Planningsregels definiëren; structuur en capaciteit van planning

De regel wordt één keer gedefinieerd, wordt elke maand uitgevoerd

In de traditionele methode is de planner of de verantwoordelijke voor de dienst elke maand verplicht om alle regels vanaf het begin in gedachten door te nemen: wie hoeveel nachtdiensten per maand kan hebben, welke afdeling minstens hoeveel mensen nodig heeft, wat de beperkingen van elke rol zijn en tientallen andere kleine regels. Naarmate het aantal mensen en regels toeneemt, kost deze mentale herziening dagen en kan een kleine wijziging meerdere delen van de tabel verstoren. definitie van dienstregels in Axis Puls is precies ontworpen om dezezelfde herhaalde cyclus te beëindigen.

het verhaal gaat als volgt: structuur van de organisatie, afdelingen, rollen, diensten en beperkingen Eens Ze worden in het systeem gedefinieerd. Daarna, bij het aanmaken van nieuwe programma's in de volgende maanden, past het systeem automatisch dezelfde regels toe in het planningsproces. De manager van de verzameling hoeft niet elke maand alle regels opnieuw te bekijken; het is voldoende om de structuur nauwkeurig te definiëren en de output van elke maand te controleren en goed te keuren. Dit betekent dat het traditionele proces van 'sms en papier, handmatig verzamelen, tabellering en meerdere correcties' plaatsmaakt voor een gestructureerde aanpak: regels definiëren, aanvragen registreren, automatische controle, planning, beperkingen controleren, goedkeuren en vervolgens veranderingen beheren en rapporteren.

Het belangrijke punt is dat dit principe de verantwoordelijkheid van de manager niet vermindert, maar het soort werk dat hij doet verandert. De manager stelt nog steeds de regels vast, controleert de output en neemt de uiteindelijke beslissing; maar het is niet langer nodig om elke maand een groot aantal herhalende berekeningen en handmatige controles opnieuw uit te voeren. Hoe nauwkeuriger de initiële definitie is, hoe betrouwbaarder de maandelijkse indelingen zullen zijn; dus tijd investeren in het correct definiëren van de structuur is een investering voor alle toekomstige maanden.

structuur van de organisatie; van het definiëren van het ziekenhuis tot het definiëren van diensten

Het structureren van een collectie in Axis Puls verloopt stap voor stap en van geheel naar deel. Deze volgorde is bewust gekozen zodat elke laag op de vorige kan worden gebouwd en de regels van elk onderdeel nauwkeurig en onafhankelijk kunnen worden ingesteld. Hieronder zullen we elk van de vier stappen met praktische details doornemen.

Dit systeem is niet beperkt tot verpleegkundigen en kan door elke medewerker met een ploegendienst worden gebruikt; van artsen en beveiliging tot diensten en administratief personeel met ploegendiensten. Omdat elke afdeling zijn eigen regels heeft, kan een grote organisatie in plaats van meerdere verspreide processen al haar ploegendienstmedewerkers in één enkel systeem beheren. Deze integratie is de kernboodschap van het systeem voor senior managers en in het artikel Dienstbeheer wordt volledig uitgelegd.

Shiftcapaciteit; van minimaal aantal personen tot tijdslimieten

. Het definiëren van een shift zonder capaciteit vast te stellen, is als een schema tekenen zonder lijnen te trekken. In Axis Puls kan voor elke shift een verscheidenheid aan beperkingen worden ingesteld: minimaal aantal personen, maximaal aantal personen, capaciteit op basis van rol, capaciteit op basis van geslachtVerschillende minimum- en maximumwaarden, tijdsbeperkingen, dagelijkse beperkingen, wekelijkse beperkingen, maandelijkse beperkingen en andere door de organisatie vereiste regels. Deze diversiteit zorgt ervoor dat het systeem niet alleen weet 'deze persoon moet een dienst hebben', maar ook weet wie, in welke afdeling, met welke rol, op welk moment, onder welke omstandigheden en in welke capaciteit in een dienst kan worden geplaatst.

