प्रस्तावित शिफ्ट और शिफ्ट की स्मार्ट व्यवस्था

प्रस्तावित शिफ्ट क्या है और यह किस समस्या को हल करता है?

कई अस्पतालों और शिफ्ट सेटअपों में, महीना एक सामान्य दर्द के साथ शुरू होता है: दर्जनों लोग अपने शिफ्ट की मांग विभिन्न तरीकों से बताते हैं; कोई एसएमएस भेजता है, कोई मैसेंजर ग्रुप में लिखता है, कोई फोन पर समन्वय करता है और कोई कागज पर जमा करता है। हेडनर्स या शिफ्ट प्रभारी को इन बिखरी हुई मांगों को इकट्ठा करना होता है, प्रत्येक विभाग और भूमिका के नियमों को याद रखना पड़ता है, हर शिफ्ट की क्षमता को नियंत्रित करना होता है और अंत में एक ऐसा तालिका तैयार करनी होती है जो विभाग की कवरेज को बनाए रखे और संभवतः व्यक्तियों की प्राथमिकताओं का सम्मान करे। जैसे-जैसे कर्मचारियों की संख्या बढ़ती है और नियम जटिल होते हैं, यही साधारण दिखने वाला काम कई दिनों की प्रक्रिया में बदल जाता है, जिसमें हर छोटे बदलाव के साथ कई हिस्सों को फिर से संशोधित करना पड़ता है।

प्रस्तावित शिफ्ट यह Axis Puls सिस्टम में अनुरोध दर्ज करने की दो मुख्य विधियों में से एक है, जो विशेष रूप से इसी समस्या के लिए डिज़ाइन की गई है। इस विधि में, कर्मचारी उन दिन और शिफ्ट का चयन करते हैं जिनमें वे काम करना चाहते हैं और प्रत्येक चयन के लिए, अनुरोध की प्राथमिकता वे अपनी पहचान तय करते हैं। सभी अनुरोध एक ही स्थान पर इकट्ठा किए जाते हैं; हेडनर्स उन्हें एक साथ देखता है और सिस्टम का लेआउट इंजन कार्यक्रम बनाने के दौरान उन्हीं अनुरोधों को आधार मानता है। सरल शब्दों में, 'एसएमएस और कागज ← मैनुअल संग्रह ← कानूनों की मानसिक समीक्षा ← तालिका बनाना ← कई संशोधन' के मार्ग के बजाय, 'संरचित पंजीकरण ← स्वचालित संग्रह ← कानून-आधारित समीक्षा ← लेआउट ← प्रबंधक की पुष्टि' का मार्ग लिया जाता है। यह विधि व्यापक मार्गदर्शिका का हिस्सा है। शिफ्ट का प्रबंधन है और दूसरी विधि के साथ, यानी वांछित शिफ्ट.यह प्रणाली अनुरोध दर्ज करने के दो मार्ग बनाती है।

प्राथमिकता 1 से 3 दर्ज करना और अनुरोधों को एक संरचना में एकत्र करना

प्रस्तावित विधि का मूल विचार "प्राथमिकता" की अवधारणा है। कर्मचारी केवल यह नहीं बताता कि वह कौन सी शिफ्ट चाहता है; बल्कि वह बताता है कि प्रत्येक शिफ्ट का कितना चाहता है। उत्पाद के दस्तावेज़ों के अनुसार, अनुरोधों के लिए तीन प्राथमिकता स्तर निर्धारित किए गए हैं: प्राथमिकता 1 का अर्थ अत्यंत वांछनीय है, प्राथमिकता 2 का अर्थ वांछनीय है और प्राथमिकता 3 का अर्थ पसंदीदा है। यही सरल गणना बड़ा अंतर पैदा करती है; क्योंकि सिस्टम यह समझता है कि किसी व्यक्ति के लिए कौन से अनुरोध महत्वपूर्ण हैं और यदि सीमित क्षमता के लिए कई लोगों के अनुरोध में संघर्ष होता है, तो यह इन्हीं प्राथमिकताओं और विभागीय नियमों के आधार पर निर्णय ले सकता है। उदाहरण के लिए, वह नर्स जिसे अपने बच्चे की परीक्षा की रात के लिए जरूर दिन का शिफ्ट चाहिए, वह उस दिन को प्राथमिकता 1 के साथ दर्ज करती है और वह शिफ्ट जिसे वह केवल पसंद करती है, उसे प्राथमिकता 3 के साथ निर्दिष्ट करती है; सिस्टम इस तीव्रता का अंतर गणनाओं में शामिल करता है।

