руководителя, а изменяет характер его работы. Руководитель по-прежнему устанавливает правила, проверяет результаты и принимает окончательное решение; но ему больше не нужно каждый месяц заново выполнять большое количество повторяющихся расчетов и ручных проверок. Чем точнее будет первоначальное определение, тем надежнее будут ежемесячные схемы; поэтому затрата времени на правильное определение структуры является инвестицией во все будущие месяцы.

Структура коллектива; от определения больницы до определения смены

Структурирование набора в Axis Puls осуществляется шаг за шагом и от целого к частям. Этот порядок выбран осознанно, чтобы каждый слой опирался на предыдущий, а правила каждой части могли быть настроены точно и независимо. Далее мы рассмотрим все четыре этапа с практическими деталями.

Эта система не ограничивается медсестрами и может использоваться любым сотрудником, который работает по сменам; от врачей и службы охраны до сотрудников административных и сервисных отделов со сменным графиком. Поскольку у каждого отдела свои правила, крупная организация может управлять всеми сменными сотрудниками с помощью одной системы вместо нескольких разрозненных процессов. Именно эта интеграция является основным посланием системы для высшего руководства, и в статье Управление сменами полностью объяснено.

Вместимость смены; от минимального числа сотрудников до временных максимумов

. Определение смены без указания вместимости похоже на составление таблицы без разлиновки. В Axis Puls для каждой смены можно установить различные ограничения: минимальное количество сотрудников, максимальное количество сотрудников, вместимость в зависимости от роли, вместимость в зависимости от полаРазличные минимальные и максимальные значения, временные ограничения, ежедневные ограничения, еженедельные ограничения, ежемесячные ограничения и другие необходимые правила набора. Такое разнообразие позволяет системе не просто знать «этот человек должен быть на смене», а понимать, кто, в каком отделе, с какой ролью, в какое время, при каких условиях и в каком объеме может быть на смене.

Рассмотрим конкретный пример: смена ночного ухода в отделении интенсивной терапии может требовать как минимум трех человек, из которых по крайней мере двое должны быть медсестрами, при этом месячный лимит ночных смен для каждого человека ограничен и необходимо соблюдение определенного гендерного состава. Когда эти условия зарегистрированы в системе, механизм распределения при назначении каждого человека проверяет все эти условия одновременно. Если в соответствии с определенными условиями невозможно назначить подходящего человека, система не нарушает правило; она сообщает, что эту смену невозможно укомплектовать в соответствии с заданными условиями, чтобы менеджер принял управленческое решение. Такое поведение делает выводы системы проверяемыми и надежными.

Ежедневные, еженедельные и ежемесячные ограничения вместе формируют многослойную тур: ежедневное ограничение предотвращает моментальное выгорание, еженедельный потолок поддерживает сбалансированный рабочий ритм, а ежемесячный потолок обеспечивает долгосрочную справедливость распределения смен. Когда эти три слоя сочетаются с учетом роли и пола, система получает полное представление о том, «кто где может быть», и Старшая медсестра больше не нужно выполнять эти расчеты вручную и мысленно.

Членство сотрудников с кодом отдела и подтверждением роли менеджером

Определение структуры без регулярного входа сотрудников будет неполным. Axis Puls имеет для этого этапа четкую процедуру, чтобы менеджер мог контролировать членство сотрудников в отделах и их роли. Для каждого отдела специальный код Создаётся; сотрудники вводят код соответствующего отдела в систему, и информация этого отдела отображается для них. Затем они отправляют запрос на членство, выбирают свою роль, менеджер рассматривает запрос, в случае ошибки исправляет роль и в конце запрос утверждается. После утверждения человек в соответствии с уровнем доступа входит в процесс планирования.

Этот, казалось бы, простой процесс имеет три большие преимущества. Первое: он предотвращает доступ посторонних к программе каждого отдела, так как без кода отдела членство невозможно. Второе: роль каждого человека с самого начала ясна и утверждена; поэтому потенциал, основанный на роли (например, минимум два медсестры на смену), вычисляется на основе правильных данных. Третье: у руководителя с первого дня есть ясная картина состава команды каждого отдела, и он может управлять изменениями в персонале — например, перемещением одного человека между отделами — корректируя членство, а не вручную вмешиваясь в таблицу.

Безошибочная реализация; хорошая структура создаёт хорошую раскладку

Связь структуры и расположения — это связь между планом и зданием: чем точнее план, тем надежнее здание. Когда набор, части, роли, смены, возможности и членство правильно определены, движок расположения может удовлетворять запросы сотрудников — каким бы способом Предлагаемая смена и независимо от того, по методу желаемая смена — проверяйте и размещайте её в расписании согласно тем же правилам. Если структура будет определена хаотично, движок раскладки тоже не выдаст надежный результат; поэтому внимательность на этом этапе — экономия на всех последующих этапах.

Для начала рекомендуется сначала полностью реализовать один отдел: структура, роли, смены, мощности и членство сотрудников. Пройдите один реальный период раскладки с этим отделом, Отпуска и передачи Попробуйте и посмотрите отчёты; затем распространите исправленную модель на другие отделы. Этот постепенный путь упрощает обучение команды и раннее выявление ошибок в определении правил. Подробности шагов выполнения в статье Запуск, пробный период и цена Он пришёл, и вы можете просмотреть общий вид системы в полном руководстве Управление сменами .