Turno proposto e organizzazione intelligente del turno

Cos'è un turno proposto e quale problema risolve?

In molti ospedali e strutture a turni, il mese inizia con un dolore comune: decine di persone comunicano la loro richiesta di turno attraverso percorsi diversi; uno invia un messaggio, uno scrive nel gruppo di messaggistica, uno coordina telefonicamente e uno consegna su carta. Il caposala o il responsabile dei turni deve mettere insieme queste richieste sparse, ricordare le regole di ogni reparto e ruolo, controllare la capacità di ogni turno e, alla fine, creare una tabella che mantenga la copertura del reparto e rispetti il più possibile le preferenze delle persone. Con l'aumento del numero di personale e la complessità delle regole, questo compito apparentemente semplice si trasforma in un processo di più giorni, che richiede di essere corretto in più punti a ogni piccolo cambiamento.

Turno proposto È uno dei due principali metodi di registrazione delle richieste nel sistema Axis Puls, progettato proprio per questo problema. In questo metodo, i dipendenti selezionano i giorni e i turni desiderati all'interno del sistema e per ogni scelta, Priorità della richiesta Si identificano. Tutte queste richieste vengono raccolte in un unico luogo; Hedeners le vede tutte insieme e il motore di disposizione del sistema, durante la costruzione del programma, utilizza le stesse richieste come base di calcolo. In parole semplici, invece del percorso «SMS e carta ← raccolta manuale ← controllo mentale delle regole ← tabellazione ← correzioni multiple», viene sostituito dal percorso «registrazione strutturata ← raccolta automatica ← controllo basato sulle regole ← disposizione ← approvazione del responsabile». Questo metodo fa parte della guida completa Gestione dei turni è, e insieme al secondo metodo, cioè turno desideratoCostituisce due percorsi per la registrazione delle richieste nel sistema.

Registrazione delle priorità da 1 a 3 e raccolta delle richieste in una struttura

Il cuore del metodo proposto è il concetto di «priorità». Il dipendente non dice solo quale turno desidera; ma dice anche per ogni turno quanto Vuole. Secondo la documentazione del prodotto, sono previsti tre livelli di priorità per le richieste: la priorità 1 significa molto desiderabile, la priorità 2 significa desiderabile e la priorità 3 significa preferibile. Questa semplice classificazione fa una grande differenza, perché il sistema, durante la pianificazione, capisce quali richieste sono più vitali per la persona e, in caso di conflitto tra le richieste di più persone per una capacità limitata, può decidere in base a queste priorità e alle regole del reparto. Ad esempio, un'infermiera che per l'esame del figlio deve assolutamente lavorare il turno di giorno, quel giorno lo registra con priorità 1 e il turno che preferisce soltanto lo indica con priorità 3; il sistema tiene conto di questa differenza di intensità nei calcoli.

È importante notare che l'accumulazione delle richieste non è solo un «mettere insieme»; ogni richiesta è legata all'identità della persona, al suo ruolo, al reparto pertinente e alle regole vigenti su quel turno. Cioè, quando trenta persone in un reparto registrano una richiesta, Hedenres vede non solo l'elenco delle richieste, ma anche lo stato di ciascuna richiesta rispetto alla capacità e alle regole. È proprio questo collegamento che rende possibile la fase successiva, cioè l'organizzazione. Se la struttura della vostra organizzazione non è ancora regolamentata, leggere l'articolo La configurazione del turno aiuta a conoscere meglio i principi della pianificazione basata sulle regole e, per familiarizzare con il monitoraggio post-pianificazione, l'articolo Controllo turno è il prossimo passo di studio.

Il motore di pianificazione e ordinamento basato sul completamento della capacità

Dopo la registrazione e l'accumulo delle richieste, si passa alla parte principale del sistema: Motore di pianificazione dei turniQuesto motore esamina le richieste delle persone che si sono registrate e le colloca nel programma in base alle regole e alle capacità definite. Le regole sono quelle che il responsabile ha definito una volta per ogni reparto, ruolo e turno; dal numero minimo e massimo di persone per turno alla capacità basata sul ruolo e sul genere e ai limiti giornalieri, settimanali e mensili. Il sistema verifica per ogni richiesta se collocare quella persona in quel turno è compatibile con tutte queste condizioni e procede alla disposizione solo se è compatibile.

Uno dei comportamenti degni di nota del motore di pianificazione, è l'ordinamento delle richieste in base al livello di completamento della capacità dei turni È. Un turno la cui capacità è quasi completa o non ha posti liberi è considerato con una priorità diversa rispetto a un turno che ha ancora molta capacità. La logica di questo è chiara: i turni vicini al completo sono più delicati e devono essere decisi prima, affinché la loro capacità non venga sprecata e i possibili conflitti vengano identificati prima. Al contrario, i turni con capacità libera offrono maggiore flessibilità per la riallocazione delle richieste. Questa classificazione basata sulla capacità fa sì che la composizione finale del programma sia più equilibrata e più vicina alla copertura reale. Per comprendere la posizione di questo motore nell'intero processo, consulta la guida Gestione dei turni raccomandato.

