Vorgeschlagene Schicht und intelligentes Schichtmanagement

Was ist eine vorgeschlagene Schicht und welches Problem löst sie?

In vielen Krankenhäusern und Schichtbetrieben beginnt der Monat mit einem gemeinsamen Problem: Dutzende von Personen melden ihre Schichtwünsche über verschiedene Wege; einer schickt eine SMS, einer schreibt in einer Messenger-Gruppe, einer koordiniert telefonisch und einer gibt sie auf Papier ab. Der Head Nurse oder Schichtleiter muss diese verstreuten Anfragen zusammenfügen, die Regeln jedes Bereichs und jeder Rolle im Gedächtnis behalten, die Kapazität jeder Schicht prüfen und am Ende einen Plan erstellen, der sowohl die Abteilung abdeckt als auch so weit wie möglich den Vorlieben der Mitarbeiter entgegenkommt. Mit zunehmender Anzahl an Teammitgliedern und komplexeren Regeln wird diese scheinbar einfache Aufgabe zu einem mehrtägigen Prozess, bei dem bei jeder kleinen Änderung mehrere Teile neu angepasst werden müssen.

Vorgeschlagene Schicht ist eine der beiden Hauptmethoden zur Registrierung von Anfragen im Axis Puls-System, die genau für dieses Problem entwickelt wurde. Bei dieser Methode wählen die Mitarbeiter die Tage und Schichten, die sie bevorzugen, im System aus und für jede Auswahl priorisiert die Anfrage. Sie identifizieren sich selbst. Alle diese Anfragen werden an einem Ort gesammelt, der Header sieht sie gleichzeitig, und die Systemlayout-Engine verwendet beim Erstellen des Programms dieselben Anfragen als Berechnungsgrundlage. Einfach ausgedrückt: Statt des Pfades "SMS und Papier ← manuelle Sammlung ← subjektive Überprüfung von Regeln ← Tabellierung ← mehrere Korrekturen" wird der Pfad "strukturierte Aufzeichnung ← automatische Aggregation ← regelbasierte Überprüfung ← Anordnung ← Zustimmung des Managers" ersetzt. Diese Methode ist Teil des umfassenden Leitfadens zur Schichtverwaltung von , und zusammen mit der zweiten Methode, , bestehtaus zwei Systemanforderungsregistrierungspfaden.

Registrierung von Priorität 1 bis 3 und Aggregation von Anfragen in eine

-Struktur Das Herzstück der vorgeschlagenen Methode ist das Konzept der "Priorität". Der Mitarbeiter sagt nicht nur, welche Schicht er möchte, sondern auch, wie sehr er oder sie jede Schicht möchte Will. Laut den Produktdokumentationen sind drei Prioritätsstufen für Anfragen vorgesehen: Priorität 1 bedeutet sehr wünschenswert, Priorität 2 bedeutet wünschenswert und Priorität 3 bedeutet bevorzugt. Diese einfache Einstufung macht einen großen Unterschied, da das System beim Planen erkennt, welche Anfragen für die Person wichtiger sind, und im Falle eines Konflikts zwischen den Anfragen mehrerer Personen für eine begrenzte Kapazität auf Basis dieser Prioritäten und Abteilungsregeln entscheiden kann. Zum Beispiel trägt eine Krankenschwester, die für die Nachtprüfung ihres Kindes unbedingt Tagschicht haben muss, diesen Tag mit Priorität 1 ein und die Schicht, die sie nur bevorzugt, mit Priorität 3; das System berücksichtigt diesen Unterschied in der Intensität bei den Berechnungen.

Ein wichtiger Punkt ist, dass das Zusammenführen der Anfragen nicht nur ein „Sammeln“ ist; jede Anfrage ist mit der Identität der Person, ihrer Rolle, dem entsprechenden Bereich und den geltenden Regeln für diese Schicht verbunden. Das heißt, wenn dreißig Personen in einem Bereich eine Anfrage stellen, sieht Hedenres nicht nur die Liste der Wünsche, sondern auch den Status jeder Anfrage in Bezug auf Kapazität und Vorschriften. Genau diese Verbindung ermöglicht die nächste Phase, nämlich die Planung. Wenn die Struktur Ihres Sets noch nicht gesetzlich geregelt ist, lesen Sie den Artikel Schichtplanung. Es hilft, die Prinzipien der gesetzesbasierten Einsatzplanung besser zu verstehen, und für ein Verständnis der Nachkontrolle der Einsatzplanung ist der Artikel Schichtkontrolle der nächste zu studierende Weg.