महत्वपूर्ण बात यह है कि अनुरोधों को एकत्रित करना केवल 'इकट्ठा करना' नहीं है; हर अनुरोध व्यक्ति की पहचान, उसकी भूमिका, संबंधित विभाग और उस शिफ्ट पर लागू नियमों से जुड़ा होता है। इसका मतलब यह है कि जब तीस लोग किसी विभाग में अनुरोध दर्ज करते हैं, तो हेडनेस केवल इच्छाओं की सूची ही नहीं देखता, बल्कि प्रत्येक अनुरोध की स्थिति को उसकी क्षमता और नियमों के अनुसार भी देखता है। यही संबंध अगली चरण यानी व्यवस्था को संभव बनाता है। यदि आपके संगठन की संरचना अभी तक कानूनबद्ध नहीं हुई है, तो लेख का अध्ययन करें। शिफ्ट सेटिंग यह मदद करता है कि आप कानून-आधारित व्यवस्था के सिद्धांतों को बेहतर ढंग से जान सकें और व्यवस्था के बाद की निगरानी से परिचित होने के लिए, लेख शिफ्ट नियंत्रण अगली मंज़िल अध्ययन है।

कैपेसिटी पूरा होने के आधार पर डिस्ट्रीब्यूशन और सॉर्टिंग इंजन

आवेदन दर्ज होने और एकत्र होने के बाद, प्रणाली का मुख्य भाग आता है: इंजन शिफ्ट लेआउटयह इंजन, पंजीकृत व्यक्तियों के अनुरोधों की जांच करता है और उन्हें कार्यक्रम में परिभाषित नियमों और क्षमताओं के अनुसार रखता है। नियम वही हैं जो प्रबंधक ने प्रत्येक विभाग, भूमिका और शिफ्ट के लिए एक बार निर्धारित किए हैं; प्रत्येक शिफ्ट में न्यूनतम और अधिकतम लोगों से लेकर भूमिका और लिंग के आधार पर क्षमता और दैनिक, साप्ताहिक और मासिक सीमाएँ। सिस्टम प्रत्येक अनुरोध के लिए यह नियंत्रित करता है कि क्या इस व्यक्ति को उस शिफ्ट में रखना इन सभी शर्तों के अनुरूप है या नहीं, और केवल यदि यह अनुरूप है, तो ही व्यवस्था करता है।

सजावट इंजन के एक ध्यान देने योग्य व्यवहारों में से एक, शिफ्ट की क्षमता की पूर्ति के स्तर के आधार पर अनुरोधों की क्रमबद्धता यह है। वह शिफ्ट जिसकी क्षमता लगभग पूरी हो चुकी है या जिसमें बिल्कुल स्थान नहीं है, उस शिफ्ट की तुलना में अलग प्राथमिकता रखती है जिसके पास अभी भी बहुत अधिक क्षमता है। इसका तर्क स्पष्ट है: पूरी होने के कगार पर शिफ्ट अत्यधिक संवेदनशील होती है और इसे जल्दी तय किया जाना चाहिए ताकि न केवल इसकी क्षमता बर्बाद न हो, बल्कि संभावित संघर्ष जल्दी से स्पष्ट हो जाएं। इसके विपरीत, खुले क्षमता वाले शिफ्ट अनुरोधों को स्थानांतरित करने के लिए अधिक लचीलापन प्रदान करते हैं। यह क्षमता-केंद्रित क्रमबद्धता यह सुनिश्चित करती है कि अंतिम कार्यक्रम का संयोजन अधिक संतुलित हो और वास्तविक कवरेज के करीब हो। पूरे प्रक्रिया में इस इंजन की स्थिति को समझने के लिए, मार्गदर्शिका की समीक्षा करें। शिफ्ट का प्रबंधन सिफ़ारिश की जाती है।

पुनर्विन्यास, तात्कालिक अवलोकन और अपूर्ण शिफ्ट की घोषणा

शिफ्ट योजनाबद्ध करना स्वाभाविक रूप से एक पुनरावर्ती कार्य है; यह दुर्लभ है कि पहले कदम में बनाई गई संरचना ही अंतिम संरचना हो। इसलिए, सिस्टम विकल्प पुनर्विन्यास प्रबंधक को उपलब्ध कराता है: प्रक्रिया को फिर से चलाने पर, सिस्टम शुरू से ही एक नया संयोजन बनाता है। यह प्रबंधक को विभिन्न लेआउट परिदृश्यों का परीक्षण करने, किसी नियम में बदलाव या नई अनुरोधों के जुड़ने के प्रभाव को देखने और अंत में एक ऐसा संयोजन चुनने की अनुमति देता है जो क्षेत्रीय कवरेज और अनुरोधों का सम्मान करने के दृष्टिकोण से अधिक स्वीकार्य है। पुनः लेआउट का अर्थ पिछली कार्य को फेंकना नहीं है; इसका मतलब है तुलना करने और सूचित विकल्प चुनने का अवसर होना।

