Turno sugerido e organização inteligente do turno

O que é um turno proposto e que problema ele resolve?

Em muitos hospitais e unidades de turnos, o mês começa com uma dor comum: dezenas de pessoas enviam suas solicitações de turno por diferentes caminhos; uma manda mensagem de texto, outra escreve no grupo do mensageiro, outra combina por telefone e outra entrega em papel. O encarregado ou responsável pelo turno deve juntar essas solicitações dispersas, lembrar das regras de cada setor e de cada função, controlar a capacidade de cada turno e, no final, montar uma tabela que preserve a cobertura do setor e ao mesmo tempo respeite ao máximo as preferências das pessoas. Com o aumento do número de funcionários e da complexidade das regras, esse trabalho aparentemente simples se transforma em um processo de vários dias, no qual, a cada pequena mudança, várias partes precisam ser corrigidas novamente.

Turno sugerido É um dos dois principais métodos de registro de pedidos no sistema Axis Puls, projetado exatamente para esse problema. Nesse método, os funcionários escolhem os dias e turnos que desejam dentro do sistema e, para cada escolha, Prioridade do pedido Eles se identificam. Todos esses pedidos são reunidos em um único local; Hedenres os vê de forma consolidada, e o motor de layout do sistema, ao criar o programa, usa esses mesmos pedidos como base de cálculo. Simplificando, em vez do caminho "SMS e papel ← coleta manual ← revisão mental das regras ← tabulação ← múltiplas correções", o caminho "registro estruturado ← agregação automática ← revisão baseada em regras ← layout ← aprovação do gerente" é substituído. Esse método faz parte do guia abrangente Gerenciamento de turno é e, junto com o segundo método, ou seja, Turno desejadoO sistema forma dois caminhos para registrar solicitações.

Registro das prioridades de 1 a 3 e o agrupamento das solicitações em uma única estrutura

O coração do método proposto é o conceito de “prioridade”. O funcionário não apenas diz qual turno deseja; ele diz a cada turno quão Ele quer. De acordo com a documentação do produto, são considerados três níveis de prioridade para os pedidos: prioridade 1 significa muito desejável, prioridade 2 significa desejável e prioridade 3 significa preferencial. Essa simples classificação faz uma grande diferença; pois o sistema, ao organizar, entende quais pedidos são mais vitais para o indivíduo e, em caso de conflito entre pedidos de várias pessoas para uma capacidade limitada, pode decidir com base nessas prioridades e nas regras do setor. Por exemplo, a enfermeira que precisa necessariamente estar no turno diurno na noite do exame do filho registra esse dia com prioridade 1 e o turno que ela apenas prefere indica com prioridade 3; o sistema leva essa diferença de intensidade em consideração nos cálculos.

O ponto importante é que a agregação de solicitações não é apenas 'juntar'; cada solicitação está vinculada à identidade da pessoa, seu papel, o departamento relevante e as regras que regem aquele turno. Ou seja, quando trinta pessoas registram uma solicitação em um departamento, a Hedners vê não apenas a lista de solicitações, mas também o status de cada solicitação em relação à capacidade e às regras. É essa vinculação que torna possível a próxima etapa, ou seja, o arranjo. Se a estrutura do seu conjunto ainda não foi regulamentada, leia o artigo O ajuste do turno ajuda a conhecer melhor os princípios de organização baseados em regras e, para se familiarizar com a supervisão após a organização, o artigo Controle do Turno é o próximo passo de estudo.

O motor de organização e classificação com base na capacidade completa

, após o registro e acumulação dos pedidos, chega-se à parte principal do sistema: Motor de Organização de TurnoEste motor verifica os pedidos das pessoas que se registraram e os posiciona de acordo com as regras e capacidades definidas no programa. As regras são aquelas que o administrador definiu uma vez para cada seção, função e turno; desde o número mínimo e máximo de pessoas em cada turno até a capacidade com base na função e no gênero, e restrições diárias, semanais e mensais. O sistema verifica para cada pedido se colocar essa pessoa nesse turno é compatível com todas essas condições ou não, e somente se for compatível, realiza a distribuição.

Um dos comportamentos notáveis do motor de organização é a classificação dos pedidos com base no nível de capacidade preenchida dos turnos É. Um turno cuja capacidade está quase completa ou não tem vagas de forma alguma tem uma prioridade diferente em relação a um turno que ainda tem muita capacidade. A lógica disso é clara: turnos perto da capacidade máxima são mais sensíveis e precisam ser definidos mais cedo, para que sua capacidade não seja desperdiçada e potenciais conflitos sejam identificados mais rapidamente. Em contraste, os turnos com capacidade disponível oferecem mais flexibilidade para o rearranjo de solicitações. Essa ordenação baseada na capacidade faz com que a combinação final do cronograma seja mais equilibrada e mais próxima da realidade da cobertura. Para entender o lugar deste mecanismo em todo o processo, consulte o guia Gerenciamento de turno recomendada.

