- Cosa significa turno desiderato: Il dipendente dice «Tra le opzioni consentite, scelgo questo turno» e registra la scelta nello stesso momento.
- Similitudine chiave: come scegliere un posto in un sistema di vendita biglietti; il posto libero è selezionabile e il posto occupato diventa indisponibile per la persona successiva.
- Ruolo della capacità: se la capacità del turno esiste, è selezionabile e se è piena, la possibilità di selezionarlo per le nuove persone viene chiusa.
- Ruolo della legge: le regole e le capacità definite in precedenza si applicano alla scelta dell’individuo; in entrambi i metodi, le regole del set prevalgono sulla scelta individuale.
Cos’è un turno a scelta? Una selezione simile alla scelta del posto in un biglietto
Immaginate di entrare nel sistema di vendita dei biglietti: vedete la mappa della sala, i posti vuoti sono evidenziati con un colore chiaro, i posti venduti sono grigi e non cliccabili e potete scegliere solo tra i posti disponibili. Il turno desiderato nel sistema Axis Puls funziona esattamente con questa logica ed è il secondo metodo principale per registrare una richiesta di turno nel sistema. In questo metodo, i dipendenti scelgono direttamente tra i turni che, secondo le regole, possono selezionare. L'elenco che ogni persona vede non è l'elenco di tutti i turni del reparto; è l'elenco che il sistema, dopo aver applicato regole, capacità, ruolo della persona e condizioni del reparto, ha ritenuto consentito per quella persona.
La differenza fondamentale di questo metodo rispetto al metodo proposto è nel «momento della decisione». In turno propostoIl dipendente registra la propria preferenza e la decisione finale su ogni persona viene presa nella fase di assegnazione; tuttavia, nel turno desiderato, la decisione viene presa nello stesso momento della scelta e il sistema verifica immediatamente la capacità e le norme. Questa caratteristica rende il turno desiderato un'opzione interessante per le sezioni che desiderano che il processo di selezione sia rapido, trasparente e senza attesa per la fase di assegnazione. Questo metodo, come tutti gli elementi del sistema, fa parte dell'immagine più ampia. gestione del turno È e dà risultati migliori quando le regole e le capacità del reparto sono definite in anticipo con precisione; un tema le cui basi sono state esaminate nell'articolo sulla gestione dei turni .
Come viene controllata la capacità? L'opzione piena viene disattivata
La regola più semplice e allo stesso tempo più importante del turno desiderato è la regola della capacità: se c'è capacità nel turno, quel turno può essere scelto e se la capacità è completa, la possibilità di sceglierlo per nuove persone viene disattivata. Questo comportamento ha tre effetti pratici. Primo, Prevenzione del sovraffollamento; nessun turno viene riempito oltre il limite definito e la composizione del personale in ogni turno rimane entro gli standard del reparto. In secondo luogo, Trasparenza per il dipendente; la persona vede quali opzioni sono aperte e quali chiuse prima di scegliere, quindi non spende la sua energia in opzioni irrealistiche. In terzo luogo, Equità nell'accesso; poiché la capacità viene riempita nell'ordine reale di selezione, nessuno può prendere il posto di una persona che ha scelto prima ordinando al di fuori del sistema.
🟢 Opzione con capacità
Un turno che ha ancora posti disponibili è visibile e selezionabile dalle persone idonee.
⚫ Opzione completa
Un turno che ha raggiunto la capacità massima viene disattivato per le nuove persone e non può essere selezionato.
👤 Condizione di ruolo e reparto
Ogni persona vede solo i turni che sono compatibili con il ruolo approvato e con il reparto di appartenenza.
📏 Limiti di tempo
Le restrizioni giornaliere, settimanali e mensili di ciascuna persona influenzano anche l'idoneità di ogni opzione.
Il punto sottile è che la «capacità» nel sistema non è solo un numero complessivo; la capacità può essere definita in base al ruolo, al sesso e alle condizioni specifiche di ogni turno. Ad esempio, un turno notturno può avere una capacità complessiva di sei persone, ma almeno due di esse devono essere infermieri; in tal caso, quando la quota degli infermieri è completa, quel turno diventa non disponibile per altri infermieri anche se la capacità complessiva ha ancora posti liberi. È proprio questa precisione nella definizione della capacità che trasforma una scelta arbitraria da una «semplice prenotazione» in una «scelta basata su regole». Per familiarizzare con il meccanismo di monitoraggio di queste capacità dopo la selezione, l'articolo Controllo turno e per il quadro generale delle ore lavorative, l'articolo Ore di lavoro sono buone risorse aggiuntive.
Le regole del gruppo hanno priorità rispetto alla selezione individuale
La frase più importante da ricordare riguardo al turno desiderato è quella della documentazione del prodotto: In entrambi i metodi, le regole del gruppo hanno priorità rispetto alla selezione individuale. Questo significa che la libertà di scegliere il turno desiderato non è assoluta; la libertà è entro i limiti della legge. Le leggi e le capacità definite in precedenza vengono applicate alla scelta dell'individuo e il dipendente può scegliere solo tra le opzioni che il sistema ha considerato consentite per lui. Se un turno non è compatibile con il limite settimanale di un individuo, quell'opzione non viene mostrata o è disattivata; anche se c'è capacità disponibile. Se un turno è destinato a un altro ruolo, l'individuo non vede quel ruolo diverso nella propria lista.
