Definizione delle regole di turno; Struttura e capacità della turnazione

La regola viene definita una volta, eseguita ogni mese

Nel metodo tradizionale, il caposala o il responsabile dei turni deve ogni mese a ripassare tutte le regole nella propria mente dall'inizio: chi può avere quanti turni notturni al mese, quale reparto richiede almeno quante persone, quali sono i limiti di ciascun ruolo e decine di altri piccoli dettagli. Con l'aumentare del numero di persone e delle regole, questo ripasso mentale può richiedere giorni e un piccolo cambiamento può sconvolgere alcune parti del programma. Definizione delle regole dei turni In Axis Puls è progettato esattamente per concludere questo ciclo ripetitivo.

La situazione è la seguente: struttura dell'insieme, reparti, ruoli, turni e vincoli Una volta Vengono definiti nel sistema. Successivamente, durante la creazione di nuovi programmi nei mesi successivi, il sistema applica automaticamente le stesse regole nel processo di pianificazione. Il responsabile della raccolta non deve esaminare tutte le regole da zero ogni mese; è sufficiente aver definito accuratamente la struttura e controllare e approvare l'output di ogni mese. Questo significa che il processo tradizionale «SMS e carta, raccolta manuale, creazione di tabelle e molteplici correzioni» lascia il posto a un percorso strutturato: definizione delle regole, registrazione delle richieste, verifica automatica, pianificazione, controllo delle limitazioni, approvazione e poi gestione delle modifiche e generazione di report.

È importante sottolineare che questo principio non riduce la responsabilità del manager, ma cambia la natura del suo lavoro. Il manager continua a stabilire le regole, verificare i risultati e prendere la decisione finale; ma non è più necessario rifare ogni mese un grande volume di calcoli ripetitivi e controlli manuali. Più precisa è la definizione iniziale, più affidabili saranno le disposizioni mensili; quindi investire tempo nella corretta definizione della struttura è un investimento per tutti i mesi futuri.

Struttura dell'insieme; dalla definizione dell'ospedale alla definizione dei turni

La struttura del set in Axis Puls procede passo dopo passo, dal generale al particolare. Questo ordine è stato scelto consapevolmente affinché ogni livello si sovrapponga a quello precedente e le regole di ciascuna sezione possano essere impostate in modo preciso e indipendente. Di seguito esamineremo in dettaglio ciascuna delle quattro fasi con applicazioni pratiche.

Questo sistema non è limitato agli infermieri ed è utilizzabile da qualsiasi personale che abbia un programma a turni; dai medici alla sicurezza e alla guardia fino ai servizi e al personale amministrativo a turni. Poiché ogni reparto ha le proprie regole, un grande complesso può gestire tutto il proprio personale a turni in un unico sistema, invece di diversi processi separati. Questa integrazione è proprio il messaggio principale del sistema per i dirigenti senior e nell'articolo La gestione dei turni è spiegata completamente.

Capacità del turno; dal numero minimo di persone fino ai limiti temporali

Definire un turno senza stabilire la capacità è come tracciare una tabella senza linee. In Axis Puls per ogni turno è possibile impostare vincoli diversi: numero minimo di persone, numero massimo di persone, capacità basata sul ruolo, capacità basata sul genereMinimi e massimi diversi, vincoli temporali, vincoli giornalieri, vincoli settimanali, vincoli mensili e altre regole necessarie per il set. Questa varietà fa sì che il sistema non sappia semplicemente "questa persona deve avere un turno", ma sappia chi, in quale reparto, con quale ruolo, in quale momento, sotto quali condizioni e con quale capacità può essere assegnato a un turno.

Consideriamo un esempio concreto: il turno notturno del reparto di terapia intensiva potrebbe richiedere almeno tre persone, di cui almeno due infermieri, con un limite mensile massimo per ciascun individuo e con una specifica composizione di genere. Quando queste condizioni sono registrate nel sistema, il motore di pianificazione verifica simultaneamente tutte queste condizioni quando assegna ogni individuo. Se, secondo le condizioni definite, non è possibile assegnare la persona appropriata, il sistema non viola la regola; indica invece che questo turno non può essere completato secondo le condizioni definite, affinché il responsabile prenda una decisione gestionale. Questo stesso comportamento mantiene l'output del sistema verificabile e affidabile.

Limitazioni giornaliere, settimanali e mensili insieme creano un tour a più strati: la limitazione giornaliera impedisce il logoramento immediato, il tetto settimanale mantiene equilibrato il ritmo di lavoro e il tetto mensile supporta l'equità nella distribuzione dei turni a lungo termine. Quando questi tre strati si combinano con la capacità, il ruolo e il genere, il sistema ha un'immagine completa di «chi può essere dove» e Hedners non deve più effettuare questi calcoli manualmente e mentalmente.

Iscrizione dei dipendenti con codice del reparto e approvazione del ruolo da parte del manager

Definire la struttura senza ingresso ordinato dei dipendenti rimane incompleto. Axis Puls ha anche in questa fase un percorso specifico affinché il manager possa controllare l'iscrizione delle persone nei reparti e il loro ruolo. Per ogni reparto un codice dedicato Viene creato; i dipendenti inseriscono il codice del reparto desiderato nel sistema e le informazioni di quel reparto vengono visualizzate per loro. Successivamente inviano la richiesta di adesione, scelgono il loro ruolo, il responsabile esamina la richiesta, se il ruolo è sbagliato lo corregge e alla fine la richiesta viene approvata. Dopo l'approvazione, l'individuo entra nel processo di pianificazione in base al proprio livello di accesso.

Questo processo apparentemente semplice ha tre grandi vantaggi. Primo, impedisce l'ingresso di persone non correlate al programma di ogni reparto, perché senza il codice del reparto, l'iscrizione non è possibile. Secondo, il ruolo di ogni persona è chiaro e confermato fin dall'inizio; quindi le capacità basate sul ruolo (ad esempio almeno due infermieri per ogni turno) vengono calcolate sui dati corretti. Terzo, il responsabile ha fin dal primo giorno un quadro chiaro della composizione del team di ogni reparto e può gestire le modifiche del personale - come il trasferimento di una persona tra reparti - correggendo l'iscrizione, non manipolando manualmente il tabellone.

Implementazione senza errori; una buona struttura crea una buona disposizione

La relazione tra struttura e disposizione è la relazione tra planimetria e edificio: più la planimetria è precisa, più l'edificio è affidabile. Quando l'insieme, le parti, i ruoli, i turni, le capacità e le appartenenze sono definiti correttamente, il motore di disposizione può gestire le richieste dei dipendenti — sia secondo il metodo Turno proposto e sia con il metodo turno desiderato devono essere esaminati secondo le stesse regole e inseriti nel programma. Se la struttura è definita in modo confuso, anche il motore di disposizione non produrrà un output affidabile; quindi la precisione in questa fase rappresenta un risparmio in tutte le fasi successive.

Per iniziare, si consiglia di implementare completamente prima una sezione: struttura, ruoli, turni, capacità e appartenenza dei membri. Procedere con un ciclo di disposizione reale con quella sola sezione, Permessi e deleghe Prova e guarda i rapporti; poi estendi il modello corretto alle altre sezioni. Questo percorso graduale semplifica sia la formazione del team sia l’individuazione precoce degli errori nella definizione delle regole. I dettagli dei passaggi esecutivi sono nell'articolo. Avvio, periodo di prova e prezzo È arrivato e puoi dare un'occhiata panoramica al sistema nella guida completa La gestione dei turni .