Der Einsatz- und Sortiermotor basierend auf Kapazitätsauslastung

Nachdem die Anfragen registriert und zusammengefasst wurden, kommt der Hauptteil des Systems: Schichtplanungsmotor. Dieser Motor prüft die Anfragen der angemeldeten Personen und platziert sie entsprechend den im Programm definierten Regeln und Kapazitäten. Die Regeln sind dieselben, die der Manager einmal für jede Abteilung, Rolle und Schicht definiert hat; vom Minimum und Maximum an Personen pro Schicht über die Kapazität nach Rolle und Geschlecht bis hin zu täglichen, wöchentlichen und monatlichen Einschränkungen. Das System prüft für jede Anfrage, ob die Platzierung dieser Person in dieser Schicht mit all diesen Bedingungen vereinbar ist, und führt die Planung nur durch, wenn dies der Fall ist.

Eines der bemerkenswerten Verhaltensweisen des Einsatzplanungsmotors, Die Sortierung der Anfragen basiert auf dem Auslastungsgrad der Schichten . Eine Schicht, deren Kapazität nahezu erschöpft ist oder kein Platz mehr verfügbar ist, wird in einer anderen Priorität behandelt als eine Schicht, die noch viel Kapazität hat. Die Logik dahinter ist klar: Schichten, die kurz vor der Kapazitätsgrenze stehen, sind sensibler und müssen schneller entschieden werden, damit sowohl ihre Kapazität nicht verschwendet wird als auch mögliche Konflikte frühzeitig erkannt werden. Im Gegensatz dazu bieten Schichten mit freier Kapazität mehr Flexibilität bei der Verschiebung von Anfragen. Diese kapazitätsbasierte Sortierung sorgt dafür, dass die endgültige Programmzusammenstellung ausgewogener ist und der tatsächlichen Deckung näherkommt. Um die Position dieses Motors im gesamten Prozess zu verstehen, wird empfohlen, das zur Schichtverwaltung von -Handbuch zu überprüfen.

Neuanordnung, Momentaufnahme und Meldung von nicht abschließbaren Schichten

Die Schichtplanung ist von Natur aus eine sich wiederholende Aufgabe; es kommt nur selten vor, dass die im ersten Schritt erstellte Kombination auch die endgültige ist. Aus diesem Grund stellt das System die Option Umplanung dem Manager zur Verfügung: Durch erneutes Ausführen des Prozesses erzeugt das System von Anfang an eine neue Kombination. Dies ermöglicht es dem Manager, verschiedene Anordnungsszenarien zu prüfen, die Auswirkungen einer Regeländerung oder das Hinzufügen neuer Anfragen zu sehen und schließlich eine Kombination auszuwählen, die bezüglich Bereichsabdeckung und Einhaltung der Anfragen akzeptabler ist. Neuanordnung bedeutet nicht, die vorherige Arbeit wegzuwerfen; es bedeutet, die Möglichkeit für einen Vergleich und eine bewusste Auswahl zu haben.

Weitere Funktion, Sofortige Übersicht über den Programmstatus Parallel zum Eingang der Anträge. Das System benötigt für die Erstellung des Plans keine separate und lange Phase „Berechnungsstart“; gleichzeitig mit der Registrierung jeder Anfrage sind die Informationen verarbeitbar und der Leiter kann sehen, wie viele Personen ihren Antrag eingereicht haben, wie viel von der Kapazität jeder Schicht bereits belegt ist, welche Schichten noch Kapazität haben und wie der allgemeine Status der Anträge ist. Diese momentane Transparenz bringt die Monatsverwaltung aus dem Zustand „Warten bis zum Ende der Anmeldefrist und dann mit dem Planen beginnen“ heraus und ermöglicht eine aktive Verfolgung; zum Beispiel, wenn drei Tage vor Ablauf der Frist erst die Hälfte der Teammitglieder registriert ist, wird der Leiter früher nachverfolgen.

Der erste Punkt auf dieser Liste gehört zu den wichtigsten Prinzipien des Vertrauens in das System und verdient es, gesondert betont zu werden: Axis Puls ignoriert beim obligatorischen Ausfüllen einer Schicht nicht die Regeln. Wenn keine virtuelle Kombination der Teammitglieder mit den Abteilungsregeln übereinstimmt, liefert das System eine scheinbar vollständige, aber nicht gesetzeswidrige Tabelle; vielmehr gibt eine klare Mitteilung ‚Diese Schicht kann unter den definierten Bedingungen nicht besetzt werden‘ , damit der Manager mit offenen Augen eine Verwaltungsentscheidung treffen kann; beispielsweise die Kapazität überprüfen, zusätzliche Teammitglieder zuweisen oder eine spezielle Regel ändern. Dieses Verhalten hält die Systemausgabe überprüfbar und zuverlässig.

Erklärung des Grundes für die Anordnung; warum wurde diese Person für diese Schicht eingeteilt?

