Definition von Schichtregeln; Struktur und Kapazität der Schichtplanung

Eine Regel wird einmal definiert und jeden Monat ausgeführt

In der traditionellen Methode muss der Head Nurse oder Schichtverantwortliche jeden Monat alle Regeln von Grund auf im Kopf durchgehen: Wer wie viele Nachtschichten im Monat haben kann, welche Abteilung mindestens wie viele Personen benötigt, die Einschränkungen jeder Rolle und dutzende andere kleine Punkte. Mit zunehmender Anzahl von Personen und Regeln dauert dieses mentale Durchgehen Tage, und eine kleine Änderung kann mehrere Teile des Plans durcheinanderbringen. Definition der Schichtregeln in Axis Puls ist genau dafür konzipiert, diesen wiederholten Zyklus zu beenden.

So sieht die Sache aus: Aufbau der Einrichtung, Abteilungen, Rollen, Schichten und Einschränkungen. einmal Sie werden im System definiert. Danach wendet das System beim Erstellen neuer Programme in den folgenden Monaten dieselben Regeln automatisch im Layoutprozess an. Der Sammlungsleiter muss nicht jeden Monat alle Regeln von Grund auf überprüfen; es reicht, die Struktur genau definiert zu haben und die monatlichen Ergebnisse zu kontrollieren und zu genehmigen. Das bedeutet, dass der traditionelle Prozess „SMS und Papier, manuelle Erfassung, Tabellenkalkulation und zahlreiche Korrekturen“ einem strukturierten Ablauf weicht: Regeln definieren, Anfragen erfassen, automatische Überprüfung, Layout, Einschränkungen kontrollieren, genehmigen und anschließend Änderungen verwalten und Berichte erstellen.

Der wichtige Punkt ist, dass dieses Prinzip die Verantwortung des Managers nicht verringert, sondern die Art seiner Arbeit verändert. Der Manager legt weiterhin die Regeln fest, überprüft die Ergebnisse und trifft die endgültige Entscheidung; aber er muss nicht mehr jeden Monat eine große Menge an wiederholten Berechnungen und manuellen Kontrollen von Grund auf neu durchführen. Je genauer die anfängliche Definition ist, desto zuverlässiger werden die monatlichen Anordnungen sein; daher ist die Zeit, die für die richtige Definition der Struktur aufgewendet wird, eine Investition für alle kommenden Monate.

Struktur des Sets; von der Definition des Krankenhauses bis zur Definition der Schicht

Die Strukturierung des Sets in Axis Puls erfolgt Schritt für Schritt und vom Ganzen zum Detail. Diese Reihenfolge wurde bewusst gewählt, damit jede Schicht auf der vorherigen aufbaut und die Regeln jedes Abschnitts genau und unabhängig einstellbar sind. Im Folgenden werden wir jede der vier Phasen mit praktischen Details durchgehen.

Dieses System ist nicht auf Krankenschwestern beschränkt und kann von jeder Arbeitskraft mit Schichtplan genutzt werden; von Ärzten und Sicherheits- und Wachpersonal bis hin zu Service- und administrativen Schichtkräften. Da jeder Bereich seine eigenen Regeln hat, kann eine große Organisation, anstatt mehrere verstreute Prozesse zu haben, alle ihre Schichtkräfte in einem einzigen System verwalten. Genau diese Integration ist die Hauptbotschaft des Systems für die oberen Führungskräfte und wird im Artikel Schichtmanagement ausführlich erklärt.

Schichtkapazität; von der Mindestanzahl an Personen bis zu den zeitlichen Obergrenzen

Eine Schicht ohne Festlegung der Kapazität zu definieren, ist wie einen Plan ohne Raster zu erstellen. In Axis Puls können für jede Schicht verschiedene Beschränkungen festgelegt werden: Mindestanzahl an Personen, Höchstanzahl an Personen, Kapazität basierend auf der Rolle, Kapazität basierend auf dem GeschlechtVerschiedene Mindest- und Höchstwerte, Zeitbeschränkungen, tägliche Beschränkungen, wöchentliche Beschränkungen, monatliche Beschränkungen und andere erforderliche Regeln der Gruppe. Diese Vielfalt sorgt dafür, dass das System nicht nur weiß, „diese Person muss Schicht haben“, sondern auch weiß, wer, in welchem Bereich, mit welcher Rolle, zu welcher Zeit, unter welchen Bedingungen und in welcher Kapazität in einer Schicht eingesetzt werden kann.

