Lista de reunión | Agenda, acta y seguimiento sin olvidos

📌 En resumen

Tres etapas: antes con agenda, durante con tiempo y después con seguimiento.
Envía la agenda un día antes con tiempo, ponente y resultado por punto.
Registra el acta en vivo y convierte cada decisión en acción con responsable y fecha.
Guarda los 22 pasos en Axis Puls con fecha y aviso.
Ver también la wiki de planificación de reuniones.

1. ¿Por qué se estancan las reuniones?

Muchas reuniones fallan por falta de estructura: agenda tardía, roles poco claros, debate disperso y cierre sin decisión asignada. El resultado es tiempo reunido sin avance visible. La lista mueve al equipo de la memoria al registro escrito. Ver planificación de reuniones.

Señales de desorden

Invitación sin agenda, llegadas tarde, una voz dominante y cierres vagos indican falta de método común, no falta de talento.

Qué resuelve la lista

Resuelve olvidos de preparación, dispersión y decisiones perdidas. Con los tres bajo control, la reunión es más corta y resolutiva.

2. ¿Cómo escribir la agenda?

Responde por qué nos reunimos, qué puntos tratamos, cuánto dura cada uno y qué resultado esperamos. Escribe cada punto con verbo y salida, por ejemplo decidir el descuento en 15 minutos con informe de Sara y salida elegir un escenario.

Cuándo enviarla

Punto	Tiempo	Ponente	Salida
Revisar acciones	5 min	Secretaría	Estado y cierre
Informe mensual	10 min	Ventas	Foto común y tres notas
Decidir descuento	15 min	Producto	Elegir escenario con dueño
Tiempos de salida	10 min	Proyecto	Fecha y dueño por parte

Envía la agenda un día laborable antes con archivos adjuntos. Si un punto no está listo, muévelo. Defender la agenda respeta a todos. Ver guía completa de listas.

3. ¿Cómo preparar invitación y sala?

Indica por qué cada persona está invitada, su rol y qué debe traer. Asigna decisor, ponente, asesor, secretario y guardián del tiempo. Si alguien solo necesita informarse, envíale el acta.

Sala presencial

Reserva con aforo adecuado, prepara pizarra, notas, agua y cargadores. Llega diez minutos antes y revisa luz y temperatura.

Sala en línea

Incluye enlace y clave, adjunta agenda, abre las diapositivas, prueba audio y cámara, y fija reglas: micrófonos cerrados, chat para opinar y un orador a la vez.

4. ¿Cómo gestionar tiempo y voces?

Anuncia el inicio de cada punto y avisa cinco minutos antes del fin. Aparca temas nuevos con su tiempo y vuelve al punto. Pide voces breves de dos minutos sin interrumpir. Si un intercambio solo αφορά a dos, muévelo a charla posterior.

Desvíos y desacuerdos

Lleva el desacuerdo al criterio: qué criterio decide y cómo puntúa cada opción. Si faltan datos, decide de forma condicional con fecha de revisión.

5. ¿Cómo registrar el acta?

Escribe durante o justo después; la demora borra detalles. Para cada acuerdo anota decisión, acción, responsable y fecha. Usa verbo, dueño y fecha en vez de frases generales.

Plantilla breve

Identidad de sesión, objetivo en una frase, decisiones por orden, acciones con fecha, temas aparcados y próxima sesión. Lee el borrador en voz alta y envía la final el mismo día.

Dónde guardarla

Rol	Tarea	Salida
Facilitador	Guía y cierra puntos	Punto cerrado con decisión
Secretario	Registra decisión y fecha	Borrador al final
Tiempo	Anuncia tiempos	Fin puntual

En lugar fijo compartido, no en un chat personal. En Axis Puls crea la reunión como plan grupal con acta y lista dentro. Ver planificación en grupo.

6. ¿Cómo hacer seguimiento?

Convierte cada acuerdo en acción con dueño, fecha y aviso. Revisa a mitad de plazo y en la próxima apertura clasifica: hecho, en curso con nueva fecha o pide nueva decisión.

Buena acción

Una frase con entrega, persona y fecha: Sara envía la comparativa el martes a las 16:00 en el grupo. Evita dueños dobles.

Si algo se retrasa

Anuncia pronto con nueva fecha y motivo breve. Convierte la dependencia en acción separada y habla de bloques, no de culpas.

7. Lista interactiva en 22 pasos

Marca cada paso y mira el progreso. Guarda los mismos 22 en Axis Puls con fecha y aviso.

8. ¿Cómo guardarla en Axis Puls?

Abre añadir plan, escribe título con fecha y hora, y pega los 22 pasos como lista interna. Cada paso es una fila marcable con aviso del plan. Para grupos crea plan grupal con agenda y acta visibles. Crea desde añadir plan, revisa en Hoy y línea de tiempo. Ver guía completa y wiki de reuniones.

❓ Preguntas sobre la lista de reunión

Antes con agenda y preparación, durante con tiempo y acta, y después con acciones y seguimiento. Son 22 pasos marcables que puedes guardar en Axis Puls.

Escribe objetivo, tiempo, ponente y resultado por punto y envíala un día antes. Deja fuera los puntos sin resultado claro.

Registra decisión, responsable, fecha y criterio en la misma reunión. Usa verbo, responsable y fecha, y envía la versión final el mismo día.

Convierte cada decisión en acción con responsable y fecha en Hoy o un plan grupal. Añade aviso y repasa tres minutos en la próxima reunión.

De 30 a 45 minutos suele bastar para un tema enfocado; más tiempo pide pausas. Si pasa de una hora, divide en dos sesiones.

Envía enlace, agenda y roles antes, mantén micrófonos cerrados, abre las diapositivas y entra diez minutos antes. Escribe el acta compartida a la vista.

Aparca el tema lateral con su tiempo y vuelve al punto actual. Un guardián del tiempo ayuda con avisos amables.

Abre añadir plan, escribe los 22 pasos como lista interna y pon fecha y aviso. Para grupos crea un plan grupal. La wiki de reuniones ayuda con tiempos.