Questo design è una risposta diretta a una preoccupazione comune dei dirigenti: «Se lasciamo le scelte al personale, cosa accade alla copertura dei reparti più difficili?» La risposta è che la copertura dei reparti più difficili si mantiene attraverso il «definire correttamente la capacità e le regole», non tramite il «vietare le scelte». Il manager può regolare con precisione la capacità per i turni sensibili, definire le condizioni del ruolo in modo più rigoroso o specificare la combinazione minima di ogni turno; allora le scelte libere delle persone avvengono da sole all'interno di questo quadro sicuro. Per questo motivo, la qualità del turno scelto dipende direttamente dalla qualità della regolamentazione del reparto: più le regole del reparto sono realistiche, più la libertà di scelta è a basso rischio. L'esperienza dei reparti di infermieristica in questo campo è riportata nell'articolo Gestione dei turni degli infermieri sono stati presentati i principi fondamentali della normazione in sulla gestione dei turni .
Il turno a scelta libera non significa «chiunque può prendere qualsiasi turno desideri»; significa «chiunque può scegliere tra le opzioni che le regole gli consentono». La libertà di scelta acquista significato solo all'interno del quadro legale.
Differenza tra turno a scelta libera e turno proposto a colpo d'occhio
È meglio iniziare a confrontare questi due metodi con le parole dello stesso dipendente. Nel metodo proposto, il dipendente dice: «Preferisco questi turni»; poi il sistema esamina le richieste di tutti e pianifica il programma. Nel metodo opzionale, il dipendente dice: «Tra le opzioni consentite, scelgo questo turno»; e il sistema controlla immediatamente la capacità e le regole. Nel primo metodo, la decisione finale viene presa nella fase di pianificazione con una visione complessiva del responsabile; nel secondo metodo, la decisione viene presa al momento della scelta con il controllo automatico del sistema. Nel primo metodo, la priorità da 1 a 3 è uno strumento per esprimere l'intensità della preferenza; nel secondo metodo, lo strumento principale è proprio la «scelta tra quelle consentite».
- Se desideri vedere tutte le richieste in una volta e bilanciare personalmente la combinazione finale, il metodo proposto con il motore di pianificazione e l'opzione di riorganizzazione è più adatto.
- Se desideri selezioni rapide senza la fase di attesa per l'organizzazione e che la capacità venga controllata istantaneamente, il metodo a scelta libera è più flessibile.
- Se il tuo reparto è numeroso e include ruoli sensibili, combinare entrambi i metodi in periodi diversi può offrire maggiore flessibilità; la decisione finale spetta al responsabile del reparto.
- In ogni caso, il prerequisito per entrambi i metodi è lo stesso: definire con precisione la struttura del reparto, i ruoli, i turni e le capacità prima di iniziare la registrazione.
L'ultimo punto di questo confronto è lo stesso principio comune: in entrambi i metodi, le regole dell'insieme prevalgono sulla scelta individuale e la decisione finale di approvazione del programma spetta al manager. In nessuno dei due metodi il sistema sostituisce il manager; rende solo il percorso per arrivare alla decisione più breve e trasparente. La descrizione completa del primo metodo si trova nell'articolo turno proposto Leggete e per vedere il posto di entrambi i metodi nell'intero processo, a Guida alla gestione dei turni Tornate indietro. Se la vostra forza lavoro è costituita da personale dei turni di servizi e supporto, articoli Turno dei dipendenti e Turno dei lavoratori Possono anche integrare questo studio.
Passi per iniziare il turno desiderato e riepilogo
L'inizio del turno desiderato parte dallo stesso punto in cui iniziano tutti i processi del sistema: la definizione della struttura. Inizialmente, dipartimento, ruoli necessari, turni e capacità di ciascun turno vengono definiti una volta nel sistema; poi i dipendenti si registrano con un codice di reparto dedicato e il ruolo di ciascuno viene approvato dal responsabile. Successivamente, viene annunciata la finestra di selezione e ciascuno, tra le opzioni virtuali consentite dal sistema, sceglie i propri turni. Ogni scelta viene immediatamente controllata in base alla capacità e alle regole, e alla fine il responsabile verifica e approva la versione completa del programma. Se dopo l'approvazione è necessario un cambiamento, il percorso di lavoro continua nel documento. Gestione delle ferie e assegnazione dei turni .
In sintesi, il turno desiderato può essere considerato come "fiducia basata sulla legge nella scelta individuale": il sistema, invece di limitare l'impiegato, crea un quadro sicuro all'interno del quale la scelta libera non danneggia la parte vulnerabile. La metafora della scelta del posto a sedere trasmette esattamente la stessa sensazione; sei libero di prendere qualsiasi posto libero, ma non puoi sederti in un posto già venduto e non puoi entrare in una sala per la quale non possiedi il biglietto. Questa stessa semplicità e trasparenza aumenta la partecipazione del personale nel processo di pianificazione, perché ciascuno vede che la propria scelta è immediatamente e direttamente incorporata nel programma. Per fare il passo successivo, lo studio Guida completa alla gestione dei turni E parlare con il team del prodotto riguardo al periodo di prova di due mesi è il percorso logico da seguire.
❓ Domande frequenti sui turni desiderati (FAQ)
Sperimenta la scelta libera nel quadro della legge
Prova per due mesi nelle condizioni reali della tua organizzazione e poi decidi.
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