شیفت بیمارستان | تنظیم یکپارچه شیفت‌ها در کل مجموعه

۱. چگونه شیفت بیمارستان را تنظیم کنیم؟

پرسش اصلی مدیران بیمارستان همین است: چگونه شیفت بیمارستان را تنظیم کنیم وقتی هر بخش قانون خودش را دارد و هر گروه نیرو با ریتم خودش کار می‌کند؟ پاسخ کوتاه این است که تنظیم شیفت در سطح بیمارستان، مسئله «چیدن» نیست؛ مسئله «ساختاردهی» است. تا وقتی ساختار مجموعه شامل بخش‌ها، نقش‌ها، شیفت‌ها و ظرفیت‌ها نوشته نشده باشد، هر برنامه ماهانه از صفر شروع می‌شود و همان رفت‌وبرگشت‌های ماه قبل تکرار می‌گردد. اما وقتی این ساختار یک بار ثبت شود، برنامه هر ماه روی همان ریل حرکت می‌کند و انرژی مدیران به‌جای بازسازی جدول، صرف نظارت و تصمیم‌گیری می‌شود. در برخی مجموعه‌ها که از روش پراکنده به روش ساختاریافته آمده‌اند، بخش قابل‌توجهی از زمان در روش سنتی صرف جمع‌آوری درخواست‌ها از کانال‌های مختلف و راستی‌آزمایی آن‌ها می‌شود، نه خود چینش نهایی (مثال، نه آمار قطعی؛ در دوره آزمایشی خودتان بسنجید).

نکته منصفانه این است که روش دستی برای مجموعه‌های بسیار کوچک با ترکیب پایدار نیروها، هنوز سریع و کم‌هزینه است و حس کنترل مستقیم به مدیر می‌دهد. مشکل از جایی شروع می‌شود که تعداد بخش‌ها زیاد شود، قوانین هر بخش با بخش دیگر فرق کند و مرخصی‌ها و جابه‌جایی‌ها پشت سر هم بیاید. در این نقطه، حافظه و دفترچه دیگر جواب نمی‌دهد و هر تغییر کوچک می‌تواند چند قسمت از برنامه را جابه‌جا کند. پس پرسش درست این نیست که روش فعلی می‌تواند برنامه تولید کند یا نه، بلکه این است که آیا می‌توان همان فرآیند را سریع‌تر، قابل ردیابی‌تر و با کنترل خودکار محدودیت‌ها انجام داد؟ سامانه دقیقاً برای همین سؤال طراحی شده است: فرآیند سنتی پیامک و کاغذ و جدول‌سازی دستی را به فرآیندی ساختاریافته از تعریف قوانین تا چیدمان و تأیید و گزارش‌گیری تبدیل می‌کند.

مسیر ساختاریافته تنظیم شیفت بیمارستان چیست؟

مسیر پیشنهادی چهار گام دارد: نخست ساختار مجموعه شامل بخش‌ها و نقش‌ها و شیفت‌های هر بخش یک بار تعریف می‌شود؛ سپس ظرفیت و شرایط هر شیفت شامل حداقل و حداکثر و سقف‌های زمانی ثبت می‌گردد؛ بعد کارکنان با کد اختصاصی بخش عضو می‌شوند و درخواست‌ها در بازه مشخص داخل سامانه جمع می‌شود؛ و در پایان چیدمان بر اساس همان قوانین اجرا و خروجی برای بررسی و امضا به کارتابل می‌رود. چون قوانین از قبل نوشته شده است، هنگام چیدمان نیازی به یادآوری شفاهی محدودیت‌ها نیست و وضعیت تکمیل ظرفیت هر شیفت به‌صورت لحظه‌ای دیده می‌شود. مدیر می‌بیند چه تعداد درخواست ثبت شده، کدام شیفت‌ها هنوز ظرفیت دارند و تصویر کلی برنامه چه وضعیتی دارد.

