Voorgestelde dienst en slimme dienstplanning

Wat is een voorgestelde dienst en welk probleem lost het op?

In veel ziekenhuizen en ploegensystemen begint de maand met een gemeenschappelijke pijn: tientallen mensen geven hun dienstaanvraag door via verschillende manieren; de een stuurt een sms, de ander schrijft in de chatgroep, weer een ander stemt telefonisch af en iemand levert het op papier in. De hoofdverantwoordelijke of ploegverantwoordelijke moet deze verspreide aanvragen bij elkaar brengen, de regels van elke afdeling en elke rol onthouden, de capaciteit van elke dienst controleren en uiteindelijk een rooster maken dat zowel de afdelingsdekking behoudt als, zoveel mogelijk, tegemoetkomt aan de voorkeuren van de mensen. Naarmate het aantal medewerkers groeit en de regels complexer worden, verandert deze ogenschijnlijk eenvoudige taak in een proces van meerdere dagen, waarbij bij elke kleine wijziging enkele onderdelen opnieuw aangepast moeten worden.

Aanbevolen shift Het is een van de twee belangrijkste methoden voor het registreren van aanvragen in het Axis Puls-systeem, die precies voor dit probleem is ontworpen. In deze methode selecteren medewerkers de dagen en diensten waarin ze willen werken binnen het systeem en voor elke selectie, de prioriteit van de aanvraag Ze identificeren zichzelf. Alle deze verzoeken worden op één locatie verzameld; Hedeners bekijkt ze in één oogopslag en de planningsmotor van het systeem gebruikt deze verzoeken als basis voor berekeningen bij het opstellen van het programma. Simpel gezegd, in plaats van het pad 'sms en papier ← handmatig verzamelen ← mentale beoordeling van regels ← tabelvorming ← meerdere correcties', wordt het pad 'gestructureerd registreren ← automatisch verzamelen ← regelgebaseerde beoordeling ← planning ← goedkeuring door de manager' vervangen. Deze methode maakt deel uit van de uitgebreide handleiding dienstbeheer en samen met de tweede methode, namelijk gewenste dienstHet vormt twee routes voor het registreren van aanvragen in het systeem.

Registratie van prioriteiten 1 tot 3 en het samenbrengen van aanvragen in één structuur

Het hart van de voorgestelde methode is het concept van “prioriteit”. Werknemer zegt niet alleen welke dienst hij wil; hij zegt ook hoe hoog Wil. Volgens de productdocumentatie zijn er drie prioriteitsniveaus voor verzoeken: prioriteit 1 betekent zeer wenselijk, prioriteit 2 betekent wenselijk en prioriteit 3 betekent voorkeur. Deze eenvoudige indeling maakt een groot verschil; want het systeem begrijpt bij het plannen welke verzoeken kritischer zijn voor een persoon en kan in geval van conflicten tussen verzoeken van meerdere mensen voor een beperkte capaciteit op basis van deze prioriteiten en de afdelingregels beslissen. Bijvoorbeeld, een verpleegkundige die voor het examen van haar kind in de avond per se een dagdienst moet hebben, registreert die dag met prioriteit 1 en de dienst die ze slechts prefereert met prioriteit 3; het systeem houdt dit verschil in mate mee in de berekeningen.

Het belangrijke punt is dat het samenvoegen van verzoeken niet alleen het 'bij elkaar zetten' is; elk verzoek is verbonden met de identiteit van de persoon, zijn rol, de betreffende afdeling en de regels die op die dienst van toepassing zijn. Dit betekent dat wanneer dertig mensen een verzoek indienen bij een afdeling, Hedeners niet alleen de lijst van wensen ziet, maar ook de status van elk verzoek in verhouding tot de capaciteit en de regels. Het is deze verbinding die de volgende fase, namelijk de indeling, mogelijk maakt. Als de structuur van uw organisatie nog niet is geregeld, kunt u het artikel bestuderen Het instellen van shift helpt je de principes van regelgeving gebaseerde planning beter te begrijpen en voor vertrouwdheid met toezicht na de planning is het artikel Controle shift de volgende studiepad.

