Definição de regras de escala; Estrutura e capacidade da escala

A regra é definida uma vez, executada a cada mês

No método tradicional, o chefe de turno ou responsável pelo plantão deve, todo mês, revisar todas as regras na mente desde o início: quem pode ter quantos turnos noturnos por mês, qual setor precisa de pelo menos quantas pessoas, quais são as limitações de cada função e dezenas de outros detalhes. Com o aumento do número de pessoas e regras, essa revisão mental leva dias, e uma pequena alteração pode desorganizar várias partes da tabela. Definição de regras de turno no Axis Puls projetado exatamente para encerrar este ciclo repetitivo.

A história é a seguinte: Estrutura do conjunto, seções, papéis, turnos e restrições Uma vez Eles são definidos no sistema. Depois disso, ao criar novos programas nos meses subsequentes, o sistema aplica automaticamente as mesmas regras no processo de organização. O gerente da coleção não precisa revisar todas as regras desde o início todo mês; basta ter definido a estrutura com precisão e controlar e aprovar o resultado de cada mês. Isso significa que o processo tradicional de 'SMS e papel, coleta manual, criação de tabelas e múltiplas correções' dá lugar a um caminho estruturado: definição de regras, registro de solicitações, verificação automática, organização, controle de limitações, aprovação e, em seguida, gestão de mudanças e geração de relatórios.

O ponto importante é que este princípio não reduz a responsabilidade do gerente, mas muda a natureza do seu trabalho. O gerente continua a definir as regras, revisar os resultados e tomar a decisão final; mas já não é necessário refazer todos os meses um grande volume de cálculos repetitivos e controles manuais. Quanto mais precisa for a definição inicial, mais confiáveis serão os arranjos mensais; portanto, investir tempo na definição correta da estrutura é um investimento para todos os meses futuros.

Estrutura do conjunto; da definição do hospital à definição do turno

A estruturação do conjunto em Axis Puls avança passo a passo e de um todo para as partes. Esta sequência foi escolhida conscientemente para que cada camada se sobreponha à anterior e as regras de cada seção possam ser configuradas com precisão e de forma independente. A seguir, examinamos cada uma das quatro etapas com detalhes práticos.

Este sistema não se limita a enfermeiros e pode ser usado por qualquer funcionário que tenha escala de turnos; desde médicos e segurança até serviços e pessoal administrativo com turnos. Como cada setor tem suas próprias regras, uma grande organização pode, em vez de vários processos dispersos, gerenciar todos os seus funcionários de turno em um único sistema. Essa integração é justamente a mensagem principal do sistema para os gestores seniores e no artigo Gestão de turnos está totalmente explicada.

Capacidade do turno; do número mínimo de pessoas aos limites de tempo

Definir um turno sem especificar a capacidade é como desenhar uma tabela sem linhas. No Axis Puls, é possível definir várias restrições para cada turno: número mínimo de pessoas, número máximo de pessoas, capacidade baseada na função, capacidade baseada no gêneroMínimos e máximos diferentes, restrições de tempo, restrições diárias, restrições semanais, restrições mensais e outras regras necessárias do conjunto. Essa diversidade faz com que o sistema não apenas saiba 'essa pessoa deve ter um turno', mas também saiba quem, em qual departamento, com qual função, em que horário, sob quais condições e em que capacidade pode estar em um turno.

Considere um exemplo concreto: o turno noturno da unidade de terapia intensiva pode exigir pelo menos três pessoas, das quais pelo menos duas devem ser enfermeiras, o limite de turnos noturnos por pessoa no mês deve ser respeitado, e deve-se seguir uma composição específica de gênero. Quando essas condições estão registradas no sistema, o mecanismo de alocação verifica todas essas condições ao colocar cada pessoa. Se, de acordo com as condições definidas, não for possível alocar uma pessoa adequada, o sistema não viola a regra; em vez disso, ele informa que esse turno não pode ser completado de acordo com as condições definidas, para que o gerente possa tomar uma decisão administrativa. Esse mesmo comportamento mantém a saída do sistema verificável e confiável.

As limitações diárias, semanais e mensais juntas formam um tour multinível: a limitação diária evita o esgotamento momentâneo, o teto semanal mantém o ritmo de trabalho equilibrado e o teto mensal apoia a justiça na distribuição de turnos a longo prazo. Quando essas três camadas são combinadas com a capacidade, função e gênero, o sistema possui uma imagem completa de 'quem pode estar onde' e o headress não precisa mais fazer esses cálculos manualmente ou mentalmente.

Associação de funcionários com código de departamento e aprovação da função pelo gerente

Definir a estrutura sem a entrada regular de funcionários ficará incompleta. O Axis Puls também tem um caminho específico para essa etapa, para que o gerente possa controlar a associação das pessoas aos departamentos e suas funções. Para cada departamento, um código exclusivo É criado; os funcionários inserem o código do departamento desejado no sistema e as informações desse departamento são exibidas para eles. Em seguida, eles enviam a solicitação de adesão, escolhem seu papel, o gerente verifica a solicitação, corrige o papel caso esteja errado e, por fim, a solicitação é aprovada. Após a aprovação, a pessoa entra no processo de planejamento de acordo com seu nível de acesso.

Este processo aparentemente simples tem três grandes benefícios. Primeiro, evita que pessoas não relacionadas ingressem no programa de cada seção; porque sem o código da seção, a afiliação não é possível. Segundo, o papel de cada pessoa é claro e confirmado desde o início; portanto, as capacidades baseadas em função (por exemplo, pelo menos dois enfermeiros em cada turno) são calculadas com dados corretos. Terceiro, o gerente, desde o primeiro dia, tem uma visão clara da composição da equipe de cada seção e pode gerenciar alterações de pessoal — como a transferência de alguém entre seções — ajustando a afiliação, e não manipulando manualmente a tabela.

Implementação sem erros; uma boa estrutura cria uma boa disposição

A relação entre estrutura e arranjo é a relação entre mapa e construção: quanto mais preciso o mapa, mais confiável a construção. Quando o conjunto, as partes, os papéis, os turnos, as capacidades e as associações são definidos corretamente, o motor de arranjo pode atender às solicitações dos funcionários — seja de que maneira Turno proposto e seja pelo método Turno desejado — seja revisado com as mesmas regras e incluído no programa. Se a estrutura for definida de forma desorganizada, o motor de layout também não fornecerá resultados confiáveis; portanto, o cuidado nesta etapa economiza esforços em todas as etapas seguintes.

Para começar, recomenda-se implementar primeiro um departamento completo: estrutura, funções, turnos, capacidades e associação dos membros. Realize um período de disposição real apenas com esse departamento, Férias e delegações Experimente e veja os relatórios; depois, estenda o modelo corrigido para outras seções. Este caminho gradual facilita tanto o treinamento da equipe quanto revela rapidamente os erros na definição das regras. Os detalhes dos passos executivos estão no artigo Lançamento, período de teste e preço Ele chegou e você pode revisar a visão geral do sistema no Guia Completo Gestão de turnos .