مهم‌ترین اثر این نظم، حذف رفت‌وبرگشت‌های تکراری است. درخواست، نظر ثبت‌شده و قابل استناد است نه پیام گم‌شده؛ مرخصی داخل همان لیست شیفت ثبت می‌شود نه در گفت‌وگوی جدا؛ و هر تغییر، برنامه را بازنویسی می‌کند نه این‌که مدیر را مجبور به بازسازی دستی کل جدول نماید. هدنرس همچنان مدیر بخش خود است، مترون بر بخش‌های زیرمجموعه نظارت می‌کند و رئیس بیمارستان تصویر کل مجموعه و گزارش فعالیت‌های مدیریتی را می‌بیند؛ فقط بخش محاسباتی و تکراری کار به سامانه سپرده می‌شود. به همین دلیل می‌گوییم سامانه قرار نیست جای مدیر را بگیرد؛ قرار است کار محاسباتی و تکراری برنامه‌ریزی کمتر شود.

۲. چگونه ساختار بخش‌ها و نقش‌های بیمارستان را یک بار تعریف کنیم؟

مهم‌ترین مفهوم سامانه در همین بخش است: قانون یک بار تعریف می‌شود، اما هر ماه دوباره اجرا می‌شود. مدیر لازم نیست هر ماه همه قوانین را از ابتدا بررسی کند؛ ساختار مجموعه، بخش‌ها، نقش‌ها، شیفت‌ها و محدودیت‌ها در سامانه تعریف می‌شوند و پس از آن، هنگام ایجاد برنامه‌های جدید، همان قوانین در فرآیند چیدمان اعمال می‌گردد. این یعنی دانش برنامه‌ریزی از حافظه افراد به قانون نوشته‌شده منتقل می‌شود و با رفتن یک مسئول باتجربه، نظم بخش از بین نمی‌رود. برای بیمارستانی که چند بخش با اقتضای متفاوت دارد، همین انتقال دانش، ارزشمندترین دارایی است.

سامانه محدود به پرستاران نیست و می‌تواند برای هر نیرویی که دارای برنامه شیفتی است استفاده شود؛ از جمله پرستاران، پزشکان، حراست، نگهبانی، خدمات، نیروهای اداری شیفتی و سایر کارکنان دارای برنامه کاری شیفتی. برای هر گروه، بخش و نقش و شیفت مخصوص خودش تعریف می‌شود تا اقتضای کاری هر گروه حفظ شود. در عین حال، ساختار همه گروه‌ها در یک سامانه ثبت می‌گردد تا مدیر به‌جای چند فرآیند پراکنده، یک ساختار یکپارچه برای تعریف قوانین، برنامه‌ریزی، تغییرات و گزارش‌ها داشته باشد. همین ترکیب «تنوع قوانین در عین یکپارچگی مشاهده» پاسخ عملی به پرسش برنامه‌ریزی نیروی انسانی بیمارستان است.

چهار مرحله ساختاردهی مجموعه چیست؟

مرحله اول تعریف مجموعه است: بیمارستان یا مرکز درمانی در سامانه ثبت می‌شود. مرحله دوم تعریف بخش‌هاست: بخش‌های مختلف مجموعه ایجاد می‌شوند و برای هر بخش می‌توان قوانین و شرایط مخصوص همان بخش را تعریف کرد؛ برای نمونه ممکن است قوانین بخش مراقبت ویژه با بخش عمومی متفاوت باشد. مرحله سوم تعریف نقش‌هاست: نقش‌های موردنیاز هر بخش مانند پرستار، پزشک، نگهبان، خدمات و حراست مشخص می‌شوند. مرحله چهارم تعریف شیفت‌هاست: برای هر بخش می‌توان شیفت‌های موردنظر را تعریف کرد و هر شیفت می‌تواند مخصوص یک نقش باشد یا برای کل بخش تعریف شود.

• تعریف مجموعه: ثبت بیمارستان و چارچوب کلی قوانین در یک محل واحد.
• تعریف بخش‌ها: ایجاد هر بخش با قوانین و شرایط مخصوص همان بخش.
• تعریف نقش‌ها: مشخص کردن نقش‌های لازم هر بخش متناسب با نیاز واقعی.
• تعریف شیفت‌ها: ساخت نوبت‌های هر بخش برای نقش خاص یا کل بخش.

