कार्य शिफ्ट सेटिंग; निष्पक्ष और वैज्ञानिक व्यवस्था के सिद्धांत

शिफ्ट सेटिंग क्या है और यह क्यों कठिन है?

शिफ्ट सेटिंग इसका अर्थ है यह निर्धारित करना कि कौन सा कर्मचारी किन दिनों और किस पाली (सुबह, शाम, रात या संयोजन पाली) में काम करेगा, इस तरह कि न सिर्फ संगठन की जरूरतें पूरी हों बल्कि कर्मचारियों की क्षमता और अधिकारों का भी पालन हो। यह काम पहली नजर में सरल लगता है, लेकिन वास्तविकता में इसमें एक साथ तीन दबाव होते हैं: लगातार कवरेज (कोई शिफ्ट खाली नहीं रहनी चाहिए), मानवीय सीमाएं (आराम, छुट्टी, शारीरिक क्षमता) और महसूस की जाने वाली न्याय्यता (स्टाफ को यह महसूस होना चाहिए कि कार्य का वितरण न्यायसंगत है)।

पारंपरिक तरीके में, अनुरोधों को विभिन्न रास्तों — कागज, एसएमएस, मैसेंजर और कॉल — से एकत्र किया जाता है। शिफ्ट का प्रभारी दर्जनों बिखरे हुए अनुरोधों को मानसिक या नोटबुक में बनाई गई नियमावली के अनुसार व्यवस्थित करना होता है, प्रत्येक शिफ्ट की क्षमता को हाथ से नियंत्रित करना होता है और प्रत्येक छुट्टी या बदलाव के साथ कई तालिका खंडों को फिर से सुधारना होता है। जितनी अधिक संख्या में कर्मचारी और नियम होंगे, यह प्रक्रिया उतने ही दिन ले सकती है और अंत में भी कोई पूरी तरह से परिणाम से संतुष्ट नहीं होगा। समाधान योजना को हटाना नहीं है; इसे संरचित करना है: अनुरोधों को एक निश्चित स्थान पर दर्ज करें, नियमों को एक बार स्पष्ट रूप से परिभाषित करें और उसी के आधार पर विन्यास करें। मार्ग जिसे व्यापक मार्गदर्शिका में शिफ्ट प्रबंधन के बारे में पूरी तरह से समझाया गया है।

महत्वपूर्ण बिंदु: शिफ्ट की सेटिंग शिफ्ट कंट्रोल से अलग है। सेटिंग, 'पहले' की योजना है; कंट्रोल, 'क्रियान्वयन' की निगरानी है। दोनों जरूरी हैं, लेकिन यह लेख पहले चरण के बारे में है: कैसे एक ऐसी योजना बनाई जाए जो न केवल लागू हो सके बल्कि न्यायसंगत भी दिखे।

न्यायसंगत शिफ्ट योजना के सिद्धांत

शिफ्ट की न्यायसंगतता केवल एक भावना नहीं है; इसके चार जांच योग्य स्तंभ हैं। अगर आपकी योजना चारों बातें माने, तो कवरेज बेहतर होगी और आपत्तियाँ कम होंगी।

इन सिद्धांतों को कागज पर लागू करना कठिन है, क्योंकि मानव मस्तिष्क एक ही समय में कई लोगों के लिए दर्जनों सीमाओं को नियंत्रित नहीं कर सकता। यही वह जगह है जहां एक प्रणाली में नियमों की परिभाषा और उनका स्वचालित रूप से परीक्षण करना मायने रखता है: उत्पाद दस्तावेज़ों के अनुसार, Axis Puls में दैनिक, साप्ताहिक और मासिक सीमाओं और प्रत्येक शिफ्ट की क्षमता को एक बार परिभाषित किया जाता है और प्रत्येक लेआउट में वही लागू होते हैं।

शिफ्ट के घूर्णायमान पैटर्न; दो शिफ्ट से लेकर सतत कवरेज तक

घुमावदार पैटर्न का मतलब है कि कार्य की शिफ्टें समूहों के बीच चक्रीय रूप से घूमती हैं। सबसे सामान्य पैटर्न निम्नलिखित हैं: दो पाली (सुबह और शाम) रात की बंदी वाली सेटों के लिए; तीन बार (सुबह, दोपहर, रात) पूरे दिन कवरेज के लिए तीन समूहों के साथ; और चार समूह लगातार कवरेज के लिए बिना बंदी के, जिसमें हमेशा एक समूह आराम कर रहा हो। पैटर्न का चयन सेट की गतिविधि के समय, रात के काम का मात्रा और कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करता है, और अनुचित पैटर्न या तो खाली शिफ्ट बनाता है या कर्मचारियों को थका देता है।

