- Três fases: antes com pauta, durante com tempo e depois com acompanhamento.
- Envie a pauta um dia antes com tempo, responsável e entrega por item.
- Registre ao vivo e vire cada decisão em ação com dono e data.
- Guarde os 22 passos no Axis Puls com data e lembrete.
- Ver também a wiki de reuniões.
1. Por que reuniões travam?
Muitas travam por falta de estrutura: pauta tardia, papéis vagos, debate disperso e fim sem decisão atribuída. A lista leva da memória ao registro. Ver planejamento de reuniões.
Sinais
Convite sem pauta, atrasos, uma voz dominante e fechos vagos mostram método comum ausente.
Solução
Resolve esquecidos de preparo, dispersão e decisões perdidas. Sob controle, fica mais curta e decisiva.
2. Como escrever a pauta?
Responda por quê, quais itens, quanto tempo cada um e qual entrega. Escreva cada item com verbo e entrega, por exemplo decidir o desconto em 15 minutos com relatório da Sara, entrega: escolher um cenário.
| Item | Tempo | Responsável | Entrega |
|---|---|---|---|
| Rever ações | 5 min | Secretaria | Estado e fecho |
| Relatório mensal | 10 min | Vendas | Quadro e três notas |
| Decidir desconto | 15 min | Produto | Escolher com dono |
| Cronograma | 10 min | Projeto | Data e dono |
Quando enviar
Um dia útil antes com arquivos. Mova itens imaturos. Defender a pauta respeita todos. Ver guia completo.
3. Preparar convite e sala?
Diga por que cada pessoa está lá, seu papel e o que trazer. Nomeie decisor, apresentador, conselheiro, secretário e guardião do tempo. Quem só precisa de info recebe a ata.
Sala presencial
Capacidade adequada, quadro, notas, água e carregadores. Chegue dez minutos antes.
Sala online
Link e código juntos, pauta anexa, slides abertos, áudio e câmera testados, regras: micros fechados, chat para opinar, uma voz por vez.
4. Gerir tempo e vozes?
Anuncie cada início e avise cinco minutos antes do fim. Estacione temas novos e volte ao item. Opiniões breves de dois minutos sem cortar, critique ideias, não pessoas.
| Papel | Tarefa | Saída |
|---|---|---|
| Facilitador | Guia e fecha | Item fechado com decisão |
| Secretário | Anota decisão e data | Rascunho ao fim |
| Tempo | Anuncia tempos | Fim pontual |
Desvios e desacordos
Leve o desacordo ao critério: qual critério decide e como cada opção pontua. Com poucos dados, decida condicional com data de revisão.
5. Registrar a ata?
Durante ou logo após; a demora apaga detalhes. Por acordo anote decisão, ação, dono e data. Use verbo, dono e data.
Modelo curto
Dados da sessão, objetivo em frase, decisões em ordem, ações datadas, temas parados, próxima sessão. Leia o rascunho em voz alta e envie o final no mesmo dia.
Onde guardar
Em lugar fixo compartilhado, não em chat privado. No Axis Puls, crie a reunião como plano de grupo com ata e lista. Ver planejamento em grupo.
6. Acompanhar decisões?
Leve cada acordo a ação com dono, data e lembrete. Lembre no meio e classifique na próxima abertura: feito, em curso com nova data ou nova decisão.
Boa ação
Uma frase com entrega, pessoa e data: Sara envia o comparativo terça 16h00 no grupo. Evite donos duplos.
Em atraso
Avise cedo com nova data e motivo breve. Vire a dependência em ação separada e fale de blocos, não de culpas.
7. Lista interativa em 22 passos
Marque cada passo e veja o progresso. Guarde os mesmos 22 no Axis Puls com data e lembrete.
8. Salvar no Axis Puls?
Abra adicionar plano, escreva o título com data e hora, cole os 22 passos como lista interna. Cada passo vira linha marcável com o lembrete do plano. Para grupos, crie plano de grupo. Crie em adicionar plano, veja em Hoje e timeline. Ver guia completo e wiki de reuniões.
❓ Perguntas sobre reunião
Vire os 22 passos em lista viva
Guarde no Axis Puls com data, lembrete e progresso.
Salvar checklist