Ripianificazione, visualizzazione in tempo reale e segnalazione dei turni non completabili

La pianificazione dei turni è intrinsecamente un lavoro ripetitivo; raramente accade che la combinazione costruita al primo passo sia la combinazione finale. Per questo motivo, il sistema Opzione Riorganizzazione Lo mette a disposizione del dirigente: eseguendo nuovamente il processo, il sistema crea da zero una nuova combinazione. Questa possibilità permette al dirigente di valutare diversi scenari di disposizione, vedere l'effetto del cambiamento di una regola o dell'aggiunta di nuove richieste e, infine, scegliere una combinazione che sia più accettabile in termini di copertura del reparto e rispetto delle richieste. La riorganizzazione non significa buttare via il lavoro precedente; significa avere l'opportunità di confrontare e scegliere consapevolmente.

ha un'altra caratteristica, : la visualizzazione in tempo reale dello stato del programma Avviene simultaneamente con l'arrivo delle richieste. Il sistema non ha bisogno di una fase separata e lunga di «avvio dei calcoli» per generare il programma; contemporaneamente alla registrazione di ogni richiesta, le informazioni sono elaborabili e il responsabile può vedere quante persone hanno inviato la loro richiesta, quanto della capacità di ogni turno è stata completata, quali turni hanno ancora capacità e com'è la situazione generale delle richieste. Questa trasparenza in tempo reale esce la gestione del mese dalla modalità «aspettare fino alla fine del termine di registrazione e poi iniziare a pianificare» e permette un monitoraggio attivo; per esempio, se a tre giorni dalla scadenza solo metà del personale ha registrato, il responsabile interviene prima.

Il primo elemento di questo elenco è uno dei principi più importanti nella fiducia nel sistema ed è degno di essere sottolineato a parte: Axis Puls non ignora le regole per assegnare obbligatoriamente un turno. Se nessuna combinazione virtuale delle forze è compatibile con le regole del reparto, l'output del sistema non è un piano apparentemente completo ma illegale; piuttosto La dichiarazione chiara 'Questo turno non può essere completato secondo le condizioni definite' serve affinché il manager prenda decisioni gestionali consapevoli; ad esempio, rivedere la capacità, assegnare personale di supporto o modificare una regola specifica. Questo comportamento mantiene l'output del sistema verificabile e affidabile.

Spiegare il motivo della pianificazione; perché questa persona è stata assegnata a questo turno?

Una delle più comuni incertezze riguardo a qualsiasi sistema di pianificazione è il fatto che sia una "scatola nera": viene consegnata una tabella ma nessuno sa perché ogni persona si trovi esattamente in quella posizione. Il sistema Axis Puls, per rispondere a questa incertezza, nei casi in cui la logica della decisione sia spiegabile, Motivo della pianificazione Specifica: perché una persona è stata assegnata a un turno, perché non è stata assegnata a un altro turno e quale limite ha impedito la sua assegnazione. Ad esempio, potrebbe risultare che la richiesta di priorità 1 di un'infermiera per il turno mattutino non sia stata presa in considerazione a causa del completamento della capienza di quel turno e, invece, la sua richiesta di priorità 2 per il turno pomeridiano sia stata soddisfatta; oppure che una persona non sia stata assegnata al turno notturno a causa del limite massimo di turni notturni consentiti per quel mese.

Il valore pratico di questa trasparenza si vede in tre ambiti. Primo, difesa del programma contro le obiezioni; quando un dipendente chiede perché la sua richiesta non è stata considerata, il manager mostra il motivo specifico invece di rispondere in modo generico. Secondo, revisione delle regole ; se si nota un modello ripetuto di «richieste non soddisfatte a causa di una regola specifica», il manager si rende conto che forse quella stessa regola necessita di revisione. Terzo, costruzione graduale della fiducia È; una squadra che vede per mesi le ragioni delle decisioni richiede la registrazione con maggiore sicurezza e la sua partecipazione nei mesi successivi aumenta. Ecco perché la documentazione del prodotto sottolinea che il manager non deve fidarsi solo di una tabella finale; può esaminare la logica del sistema decisionale e poi dare l'approvazione finale.

Relazione tra il turno proposto e il turno desiderato e passi iniziali

È naturale che sorga questa domanda: se esiste un turno proposto, turno desiderato Qual è la sua posizione? La risposta breve è che nel metodo proposto, il dipendente dice «Preferisco questi turni» e il sistema genera il programma; mentre nel metodo preferenziale, il dipendente dice «Tra le opzioni consentite, scelgo questo turno» e il sistema verifica capacità e regole in quel momento. Il metodo proposto è più adatto a reparti in cui il manager vuole vedere tutte le richieste insieme, regolare l'equilibrio del reparto da solo e approvare la combinazione finale; soprattutto in reparti densamente popolati dell'ospedale, come i reparti di degenza, dove è critico l'assicurare la copertura 24 ore su 24 e la combinazione dei ruoli. Leggi i dettagli completi del secondo metodo nell'articolo sul turno preferenziale e per una visione più ampia, consulta guida alla gestione dei turni torna indietro.

Per iniziare a utilizzare il turno proposto in un reparto, il percorso suggerito secondo la documentazione del prodotto è il seguente: innanzitutto la struttura del reparto, i ruoli, i turni e le loro capacità vengono definiti una volta nel sistema; poi il personale si iscrive con un codice dedicato al reparto e il loro ruolo viene approvato dal responsabile; successivamente viene comunicata la scadenza per la registrazione delle richieste e ogni individuo registra le proprie priorità; il motore genera il programma e il responsabile, dopo averlo esaminato e, se necessario, aver effettuato un riassemblaggio, approva la versione finale. Se a metà mese è necessaria una modifica, il percorso Gestione delle ferie e assegnazione dei turni Continua lo stesso processo. L'esperienza dei reparti sanitari come Il turno degli infermieri mostra che quanto più le regole del reparto sono definite con precisione, tanto più il risultato della pianificazione si avvicina alla realtà e meno sarà necessario apportare correzioni manuali; e i principi di base di questa precisione possono essere rivisti in La configurazione del turno e Controllo turno .