عضویت کارکنان در بخش چگونه کنترل می‌شود؟

برای هر بخش یک کد اختصاصی ایجاد می‌شود و کارکنان کد بخش موردنظر را در سامانه وارد می‌کنند تا اطلاعات آن بخش برای آن‌ها نمایش داده شود. سپس درخواست عضویت ارسال می‌کنند و نقش خود را انتخاب می‌نمایند؛ مدیر درخواست را بررسی می‌کند و در صورت اشتباه بودن نقش، می‌تواند آن را اصلاح کند. پس از تأیید، فرد طبق سطح دسترسی خود وارد فرآیند برنامه‌ریزی می‌شود. این فرآیند باعث می‌شود مدیر کنترل عضویت افراد در بخش‌ها و نقش آن‌ها را در اختیار داشته باشد و از ورود افراد به بخش یا نقش نامرتبط جلوگیری شود.

نکته اجرایی مهم این است که عضویت، یک‌بار و دقیق انجام شود تا هر ماه نیازی به بازبینی دوباره نباشد. وقتی نقش هر فرد تأیید شده باشد، قوانین نقشی در چیدمان به‌درستی اعمال می‌شود و خطای «قرار گرفتن فرد در شیفت نامرتبط با نقشش» از ابتدا کنار می‌رود. همچنین سطح دسترسی هر فرد متناسب با ساختار سازمانی تعیین می‌گردد تا هرکس به‌اندازه نقش خود ببیند و انجام دهد؛ نه کمتر که کارش مختل شود، نه بیشتر که اطلاعات غیرمرتبط در اختیارش قرار گیرد.

۳. چگونه تعداد نیرو در هر شیفت بیمارستان را کنترل کنیم؟

تعداد لازم هر شیفت را نه حدس مدیر تعیین می‌کند نه فشار لحظه‌ای بخش؛ بلکه ظرفیت از پیش تعریف‌شده هر شیفت تعیین می‌کند. برای هر نوبت باید روشن باشد که حداقل چند نفر لازم است تا بخش با اطمینان کار کند، حداکثر چند نفر مجاز است تا تراکم بیهوده ساخته نشود، و ترکیب نقش‌ها چگونه باشد تا خلأ تخصصی پیش نیاید. وقتی این اعداد نوشته شده باشد، بحث «کمبود نیرو» از حالت کلی و احساسی به حالت دقیق تبدیل می‌شود: دقیقاً کدام شیفت، در کدام روز، با چه کمبودی مواجه است و چه تصمیم مدیریتی می‌طلبد. همین دقت، پایه پاسخ به پرسش کنترل تعداد نیرو در هر شیفت است.

برای هر شیفت می‌توان محدودیت‌های مختلفی تعیین کرد؛ از جمله حداقل تعداد افراد، حداکثر تعداد افراد، ظرفیت بر اساس نقش، ظرفیت بر اساس جنسیت، محدودیت‌های روزانه و هفتگی و ماهانه و سایر قوانین موردنیاز مجموعه. بنابراین سامانه صرفاً نمی‌داند این فرد باید شیفت داشته باشد؛ بلکه می‌داند چه کسی، در چه بخشی، با چه نقشی، در چه زمانی، تحت چه شرایطی و در چه ظرفیتی می‌تواند در یک شیفت قرار بگیرد. این جمله، دقیق‌ترین تعریف کنترل تعداد نیروست و هر بخشی که این شش قید را برای شیفت‌هایش بنویسد، بخش مهمی از مسیر مدیریت شیفت را طی کرده است (مثال، نه نسبت قطعی).

ظرفیت هر شیفت را چگونه بنویسیم؟

برای هر شیفت پنج قلم را ثبت کنید: حداقل تعداد، حداکثر تعداد، نقش‌های لازم، جنسیت موردنیاز در صورت اقتضای بخش، و سقف‌های زمانی ناظر بر آن نوبت. قوانین می‌تواند برای هر بخش متفاوت باشد؛ ظرفیت بخش مراقبت ویژه با بخش عمومی یکی نیست و نباید یکی باشد. جدول زیر یک نمونه ساده و قابل تطبیق است؛ اعداد آن مثالی است و هر بخش باید بر اساس واقعیت خود آن را تنظیم کند:

وضعیت تکمیل ظرفیت را چگونه لحظه‌ای ببینیم؟

هم‌زمان با ورود درخواست‌ها، اطلاعات قابل پردازش است و وضعیت برنامه به‌صورت لحظه‌ای قابل مشاهده است. مدیر می‌تواند ببیند چه تعداد افراد درخواست خود را ارسال کرده‌اند، چه میزان از ظرفیت شیفت‌ها تکمیل شده، چه شیفت‌هایی هنوز ظرفیت دارند و وضعیت کلی درخواست‌ها چگونه است. در زمان اجرای چیدمان نیز سامانه قوانین تعریف‌شده را بررسی می‌کند و گزینه نامجاز را کنار می‌گذارد. این مشاهده لحظه‌ای، تفاوت اصلی با روش دستی است که در آن میزان تکمیل ظرفیت معمولاً با شمارش چشمی و وابسته به دقت مدیر به دست می‌آید.