Betrachten wir ein konkretes Beispiel: Die Nachtschicht auf der Intensivstation kann mindestens drei Personen erfordern, von denen mindestens zwei Pflegekräfte sind, die Obergrenze für jede Nachtschicht pro Monat ist begrenzt, und es wird eine spezifische Geschlechterzusammensetzung eingehalten. Sobald diese Bedingungen im System erfasst sind, prüft die Layout-Engine alle diese Bedingungen gleichzeitig bei der Platzierung jeder Person. Wenn es nicht möglich ist, die richtige Person gemäß den definierten Bedingungen einzusetzen, verstößt das System nicht gegen das Gesetz, sondern erklärt vielmehr, dass die Schicht nicht gemäß den definierten Bedingungen für die Managemententscheidung des Managers abgeschlossen werden kann. Dieses Verhalten hält die Systemausgabe verifizierbar und zuverlässig.

Die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Einschränkungen zusammen bilden eine mehrschichtige Tour: Die tägliche Begrenzung verhindert momentanes Überarbeiten, das wöchentliche Maximum hält den Arbeitsrhythmus ausgewogen, und das monatliche Maximum unterstützt die langfristige Fairness bei der Schichteinteilung. Wenn diese drei Schichten mit der Kapazität und dem Geschlecht kombiniert werden, hat das System ein vollständiges Bild davon, „wer wo sein kann“, und der Planer muss diese Berechnungen nicht mehr manuell und geistig durchführen.

Mitgliedschaft der Mitarbeiter mit Abteilungscode und Rollenbestätigung durch den Manager

Die Definition der Struktur bleibt unvollständig, wenn das geordnete Einführen von Mitarbeitern fehlt. Auch für diese Phase hat Axis Puls einen klaren Weg, damit der Manager die Mitgliedschaft der Personen in den Abteilungen und ihre Rolle kontrollieren kann. Für jede Abteilung ein Spezialcode Es wird erstellt; die Mitarbeiter geben den Code der gewünschten Abteilung im System ein und die Informationen dieser Abteilung werden ihnen angezeigt. Dann senden sie eine Mitgliedschaftsanfrage, wählen ihre Rolle aus, der Manager überprüft die Anfrage, korrigiert bei falscher Rolle diese und am Ende wird die Anfrage genehmigt. Nach der Genehmigung wird die Person entsprechend ihrem Zugriffslevel in den Planungsprozess aufgenommen.

Dieser scheinbar einfache Prozess hat drei große Vorteile. Erstens verhindert er, dass nicht verwandte Personen Zugriff auf das Programm jeder Abteilung erhalten; ohne Abteilungscode ist eine Mitgliedschaft nicht möglich. Zweitens ist die Rolle jeder Person von Anfang an klar und bestätigt; somit werden rollenspezifische Kapazitäten (z. B. mindestens zwei Krankenschwestern pro Schicht) auf der Grundlage korrekter Daten berechnet. Drittens hat der Manager vom ersten Tag an ein klares Bild von der Zusammensetzung des Teams jeder Abteilung und kann Personaländerungen – wie die Versetzung einer Person zwischen Abteilungen – durch Anpassung der Mitgliedschaft verwalten und nicht durch manuelles Manipulieren der Tabelle.

Fehlerfreie Implementierung; gute Struktur schafft gute Anordnung

Die Beziehung zwischen Struktur und Anordnung ist die Beziehung zwischen Plan und Gebäude: Je genauer der Plan, desto zuverlässiger das Gebäude. Wenn das Ensemble, die Teile, Rollen, Schichten, Kapazitäten und Mitgliedschaften richtig definiert sind, kann der Layout-Motor die Anfragen der Mitarbeiter bearbeiten – sei es auf die Weise Vorgeschlagene Schicht Und auf welche Weise Schicht nach Wunsch Es sollte - nach denselben Regeln überprüft und in das Programm aufgenommen werden. Wenn die Struktur chaotisch definiert wird, wird auch die Layout-Engine keinen verlässlichen Output liefern; daher ist Sorgfalt in dieser Phase eine Einsparung in allen nachfolgenden Schritten.

Zum Start wird empfohlen, zunächst einen Abschnitt vollständig umzusetzen: Struktur, Rollen, Schichten, Kapazitäten und Mitgliedschaft der Mitglieder. Führen Sie einen echten Layout-Zyklus nur mit diesem einen Abschnitt durch. Urlaub und Übertragung Probieren Sie es aus und sehen Sie sich die Berichte an; dann erweitern Sie das angepasste Muster auf andere Bereiche. Dieser schrittweise Weg erleichtert sowohl die Schulung des Teams als auch die frühzeitige Erkennung von Regeldefinierungsfehlern. Die Details der Ausführungsschritte finden Sie im Artikel Einrichtung, Testphase und Preis , und einen Überblick über das System können Sie im umfassenden Leitfaden Schichtmanagement nachlesen.