Reorganização, visualização em tempo real e anúncio de turnos impossíveis de completar

O planejamento de turnos é intrinsecamente um trabalho repetitivo; raramente acontece de a combinação criada na primeira etapa ser a combinação final. Por esse motivo, o sistema oferece outra funcionalidade Reorganização Coloca à disposição do gerente: ao executar o processo novamente, o sistema cria uma combinação nova desde o início. Isso permite ao gerente avaliar diferentes cenários de layout, ver o efeito de alterar uma regra ou adicionar novos pedidos, e, finalmente, escolher uma combinação que seja mais aceitável em termos de cobertura de seção e respeito aos pedidos. Reorganizar não significa descartar o trabalho anterior; significa ter a oportunidade de comparar e fazer uma escolha consciente.

, , observação instantânea do status do planejamento Simultaneamente à entrada dos pedidos. O sistema não precisa de uma etapa separada e longa de "início dos cálculos" para gerar o programa; simultaneamente ao registro de cada pedido, as informações são processáveis e o gerente pode ver quantas pessoas enviaram seus pedidos, quanto da capacidade de cada turno foi preenchido, quais turnos ainda têm capacidade e como está a situação geral dos pedidos. Essa transparência em tempo real tira a gestão do mês do estado de "esperar até o fim do prazo de registro e depois começar a organizar" e permite um acompanhamento ativo; por exemplo, se faltarem três dias para o fim do prazo e apenas metade da equipe tiver se registrado, o gerente faz o acompanhamento mais cedo.

O primeiro item desta lista é um dos princípios mais importantes de confiança no sistema e merece ser enfatizado separadamente: o Axis Puls não ignora as regras para preencher obrigatoriamente um turno. Se nenhuma combinação virtual de forças estiver em conformidade com as regras do setor, a saída do sistema não é uma tabela aparentemente completa, mas que viola as regras; ao contrário A declaração clara «Este turno não pode ser completado de acordo com as condições definidas» permite que o gerente tome decisões gerenciais com plena consciência; por exemplo, revisar a capacidade, alocar assistência ou ajustar uma regra específica. Esse comportamento mantém o resultado do sistema verificável e confiável.

Explicação da razão do escalonamento; por que essa pessoa foi colocada neste turno?

Uma das dúvidas mais comuns sobre qualquer sistema de planejamento é o fato de ser uma 'caixa preta': uma tabela é entregue, mas ninguém sabe por que cada pessoa está exatamente naquele lugar. O sistema Axis Puls, para responder a essa dúvida, nos casos em que a lógica da decisão possa ser explicada, Razão do escalonamento Especifica: por que uma pessoa foi designada para um turno, por que não foi designada para outro turno e qual limitação impediu sua colocação. Por exemplo, pode ser determinado que o pedido de prioridade 1 de uma enfermeira para o turno da manhã não foi atendido devido à capacidade completa desse turno e, em vez disso, seu pedido de prioridade 2 para o turno da tarde foi atendido; ou que a não designação de uma pessoa para o turno da noite ocorreu devido ao limite máximo permitido de seus turnos noturnos naquele mês.

O valor prático dessa transparência é visto em três lugares. Primeiro, defesa do cronograma contra objeções; quando um funcionário pergunta por que seu pedido não foi considerado, o gerente, em vez de dar uma resposta genérica, apresenta a razão específica. Segundo, correção das regras ; se houver um padrão repetitivo de “pedidos não atendidos devido a uma regra específica”, o gerente percebe que talvez essa regra precise ser revista. Terceiro, construção gradual de confiança É; uma equipe que observa por alguns meses a razão das decisões solicita o registro com mais confiança e sua participação aumenta nos meses seguintes. É por isso que a documentação do produto enfatiza que o gerente não precisa confiar apenas em uma tabela final; ele pode revisar a lógica da decisão do sistema e então emitir a aprovação final.

Relação do turno proposto com o turno desejado e passos iniciais

É natural que surja esta pergunta: se o turno proposto existe, Turno desejado Qual é a posição dele? A resposta curta é que, no método proposto, o funcionário diz «prefiro estes turnos» e o sistema organiza a programação; mas no método desejado, o funcionário diz «entre as opções permitidas, escolho este turno» e o sistema verifica a capacidade e as regras imediatamente. O método proposto é mais adequado para departamentos onde o gerente quer ver todos os pedidos de uma vez, ajustar o equilíbrio do departamento por conta própria e aprovar a combinação final; especialmente em departamentos hospitalares com grande número de pessoas, como os setores de internação, onde a cobertura 24 horas e a combinação de funções é sensível. Leia os detalhes completos do segundo método no artigo sobre turnos desejados e, para uma visão mais ampla, consulte guia de gestão de turnos volte.

Para começar a usar o turno sugerido em uma seção, o caminho sugerido de acordo com a documentação do produto é o seguinte: primeiro a estrutura da seção, cargos, turnos e suas capacidades são definidos uma vez no sistema; em seguida, os funcionários se cadastram com o código específico da seção e seu cargo é aprovado pelo gerente; depois o prazo para registrar solicitações é anunciado e cada pessoa registra suas preferências; o motor cria a programação e o gerente, após revisar e, se necessário, reorganizar, aprova a versão final. Se for necessária alguma alteração no meio do mês, o caminho Gestão de férias e transferência de turnos continua esse mesmo processo. Experiência de setores de saúde como O turno de enfermeiros mostra que quanto mais precisas forem as regras do setor, mais o resultado da disposição se aproxima da realidade e menos ajustes manuais são necessários; e os princípios básicos dessa precisão podem ser revisados em O ajuste do turno e Controle do Turno .