در روش شیفت دلخواه، این کنترل ملموس‌تر است: کارمند فقط می‌تواند از میان شیفت‌هایی انتخاب کند که سامانه برای او مجاز تشخیص داده است و اگر ظرفیت تکمیل شده باشد، امکان انتخاب آن برای افراد جدید غیرفعال می‌شود. در روش شیفت پیشنهادی هم درخواست‌ها با اولویت یک تا سه ثبت می‌شود و سامانه هنگام چیدمان، قوانین و تکمیل ظرفیت را لحاظ می‌کند. در هر دو روش، قوانین مجموعه بالاتر از انتخاب فردی قرار دارد و همین اصل ساده، ازدحام روی شیفت‌های محبوب و خالی ماندن شیفت‌های کم‌طرفدار را مهار می‌کند.

۴. چگونه شیفت بیمارستان را با هدف کاهش تداخل تنظیم کنیم؟ (مشروط به ثبت کامل ورودی‌ها)

منظور از تداخل فقط هم‌زمانی دو شیفت برای یک نفر نیست؛ هر وضعیتی که قانون بخش را نقض کند نوعی تداخل است: نبود نیروی واجد نقش در یک نوبت، عبور از سقف ساعات، ترکیب نامناسب دو نوبت پشت سر هم، یا انتخاب شیفتی که ظرفیتش تکمیل شده است. در جدول دستی، این موارد معمولاً وقتی دیده می‌شوند که برنامه پخش شده و اعتراض‌ها شروع شده است. اما در روش ساختاریافته، قوانین پیش از چیدمان نوشته می‌شوند و هنگام ثبت درخواست و اجرای چیدمان بررسی می‌گردند؛ یعنی تداخل در مرحله پیشگیری شکار می‌شود نه در مرحله جبران. همین جابه‌جایی زمان تشخیص، تفاوت اصلی دو روش است.

تداخل‌های رایج در شیفت بیمارستان کدام‌اند؟

رایج‌ترین تداخل، هم‌پوشانی پنهان است: نیرویی که در دو لیست جدا برای یک بازه ثبت شده و هیچ‌کدام از لیست‌ها از دیگری خبر ندارد. مورد بعدی، خلأ نقش است؛ یعنی شیفت از نظر تعداد پر است ولی نیروی واجد نقش خاص در آن حضور ندارد. مورد سوم، عبور خاموش از سقف است: فردی که به‌تدریج با اضافه‌کارهای پراکنده از سقف ماهانه گذشته و هیچ جمع‌بندی واحدی هشدار نداده است. و مورد چهارم، انتخاب روی ظرفیت تکمیل‌شده است که در روش دستی معمولاً با پاک‌کردن نام یک نفر و نوشتن نام دیگری حل می‌شود؛ راه‌حلی که خودش منشأ اعتراض بعدی است.

• هم‌پوشانی یک فرد در دو برنامه هم‌زمان بدون اطلاع متقابل.
• پر بودن تعداد شیفت در غیاب نقش تخصصی لازم آن نوبت.
• عبور تدریجی از سقف ساعات بدون جمع‌بندی هشداردهنده.
• ثبت درخواست روی شیفتی که ظرفیتش عملاً تکمیل شده است.