की एक और विशेषता, है शिफ्ट योजना की स्थिति को तात्कालिक रूप से देखना अनुरोधों के प्रवेश के साथ-साथ। प्रणाली को प्रोग्राम बनाने के लिए अलग और लंबे चरण 'गणना शुरू करना' की आवश्यकता नहीं है; प्रत्येक अनुरोध के पंजीकरण के साथ ही जानकारी संसाधित करने योग्य होती है और प्रबंधक देख सकता है कि कितने लोगों ने अपना अनुरोध भेजा है, प्रत्येक शिफ्ट की क्षमता कितनी पूरी हुई है, कौन सी शिफ्टों में अभी क्षमता है और अनुरोधों की कुल स्थिति क्या है। यह वास्तविक समय की पारदर्शिता, महीने के प्रबंधन को 'पंजीकरण की समय सीमा समाप्त होने तक प्रतीक्षा करें और फिर व्यवस्थित करें' की स्थिति से बाहर निकालती है और सक्रिय अनुवर्ती की सुविधा देती है; उदाहरण के लिए, यदि समय सीमा समाप्त होने में केवल तीन दिन बचे हैं और सिर्फ आधे कर्मचारी ने पंजीकरण किया है, तो प्रबंधक जल्दी अनुवर्ती करेगा।

इस सूची का पहला मामला प्रणाली पर भरोसा करने के सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से है और इसे अलग से जोर देना योग्य है: Axis Puls एक शिफ्ट को अनिवार्य रूप से भरने के लिए नियमों की अनदेखी नहीं करता। यदि किसी भी आभासी संयोजन में बल सेक्शन के नियमों के अनुरूप नहीं है, तो प्रणाली का आउटपुट एक ऐसा तालिका है जो दिखने में पूरी लगती है लेकिन नियमों का उल्लंघन नहीं करती; बल्कि स्पष्ट घोषणा कि «यह शिफ्ट परिभाषित स्थितियों के अनुसार पूरा नहीं किया जा सकता» है ताकि प्रबंधक खुले दृष्टिकोण से प्रबंधन निर्णय ले सके; उदाहरण के लिए क्षमता की समीक्षा करे, सहायक कर्मचारियों का आवंटन करे या किसी विशेष नियम को संशोधित करे। यह व्यवहार सिस्टम के आउटपुट को जांचने योग्य और विश्वसनीय बनाए रखता है।

आदेशन के कारण की व्याख्या; यह व्यक्ति इस शिफ्ट में क्यों रखा गया?

किसी भी योजना प्रणाली के बारे में सबसे आम संदेहों में से एक यह है कि यह 'ब्लैक बॉक्स' है: एक तालिका दी जाती है लेकिन कोई नहीं जानता कि हर व्यक्ति ठीक उसी स्थान पर क्यों रखा गया है। Axis Puls प्रणाली इसी संदेह का उत्तर देने के लिए, उन मामलों में जहां निर्णय का तर्क स्पष्ट किया जा सकता है, व्यवस्था का कारण यह स्पष्ट करता है: क्यों एक व्यक्ति एक शिफ्ट में रखा गया, क्यों वह दूसरी शिफ्ट में नहीं रखा गया और कौन सी सीमा उसे उस शिफ्ट में रखने से रोक रही थी। उदाहरण के लिए, यह स्पष्ट हो सकता है कि एक नर्स की प्राथमिकता 1 की सुबह की शिफ्ट के लिए की गई अनुरोध उस शिफ्ट की पूर्ण क्षमता के कारण स्वीकार नहीं की गई और इसके बजाय उसकी प्राथमिकता 2 की शाम की शिफ्ट का अनुरोध पूरा किया गया; या किसी व्यक्ति का रात की शिफ्ट में न रखा जाना उस महीने में उसकी रात की शिफ्ट की अनुमति सीमा के कारण था।