Overweeg een concreet voorbeeld: de nachtdienst op de intensivecare-afdeling kan minimaal drie mensen nodig hebben, waarvan ten minste twee verpleegkundigen, het maximum aantal nachtdiensten per persoon per maand beperkt is en een specifieke geslachtsverdeling moet worden aangehouden. Wanneer deze voorwaarden in het systeem zijn geregistreerd, controleert de planningsmotor bij het toewijzen van elke persoon al deze voorwaarden gelijktijdig. Als het volgens de gedefinieerde voorwaarden niet mogelijk is om een geschikte persoon toe te wijzen, schendt het systeem de regel niet; het geeft gewoon aan dat deze dienst volgens de gedefinieerde voorwaarden niet volledig kan worden gevuld, zodat de manager een bestuurlijke beslissing kan nemen. Ditzelfde gedrag houdt de output van het systeem controleerbaar en betrouwbaar.

Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse beperkingen samen vormen een meerlagige tour: de dagelijkse beperking voorkomt onmiddellijke uitputting, de wekelijkse limiet houdt het werkritme in balans en de maandelijkse limiet ondersteunt de lange termijn rechtvaardigheid van de verdeling van de diensten. Wanneer deze drie lagen worden gecombineerd met de capaciteit van rol en geslacht, heeft het systeem een volledig beeld van 'wie waar kan zijn' en hoeft Heders deze berekeningen niet handmatig en mentaal uit te voeren.

lidmaatschap van medewerkers met afdelingcode en goedkeuring van rol door manager

Het definiëren van de structuur zonder regelmatige toegang van medewerkers blijft onvolledig. Axis Puls heeft ook hiervoor een specifieke route zodat de manager de controle over het lidmaatschap van mensen in afdelingen en hun rol kan behouden. Voor elke afdeling is er een unieke code Het wordt aangemaakt; de medewerkers voeren de code van de betreffende afdeling in het systeem in en de informatie van die afdeling wordt weergegeven. Vervolgens versturen ze een lidmaatschapsverzoek, kiezen ze hun rol, de manager beoordeelt het verzoek, corrigeert de rol indien deze onjuist is en uiteindelijk wordt het verzoek goedgekeurd. Na goedkeuring gaat de persoon, volgens zijn toegangsbeperkingsniveau, het planningsproces in.

Dit ogenschijnlijk eenvoudige proces heeft drie grote voordelen. Ten eerste voorkomt het dat niet-gemachtigde personen toegang krijgen tot het programma van elke afdeling; want zonder afdelingscode is lidmaatschap niet mogelijk. Ten tweede is de rol van elke persoon vanaf het begin duidelijk en bevestigd; dus capaciteiten die op rol gebaseerd zijn (bijvoorbeeld minimaal twee verpleegkundigen per dienst) worden op basis van correcte gegevens berekend. Ten derde heeft de manager vanaf dag één een duidelijk beeld van de samenstelling van elk team in de afdeling en kan hij personeelswijzigingen – zoals het overplaatsen van iemand tussen afdelingen – beheren door het lidmaatschap aan te passen, in plaats van door handmatige aanpassingen in de tabel.

Foutloze implementatie; een goede structuur creëert een goede indeling

De relatie tussen structuur en indeling is de relatie tussen plattegrond en gebouw: hoe nauwkeuriger de plattegrond, hoe betrouwbaarder het gebouw. Wanneer het geheel, de onderdelen, rollen, diensten, capaciteiten en lidmaatschappen correct zijn gedefinieerd, kan de indelingsmotor de verzoeken van het personeel behandelen - zowel op de manier Voorgestelde shift en of op de methode Gewenste shift moet worden gecontroleerd volgens dezelfde regels en in het programma worden geplaatst. Als de structuur rommelig wordt gedefinieerd, zal de indelingsmotor geen betrouwbare output geven; dus nauwkeurigheid in deze fase bespaart moeite in alle volgende stappen.

Om te beginnen wordt aanbevolen om eerst één afdeling volledig te implementeren: structuur, rollen, shifts, capaciteit en lidmaatschap van de leden. Voer een echte indelingsperiode uit met slechts die ene afdeling, Verlof en overdracht Probeer het uit en bekijk de rapporten; breid vervolgens het aangepaste patroon uit naar andere delen. Dit geleidelijke pad maakt zowel het trainen van het team eenvoudiger als het vroegtijdig blootleggen van fouten bij het definiëren van regels. Details van de uitvoerende stappen staan in het artikel. Start, proefperiode en prijs Het is gearriveerd en u kunt een overzicht van het systeem bekijken in de uitgebreide handleiding Dienstbeheer .