کنترل تداخل در دو روش چه فرقی دارد؟

جدول زیر، تفاوت دو روش را منصفانه کنار هم می‌گذارد تا بتوانید با چشم باز انتخاب کنید:

در سامانه ساختاریافته، هر شیفت ظرفیت و سقف‌های خود را دارد و هر فرد نیز نقش تأییدشده و وضعیت مرخصی مشخصی دارد. هنگام ثبت درخواست یا اجرای چیدمان، این دو سمت با هم سنجیده می‌شوند و گزینه نامجاز از ابتدا کنار می‌رود. سامانه فقط نتیجه را نمایش نمی‌دهد؛ در مواردی که منطق تصمیم قابل توضیح باشد، مشخص می‌کند چرا یک فرد در یک شیفت قرار گرفته و چرا در شیفت دیگر قرار نگرفته است و چه محدودیتی مانع شده است. بنابراین مدیر مجبور نیست صرفاً به یک جدول نهایی اعتماد کند؛ می‌تواند منطق تصمیم را بررسی کند و با چیدمان مجدد، ترکیب تازه‌ای بسازد و حالت مناسب‌تر را انتخاب نماید.

۵. چگونه کمبود نیرو در شیفت بیمارستان را مدیریت کنیم؟

کمبود نیرو واقعیتی است که بسیاری از بیمارستان‌ها آن را تجربه می‌کنند (مثال، نه آمار قطعی)؛ تفاوت در نحوه مواجهه با آن است. در روش دستی، کمبود معمولاً با چینش غیرقانونی پنهان می‌شود: فردی بدون احراز نقش در شیفت گذاشته می‌شود، سقفی نادیده گرفته می‌شود یا فاصله استراحت قربانی پر شدن جدول می‌گردد. جدول پر به نظر می‌رسد ولی بمب ساعتی اعتراض و خستگی ماه بعد است. مواجهه درست، شفافیت است: دقیق بدانیم کدام شیفت با چه کمبودی مواجه است و تصمیم مدیریتی آگاهانه بگیریم، نه این‌که قانون را دور بزنیم تا جدول پر به نظر برسد.

اصل کلیدی سامانه همین‌جاست: سامانه برای پر کردن اجباری یک شیفت، قوانین را نقض نمی‌کند. اگر طبق شرایط و قوانین تعریف‌شده، امکان قرار دادن فرد مناسب در یک شیفت وجود نداشته باشد، سامانه آن را به مدیر اعلام می‌کند؛ یعنی به‌جای نادیده گرفتن یک قانون برای پر کردن جدول، اعلام می‌کند این شیفت طبق شرایط تعریف‌شده قابل تکمیل نیست. این ویژگی برای مدیریت بسیار مهم است، زیرا خروجی سامانه باید قابل بررسی و قابل اعتماد باشد. اعلام شفاف تکمیل‌نشدن، نشانه قابل اعتماد بودن خروجی است و اعتبار مدیر را بیشتر می‌کند نه کمتر.

وقتی شیفتی تکمیل نشد، چه تصمیم‌هایی پیش روست؟

وقتی چنین هشداری دیدید سه کار انجام دهید: نخست مرخصی‌ها و سقف‌های همان بازه را بازبینی کنید؛ بعد امکان پوشش از بخش‌های مجاز دیگر را بسنجید؛ و در پایان اگر لازم بود با تصمیم آگاهانه و ثبت‌شده، ظرفیت را اصلاح و چیدمان را دوباره اجرا کنید. هر سه تصمیم باید ثبت شود تا بعداً قابل پیگیری باشد: چه کسی، چه زمانی و با چه دلیلی ظرفیت را تغییر داده است. این انضباط ثبت، همان چیزی است که در روش شفاهی گم می‌شود و بعداً هیچ‌کس نمی‌داند چرا یک شیفت با ترکیب غیرمعمول بسته شده است.

پوشش از بخش دیگر چگونه انجام می‌شود؟

یکی از مسیرهای عملی جبران کمبود، استفاده از نیروی بخش‌های مجاز دیگر است. سامانه افرادی را که طبق قوانین و ظرفیت امکان قبول آن شیفت را دارند شناسایی می‌کند تا انتخاب از میان گزینه‌های مجاز انجام شود. در Axis Puls هم اختیار کارکنان حفظ می‌شود، اما پیدا کردن جایگزین از حالت جست‌وجوی دستی خارج می‌شود: سامانه ابتدا افراد واجد شرایط را مشخص می‌کند و سپس انتخاب انجام می‌گردد. این یعنی کمبود یک بخش، با چشم‌انداز کل مجموعه دیده می‌شود نه فقط با دفترچه همان بخش.