इस पारदर्शिता का व्यावहारिक मूल्य तीन जगहों पर देखा जाता है। सबसे पहले, कार्यक्रम का बचाव आपत्तियों के सामने है; जब कोई कर्मचारी पूछता है कि उसकी मांग क्यों नहीं मानी गई, तो प्रबंधक सामान्य उत्तर देने के बजाय, विशेष कारण दिखाता है। दूसरा, कानूनों में सुधार है; अगर 'एक विशेष कानून के कारण अनकवर अनुरोधों' का एक दोहराया पैटर्न देखा जाए, तो प्रबंधक यह समझ जाएगा कि शायद उसी कानून की समीक्षा की आवश्यकता है। तीसरा, धीरे-धीरे विश्वास बनाना यह है; एक टीम जो कुछ महीनों तक निर्णयों के कारण को देखती है, वह अधिक आत्मविश्वास के साथ पंजीकरण का अनुरोध करती है और बाद के महीनों में उसकी भागीदारी बढ़ जाती है। इसी कारण से उत्पाद दस्तावेज़ इस बात पर ज़ोर देते हैं कि प्रबंधक को केवल अंतिम तालिका पर भरोसा करने की ज़रूरत नहीं है; वह सिस्टम के निर्णय तर्क की जांच कर सकता है और फिर अंतिम पुष्टि जारी कर सकता है।

प्रस्तावित शिफ्ट का संबंध इच्छित शिफ्ट और प्रारंभिक कदमों से

यह स्वाभाविक है कि यह सवाल उठे: अगर कोई प्रस्तावित शिफ्ट है, वांछित शिफ्ट. इसका क्या स्थान है? संक्षिप्त उत्तर यह है कि प्रस्तावित विधि में, कर्मचारी कहता है 'मैं इन शिफ्ट्स को पसंद करता हूँ' और सिस्टम कार्यक्रम बनाता है; लेकिन पसंदीदा विधि में, कर्मचारी कहता है 'स्वीकृत विकल्पों में से मैं इस शिफ्ट को चुनता हूँ' और सिस्टम उसी समय क्षमता और नियमों की जाँच करता है। प्रस्तावित विधि उन विभागों के लिए अधिक उपयुक्त है जहाँ प्रबंधक सभी अनुरोधों को एक साथ देखना चाहता है, विभागीय संतुलन खुद निर्धारित करना चाहता है और अंतिम संयोजन को अनुमोदित करना चाहता है; विशेष रूप से अस्पताल के अधिक जनसंख्या वाले विभागों में जैसे कि अस्पताल में भर्ती विभाग जहाँ 24 घंटे की कवर और भूमिकाओं का संयोजन संवेदनशील होता है। दूसरी विधि के पूर्ण विवरण को पसंदीदा शिफ्ट लेख में पढ़ें और बड़े चित्र के लिए, देखें शिफ्ट प्रबंधन गाइड वापस आओ।

किसी विभाग में सुझाए गए शिफ्ट का उपयोग शुरू करने के लिए, उत्पाद दस्तावेज़ के अनुसार सुझाया गया मार्ग इस प्रकार है: पहले विभाग की संरचना, भूमिकाएँ, शिफ्ट और उनकी क्षमताएँ एक बार सिस्टम में परिभाषित की जाती हैं; फिर कर्मचारी विभाग के विशिष्ट कोड के साथ सदस्य बनते हैं और उनकी भूमिका प्रबंधक द्वारा अनुमोदित की जाती है; इसके बाद अनुरोध दर्ज करने की समय सीमा घोषित की जाती है और प्रत्येक व्यक्ति अपनी प्राथमिकताएँ दर्ज करता है; शेड्यूलिंग इंजन कार्यक्रम तैयार करता है और प्रबंधक समीक्षा करने के बाद और यदि आवश्यक हो तो पुनर्व्यवस्था करके अंतिम संस्करण को अनुमोदित करता है। यदि महीने के बीच में किसी बदलाव की आवश्यकता होती है, तो मार्ग छुट्टी प्रबंधन और शिफ्ट आवंटन यह प्रक्रिया जारी है। उपचार विभागों जैसे अनुभव नर्सों की शिफ्ट दिखाती है कि जितना अधिक विभाग के नियमों को सटीक रूप से परिभाषित किया जाएगा, उतना ही आउटपुट लेआउट वास्तविकता के करीब होगा और मैनुअल सुधार की आवश्यकता कम होगी; और इस सटीकता के मूल सिद्धांत आप शिफ्ट सेटिंग और शिफ्ट नियंत्रण में देख सकते हैं।