De plannings- en sorteermotor op basis van capaciteit

Na het registreren en verzamelen van aanvragen komt het hoofdgedeelte van het systeem aan de beurt: Shift planningsmotor. Deze motor controleert de aanvragen van geregistreerde personen en plaatst ze op basis van de regels en capaciteiten die in het programma zijn gedefinieerd. De regels zijn dezelfde die de manager eenmaal per afdeling, functie en dienst heeft vastgesteld; van het minimum en maximum aantal personen per dienst tot de capaciteit op basis van functie en geslacht en de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse beperkingen. Het systeem controleert voor elke aanvraag of het plaatsen van deze persoon in die dienst in overeenstemming is met al deze voorwaarden, en alleen als het overeenkomt, wordt de indeling uitgevoerd.

Een van de opmerkelijke gedragingen van de planningsmotor is sorteren van aanvragen op basis van de voltooiingsgraad van shifts Het is. Een shift waarvan de capaciteit bijna vol is of helemaal geen vrije plekken meer heeft, krijgt een andere prioriteit dan een shift die nog veel capaciteit heeft. De logica hiervan is duidelijk: bijna volle shifts zijn gevoeliger en moeten eerder worden afgehandeld zodat hun capaciteit niet verspild wordt en mogelijke conflicten eerder duidelijk worden. Daarentegen bieden shifts met beschikbare capaciteit meer flexibiliteit voor het verplaatsen van aanvragen. Deze capaciteit-georiënteerde sortering zorgt ervoor dat de uiteindelijke samenstelling van het rooster evenwichtiger wordt en dichter bij de werkelijke dekking ligt. Om de plaats van deze motor in het hele proces te begrijpen, kunt u de handleiding bekijken. dienstbeheer aanbevolen.

Herplanning, real-time observatie en het melden van een niet-uitvoerbare shift

Het plannen van diensten is van nature een herhalende taak; het komt zelden voor dat de combinatie die in de eerste stap is gemaakt, de uiteindelijke combinatie is. Om deze reden heeft het systeem optie Herindeling Het stelt de manager ter beschikking: door het proces opnieuw uit te voeren, genereert het systeem vanaf het begin een nieuwe samenstelling. Dit geeft de manager de mogelijkheid om verschillende lay-outscenario's te beoordelen, het effect van het wijzigen van een regel of het toevoegen van nieuwe verzoeken te zien, en uiteindelijk een samenstelling te kiezen die qua sectiedekking en naleving van verzoeken acceptabeler is. Het herschikken betekent niet dat het vorige werk wordt weggegooid; het betekent de kans hebben om te vergelijken en een weloverwogen keuze te maken.

een andere functie, : het momentopname van de status van het schema Tegelijkertijd met de binnenkomst van de aanvragen. Het systeem heeft geen aparte en langdurige fase 'berekeningen starten' nodig om een plan op te stellen; zodra een aanvraag is ingediend, zijn de gegevens verwerkbaar en kan de manager zien hoeveel mensen hun aanvraag hebben ingediend, hoeveel van de capaciteit van elke dienst al is ingevuld, welke diensten nog capaciteit hebben en wat de algemene status van de aanvragen is. Deze realtime transparantie haalt het maandbeheer uit de situatie van 'wachten tot het einde van de inschrijfperiode en dan beginnen met plannen' en maakt actieve opvolging mogelijk; bijvoorbeeld, als drie dagen voor het einde van de termijn slechts de helft van het personeel zich heeft aangemeld, kan de manager eerder opvolgen.

Het eerste item op deze lijst behoort tot de belangrijkste principes van vertrouwen in het systeem en verdient het om afzonderlijk benadrukt te worden: Axis Puls negeert de regels niet om een dienst verplicht te vullen. Als geen enkele virtuele combinatie van krachten overeenkomt met de regels van de sectie, is de output van het systeem een schijnbaar complete maar niet-wetsovertredende tabel; maar Duidelijke melding „Deze dienst kan volgens de gedefinieerde voorwaarden niet worden ingevuld“ zodat de manager bewust een bestuurlijke beslissing kan nemen; bijvoorbeeld de capaciteit herzien, extra personeel toewijzen of een specifieke regel aanpassen. Dit gedrag houdt de output van het systeem controleerbaar en betrouwbaar.