برای این‌که این مسیر همیشه باز باشد، پیشنهاد می‌شود از قبل مشخص کنید کدام بخش‌ها مجاز به تبادل نیرو هستند و برای چه نقش‌هایی. وقتی این مجوز از قبل ثبت شده باشد، در لحظه بحران نیازی به هماهنگی تلفنی زنجیره‌ای نیست و سامانه همان مجوز ثبت‌شده را اجرا می‌کند. اگر مجوزی ثبت نشده باشد، سامانه به‌جای حدس زدن، موضوع را به مدیر اعلام می‌کند تا تصمیم مدیریتی لازم گرفته شود.

۶. چگونه مرخصی کارکنان بیمارستان را با شیفت هماهنگ کنیم؟

مرخصی، نقطه‌ای است که بیشتر برنامه‌های دستی از هم می‌پاشد: برنامه نهایی شده، یک نفر مرخصی می‌خواهد، جایگزین دستی پیدا می‌شود و چند خانه دیگر جدول هم جابه‌جا می‌گردد. ریشه مشکل این است که مرخصی در کانالی جدا از برنامه ثبت می‌شود و اثرش روی پوشش و سقف‌ها حدسی می‌ماند. راه‌حل، ثبت مرخصی در همان لیست شیفت است: کارمند از داخل لیست شیفت‌های خود، گزینه مرخصی را انتخاب می‌کند و سامانه اثر آن را روی برنامه مدیریت می‌کند. به این ترتیب مرخصی یک رویداد حاشیه‌ای نیست؛ بخشی از فرآیند برنامه است.

پس از ثبت و تأیید مرخصی، برنامه صرفاً به همان شکل قبلی باقی نمی‌ماند؛ سامانه تغییر ایجادشده را در برنامه لحاظ می‌کند و برنامه شیفت را متناسب با وضعیت جدید بازنویسی می‌کند. این موضوع یکی از تفاوت‌های مهم سامانه با یک تقویم یا جدول ساده است. یعنی مدیر پس از هر مرخصی، تصویر به‌روز «چه کسی چقدر کار کرده و کدام شیفت به جایگزین نیاز دارد» را دارد، نه تصویر هفته گذشته. همین به‌روزی، شرط هماهنگی مرخصی با شیفت است.

مسیر مرخصی از ثبت تا جایگزین چیست؟

مسیر پنج گام دارد: درخواست مرخصی از داخل لیست شیفت، بررسی شرایط شامل قوانین و ظرفیت و نقش و وضعیت شیفت، نمایش افراد واجد شرایط، انتخاب جایگزین، و تغییر و به‌روزرسانی برنامه. در این مسیر فرد مجبور نیست به‌صورت دستی بین کارکنان جست‌وجو کند و از افراد مختلف سؤال کند؛ سامانه افرادی را که امکان قبول آن شیفت را دارند شناسایی و پیشنهاد می‌کند. اگر در میانه ماه نیروی شب مرخصی گرفت، همین مسیر استاندارد طی می‌شود و چون قانون سقف و نقش از قبل نوشته شده، جایگزین از میان گزینه‌های مجاز انتخاب می‌گردد.

واگذاری شیفت چه فرقی با مرخصی دارد؟

در واگذاری، فرد نمی‌تواند در یک شیفت حاضر شود و از داخل سامانه درخواست واگذاری می‌دهد؛ سامانه افراد دارای شرایط لازم برای دریافت آن شیفت را شناسایی می‌کند و درخواست را برای آن‌ها ارسال می‌نماید. افرادی که تمایل داشته باشند می‌توانند آن را قبول کنند و پس از تغییر، برنامه دوباره به‌روزرسانی می‌شود. هدف این است که تغییر یک شیفت، نیازمند بازسازی دستی کل جدول نباشد. تفاوت مرخصی و واگذاری در مبدأ درخواست است، ولی هر دو به یک نقطه می‌رسند: انتخاب از میان گزینه‌های مجاز و بازنویسی برنامه.