घूर्णन पैटर्न में दो सामान्य त्रुटियाँ हैं। पहला, तेज उल्टा घुमाव (रात, शाम के बाद, सुबह के बाद लगातार) जो नींद के चक्र को बिगाड़ता है; सीधे और पर्याप्त अंतराल के साथ घुमाव अधिक सहनीय है। दूसरा, लोगों का कठिन कतार में बने रहना संतोष या आदत के बहाने; भले ही कोई व्यक्ति लगातार रात की पारी के लिए स्वयं इच्छुक हो, उसके लिए एक निश्चित सीमा और नियम तय किए जाने चाहिए ताकि उसकी सेहत बनी रहे और बाकी लोग भेदभाव का अनुभव न करें। समय संबंधी नियमों और उससे संबंधित गणनाओं का विवरण लेख में है काम का समय पढ़ो।

अनुरोधों, छुट्टी और स्थानांतरण को बिना तालिका गड़बड़ किए दर्ज करना

शिफ्ट सेट करने में सबसे अधिक समय अनुरोधों को इकट्ठा करने और अंतिम होने के बाद परिवर्तनों का प्रबंधन करने में लगता है। सही नियम यह है: एक पंजीकरण चैनल, एक जांच कतार, एक निर्णय आधारसभी अनुरोध (टीका क्रम की प्राथमिकता, छुट्टी, स्थानांतरण) एक निश्चित मार्ग से दर्ज किए जाएं, प्रबंधक के लिए एक कतार में दिखाई दें और निर्णय लिखित नियमों के आधार पर लिया जाए; न कि संबंधों या तात्कालिक दबाव के आधार पर।

उत्पाद की दस्तावेज़ीकरण के अनुसार, Axis Puls में कर्मचारी अपनी अनुरोधों को सिस्टम में दर्ज करते हैं: इस तरीके में प्रस्तावित शिफ्ट वे अपनी प्राथमिकताओं की घोषणा करते हैं और प्रणाली उन्हें व्यवस्थित करते समय नियमों के अनुसार जांचती है; इस तरीके में मनचाहा शिफ्ट वे उन विकल्पों में से चुनते हैं जिन्हें प्रणाली उनके लिए मान्य मानती है। साथ ही, उत्पाद दस्तावेज़ के अनुसार, अनुरोध छुट्टी और शिफ्ट का हस्तांतरण उसी सिस्टम में दर्ज किया जाता है, योग्य व्यक्तियों की शिफ्ट को कवर करने के लिए पहचान की जाती है और सुझाव दिए जाते हैं और स्वीकृति के बाद, कार्यक्रम नई स्थिति के अनुसार पुनर्लेखित किया जाता है; यानी किसी एक व्यक्ति का परिवर्तन पूरे तालिका को मैन्युअली अस्त-व्यस्त नहीं करता।

: मैन्युअल तालिका से लेकर Axis Puls के साथ कानूनन विनियम तक

एक साधारण तालिका और शिफ्ट प्रबंधन प्रणाली का फर्क एक वाक्य में है: तालिका सिर्फ बताती है कि कौन कहाँ और कब काम करेगा; प्रणाली पूरी श्रृंखला — संरचना, नियम, भूमिकाएँ, क्षमता, अनुरोध, व्यवस्था, स्वीकृति, बदलाव और रिपोर्ट — को एक जुड़ी हुई प्रक्रिया में प्रबंधित करती है। उत्पाद दस्तावेज़ों के अनुसार, Axis Puls में "कानून केवल एक बार परिभाषित किया जाता है, लेकिन हर महीने फिर से लागू किया जाता है"; इसका मतलब है कि प्रबंधक को हर महीने सभी सीमाओं को फिर से याद रखने और नियंत्रित करने की आवश्यकता नहीं है।

इस मार्ग की भरोसेमंदता को दो विशेषताएँ पूरी करती हैं। पहली, यदि निर्धारित शर्तों के अनुसार किसी शिफ्ट को पूरा करना संभव न हो, तो सिस्टम नियम की अनदेखी करने के बजाय उसी मामले को प्रबंधक को सूचित करता है ताकि प्रबंधकीय निर्णय लिया जा सके। दूसरी, उन मामलों में जहाँ तर्क स्पष्ट किया जा सकता हो, यह स्पष्ट हो जाता है कि किसी व्यक्ति को किसी शिफ्ट में क्यों रखा गया या नहीं रखा गया और कौन-सी सीमा ने रोक लगाई। प्रबंधक अभी भी नियम तय करता है, परिणाम की समीक्षा करता है और अंतिम निर्णय लेता है; सिस्टम केवल दोहराए जाने वाले गणनाओं और सीमाओं के नियंत्रण की जिम्मेदारी लेता है। शुरुआत के लिए, समूह दो महीने तक वास्तविक परिस्थितियों में सिस्टम का परीक्षण कर सकते हैं और फिर अपने अनुभव के आधार पर निर्णय ले सकते हैं।