Eines der häufigsten Bedenken gegenüber jedem Planungssystem ist, dass es eine "Black Box" ist: Es wird ein Zeitplan geliefert, aber niemand weiß, warum jede Person genau dort eingeordnet wurde. Das Axis Puls-System wurde entwickelt, um auf dieses Bedenken zu reagieren, in Fällen, in denen die Entscheidungslogik nachvollziehbar ist, Grund für die Anordnung Es wird festgelegt: Warum eine Person in einer Schicht eingeteilt wurde, warum sie nicht in einer anderen Schicht eingeteilt wurde und welche Einschränkung ihre Einteilung verhindert hat. Zum Beispiel kann festgestellt werden, dass die Anfrage der Priorität 1 einer Krankenschwester für die Morgenschicht aufgrund der vollen Kapazität dieser Schicht nicht berücksichtigt wurde und stattdessen ihre Anfrage der Priorität 2 für die Nachmittagsschicht abgedeckt wurde; oder dass eine Person nicht in der Nachtschicht eingeteilt wurde, weil sie das zulässige Nachtschichtlimit in diesem Monat erreicht hatte.

Der praktische Wert dieser Transparenz zeigt sich an drei Stellen. Erstens, Verteidigung des Programms Er steht dem Widerspruch gegenüber; wenn ein Mitarbeiter fragt, warum sein Antrag nicht berücksichtigt wurde, zeigt der Vorgesetzte statt einer allgemeinen Antwort den konkreten Grund. Zweitens, Die Änderung der -Gesetze; wenn ein wiederkehrendes Muster von „nicht abgedeckten Anfragen aufgrund eines bestimmten Gesetzes“ gesehen wird, erkennt der Manager möglicherweise, dass dasselbe Gesetz überdacht werden muss. Drittens ist der schrittweise Vertrauensaufbau ; ein Team, das einige Monate die Gründe für Entscheidungen sieht, stellt Anfragen mit größerem Vertrauen und nimmt in den folgenden Monaten aktiver teil. Aus diesem Grund betonen die Produktunterlagen, dass der Manager nicht ausschließlich einer endgültigen Tabelle vertrauen muss; er kann die Logik der Systementscheidung überprüfen und dann die endgültige Genehmigung erteilen.

Verhältnis der vorgeschlagenen Schicht zur gewünschten Schicht und Startschritte

ist es natürlich, dass diese Frage auftaucht: Wenn es eine vorgeschlagene Schicht gibt, , besteht Welche Stellung hat es? Die kurze Antwort lautet, dass beim vorgeschlagenen Verfahren der Mitarbeiter sagt: „Diese Schichten bevorzuge ich“ und das System den Plan erstellt; beim Wunschverfahren hingegen sagt der Mitarbeiter: „Unter den zulässigen Optionen wähle ich diese Schicht“ und das System überprüft in diesem Moment Kapazität und Regeln. Das vorgeschlagene Verfahren eignet sich besser für Abteilungen, in denen der Leiter alle Anfragen auf einmal sehen, die Balance der Abteilung selbst einstellen und die endgültige Zusammensetzung genehmigen möchte; insbesondere in stark frequentierten Krankenhausabteilungen wie den Stationen, wo die Nacht- und Rollenbesetzung sensibel ist. Die vollständigen Details der zweiten Methode finden Sie im Artikel über Wunschschichten, und für einen umfassenderen Überblick wenden Sie sich an , den Leitfaden für Schichtmanagement .

Um die vorgeschlagene Schicht in einer Abteilung zu nutzen, verläuft der vorgeschlagene Weg laut Produktdokumentation wie folgt: Zunächst werden die Abteilungsstruktur, Rollen, Schichten und deren Kapazitäten einmal im System definiert; dann werden die Mitarbeiter mit dem spezifischen Abteilungscode Mitglied und ihre Rolle wird vom Manager genehmigt; danach wird die Frist für die Einreichung von Anträgen bekannt gegeben und jede Person trägt ihre Prioritäten ein; die Planungs-Engine erstellt den Plan und der Manager überprüft ihn und genehmigt die endgültige Version nach Bedarf nach einer Neuordnung. Wenn Mitte des Monats eine Änderung notwendig ist, ist der Weg für Urlaubsverwaltung und Schichtübertragungen derselbe Prozess. Erfahrungen aus medizinischen Abteilungen wie Schichten von Pflegepersonal zeigen, dass je genauer die Abteilungsregeln definiert sind, desto näher das Planungsergebnis der Realität kommt und desto weniger manuelle Korrekturen erforderlich sind; und die grundlegenden Prinzipien dieser Genauigkeit können Sie in Schichtplanung. und Schichtkontrolle nachlesen.