۷. چگونه چند بخش با قوانین متفاوت را در یک سامانه مدیریت کنیم؟

قلب تپنده مدیریت شیفت بیمارستان همین‌جاست: هر بخش قانون خودش را دارد ولی همه باید در یک سامانه دیده شوند. برای هر بخش می‌توان قوانین و شرایط مخصوص همان بخش را تعریف کرد؛ برای نمونه ممکن است قوانین بخش مراقبت ویژه با بخش عمومی متفاوت باشد. ظرفیت شب بخش ویژه، ترکیب نقش‌های اتاق عمل و نوبت‌های حراست و نگهبانی، هرکدام منطق خود را دارد و تحمیل یک قانون واحد به همه، هم غیرکارشناسی است هم پرمقاومت. راه‌حل، تفکیک قوانین در عین یکپارچگی سامانه است: هر بخش قانون خودش را دارد، ولی همه قوانین در یک محل ثبت و همه برنامه‌ها در یک قاب دیده می‌شود.

پیام اصلی برای رئیس بیمارستان هم همین است: کل مجموعه می‌تواند از یک سامانه واحد برای مدیریت برنامه‌های شیفتی استفاده کند. به‌جای این‌که یک نفر شیفت پرستاران را مدیریت کند، یک نفر برنامه پزشکان را تنظیم کند، یک نفر برنامه حراست را تنظیم کند، یک نفر برنامه نگهبانی را تنظیم کند و یک نفر برنامه خدمات را تنظیم کند، ساختار همه آن‌ها می‌تواند در یک سامانه تعریف شود. قوانین هر بخش و نقش یک بار تعریف می‌شوند و سامانه در برنامه‌های بعدی آن‌ها را اعمال می‌کند. نتیجه برای مدیر، قابلیت مقایسه است: کدام بخش قانون شفاف دارد، کدام بخش بیشتر جابه‌جایی دستی دارد و توزیع شب و تعطیل در کل مجموعه چگونه است.

سطوح دسترسی از رئیس بیمارستان تا کارکنان چگونه است؟

برای کاربران مختلف می‌توان سطح دسترسی تعریف کرد و ساختار دسترسی می‌تواند متناسب با ساختار سازمانی مجموعه باشد؛ برای نمونه زنجیره رئیس بیمارستان، مترون، هدنرس و کارکنان یک الگوی آشناست، اما دسترسی‌ها قابل تنظیم هستند و الزاماً به یک ساختار ثابت محدود نمی‌شوند. هدنرس اطلاعات و امکانات مربوط به بخش خود را می‌بیند، در صورتی که سطح دسترسی لازم از طرف مدیر بالاتر برای او تعیین شده باشد. مترون می‌تواند فعالیت‌های هدنرس‌ها و گزارش‌های مربوط به آن‌ها را مشاهده کند و رئیس بیمارستان نیز می‌تواند گزارش فعالیت‌های مدیریتی انجام‌شده در سامانه را مشاهده نماید.

• رئیس بیمارستان: مشاهده گزارش فعالیت‌های مدیریتی و تصویر کل مجموعه.
• مترون: مشاهده فعالیت هدنرس‌ها و گزارش بخش‌های زیرمجموعه.
• هدنرس: مدیریت بخش خود در چارچوب دسترسی تعیین‌شده و تأیید نهایی.
• کارکنان: ثبت درخواست، مرخصی و واگذاری در چارچوب قوانین بخش.

گزارش‌ها در سطح بیمارستان چه کمکی می‌کند؟

سامانه دارای گزارش‌گیری برای اطلاعات مربوط به شیفت‌ها و فعالیت کاربران است و هر سطح مدیریتی، متناسب با دسترسی خود می‌تواند اطلاعات موردنیاز را مشاهده کند. گزارش‌ها می‌تواند برای بررسی برنامه شیفت‌ها، وضعیت کارکنان، تغییرات، عملکرد بخش، وضعیت درخواست‌ها و فعالیت کاربران استفاده شود. مدیری که این گزارش‌ها را هر ماه با همان تعریف مرور کند، روند را می‌بیند: آیا برنامه‌ها سر موقع آماده می‌شود، چند جابه‌جایی دستی رخ داده و وضعیت رعایت سقف‌ها چگونه است. همین مرور منظم، تفاوت «مدیریت بر اساس شنیده‌ها» با «مدیریت بر اساس سوابق ثبت‌شده» است.