Verklaring van de reden voor de planning; waarom werd deze persoon aan deze shift toegewezen?

Een van de meest voorkomende twijfels over elk planningssysteem is dat het een 'black box' is: er wordt een schema geleverd, maar niemand weet waarom elke persoon precies daar is geplaatst. Het Axis Puls-systeem is bedoeld om deze twijfel te beantwoorden, in gevallen waarin de beslislogica uitlegbaar is, Reden voor de planning Het bepaalt: waarom een persoon in een dienst geplaatst is, waarom hij of zij niet in een andere dienst geplaatst is en welke beperking heeft voorkomen dat hij of zij geplaatst werd. Bijvoorbeeld, het kan blijken dat de prioriteit 1-aanvraag van een verpleegkundige voor de ochtenddienst niet in behandeling is genomen vanwege het vol zijn van die dienst, en in plaats daarvan is zijn of haar prioriteit 2-aanvraag voor de avonddienst gehonoreerd; of dat een persoon niet in de nachtdienst is geplaatst vanwege het toegestane maximum aantal nachtdiensten dat hij of zij in die maand mocht werken.

De praktische waarde van deze transparantie is op drie plaatsen zichtbaar. Ten eerste, verdediging van het schema tegen klachten; wanneer een werknemer vraagt waarom zijn verzoek niet in aanmerking is genomen, toont de manager in plaats van een algemeen antwoord, de specifieke reden. Ten tweede, aanpassing van de regels ; als er een herhaald patroon wordt gezien van 'niet gehonoreerde verzoeken vanwege een specifieke regel', zal de manager merken dat die regel wellicht herzien moet worden. Ten derde, geleidelijke opbouw van vertrouwen Het is; een team dat enkele maanden de redenen voor de beslissingen ziet, vraagt met meer vertrouwen om registratie en hun deelname neemt in de daaropvolgende maanden toe. Daarom benadrukken productdocumentatie dat een manager niet alleen op een definitieve tabel hoeft te vertrouwen; hij kan de logica van het systeembesluit bekijken en vervolgens de definitieve goedkeuring geven.

Relatie van de voorgestelde shift met de gewenste shift en beginstappen

Het is natuurlijk dat deze vraag rijst: als er een voorgestelde shift is, gewenste dienst Wat is de positie ervan? Het korte antwoord is dat in de voorgestelde methode de medewerker zegt 'Ik geef de voorkeur aan deze diensten' en het systeem het rooster opstelt; maar in de gewenste methode zegt de medewerker 'Uit de toegestane opties kies ik deze dienst' en controleert het systeem capaciteit en regels op dat moment. De voorgestelde methode is geschikter voor afdelingen waar de manager alle verzoeken tegelijk wil zien, de balans van de afdeling zelf wil instellen en de uiteindelijke samenstelling wil goedkeuren; vooral in drukke ziekenhuisafdelingen zoals opnameafdelingen waar continue dekking en rolverdeling kritisch zijn. Lees de volledige details van de tweede methode in het artikel over gewenste diensten en voor een groter overzicht, zie handleiding voor shiftbeheer teruggaan.

Om te beginnen met het gebruik van de voorgestelde dienst in een afdeling, is het voorgestelde traject volgens de productdocumentatie als volgt: eerst wordt de structuur van de afdeling, de rollen, de diensten en hun capaciteit één keer in het systeem gedefinieerd; vervolgens worden de medewerkers met de speciale afdelingscode lid en wordt hun rol door de manager goedgekeurd; daarna wordt de termijn voor het indienen van verzoeken aangekondigd en registreert ieder zijn voorkeuren; de planningsengine maakt het rooster en de manager keurt na controle, en indien nodig herplanning, de definitieve versie goed. Als halverwege de maand een wijziging nodig is, wordt het traject verlofbeheer en het overdragen van shifts is een voortzetting van hetzelfde proces. Ervaring van afdelingen zoals de zorg Het rooster van de verpleegkundigen toont aan dat hoe nauwkeuriger de regels van de afdeling worden gedefinieerd, hoe dichter de output van het rooster bij de werkelijkheid ligt en hoe minder handmatige correcties nodig zijn; en de basisprincipes van deze nauwkeurigheid kunt u bekijken in Het instellen van shift en Controle shift .