در نسخه فعلی، کارتابل برای ارسال لیست شیفت‌های آماده‌شده به مدیران جهت بررسی و امضا استفاده می‌شود و امکان امضای لیست شیفت‌های نهایی وجود دارد. سامانه دارای اعلان داخلی است و کاربر می‌تواند برای برخی رویدادها، در صورت فعال بودن قابلیت مربوطه، دریافت اعلان پیامکی را نیز اضافه کند. ترکیب کارتابل و امضا و اعلان و ثبت لاگ فعالیت‌ها، چرخه نظارت را می‌بندد: لیست برای بررسی می‌آید، امضا مسئولیت را مشخص می‌کند و سوابق، مرجع داوری اختلاف‌های بعدی است.

۸. از کجا شروع کنیم؟ آموزش، دوره آزمایشی و معیارها

لازم نیست در ابتدا تصمیم خرید بگیرید. فرآیند شروع کار با یک مجموعه هشت مرحله دارد: شناخت ساختار مجموعه، تعریف بیمارستان و بخش‌ها، تعریف قوانین و محدودیت‌ها، تعریف نقش‌ها، تعریف شیفت‌ها و ظرفیت‌ها، اضافه شدن کارکنان، آموزش کاربران و شروع استفاده آزمایشی. با این حال، برای هر مجموعه ابتدا آموزش اولیه ارائه می‌شود و محیط کاربری برای استفاده روزمره طراحی شده است؛ کارکنان برای عملیات معمول مانند ثبت شیفت یا مرخصی، نیاز به آموزش پیچیده ندارند. این ترکیب یعنی شروع، مرحله‌به‌مرحله و قابل مدیریت است نه یک پرش پرریسک.

برای مجموعه‌های جدید، سامانه به مدت دو ماه به‌صورت آزمایشی در اختیار مجموعه قرار می‌گیرد تا مجموعه بتواند سامانه را در شرایط واقعی خود آزمایش کند و عملکرد آن را ارزیابی نماید. پس از دوره آزمایشی، در صورت رضایت مجموعه، قرارداد استفاده از سامانه منعقد می‌شود. در طول این دوره می‌توان عملکرد سامانه را با روش قبلی مقایسه کرد و معیارهای قابل بررسی می‌تواند شامل زمان آماده‌سازی برنامه، تعداد تغییرات، زمان مدیریت مرخصی، تعداد جابه‌جایی‌های دستی، وضعیت رعایت محدودیت‌ها، میزان استفاده کارکنان، وضعیت گزارش‌گیری و تجربه هدنرس و مدیران باشد.

هزینه استفاده برای بیمارستان چقدر است؟

برای ظرفیت تا ۷۵ نفر، مبلغ ماهانه ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان و سالانه ۱۹٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است و برای ظرفیت‌ها و شرایط متفاوت، قیمت باید مطابق قرارداد و تعداد کاربران تعیین شود. پیشنهاد منصفانه این است که پیش از مقایسه، هزینه روش فعلی را هم برآورد کنید: ساعت‌هایی که صرف جمع‌آوری درخواست‌ها و اصلاح جدول می‌شود، هزینه اضافه‌کارهای ناشی از چینش نامتوازن و زمان صرف‌شده برای هماهنگی مرخصی‌ها. وقتی هر دو سمت با عدد دیده شود، مقایسه دوره آزمایشی معنادارتر می‌شود و تصمیم ادامه همکاری بر اساس تجربه واقعی گرفته می‌شود.

میان امکانات فعال فعلی و امکانات در حال توسعه تفاوت قائل شوید. امکانات فعال شامل تعریف ساختار و قوانین، دریافت درخواست با دو روش پیشنهادی و دلخواه، چیدمان و چیدمان مجدد، مدیریت مرخصی و واگذاری با پیشنهاد افراد واجد شرایط، گزارش‌گیری، سطوح دسترسی، اعلان‌ها، کارتابل و امضای لیست شیفت‌هاست. مدیریت بیمار و مدیریت تخت و اتاق‌ها و همچنین فرآیندهای مرتبط با نامه‌های اداری و گردش آن‌ها برای امضا در حال توسعه هستند. مسیر پیشنهادی روشن است: ابتدا آموزش ببینید، سپس سامانه را در شرایط واقعی مجموعه خود به‌صورت آزمایشی تجربه کنید و نتیجه را با روش قبلی مقایسه نمایید.