- Problème : dans les structures en shifts, des membres, rôles et accès flous provoquent des erreurs de planification et des fuites d'informations.
- Solution : la liste des membres avec les rôles d'utilisateur, de manager et d'admin, le lieu de travail avec code d'invitation et le département avec un chef de shift désigné sont gérés dans un seul système.
- Contrôle : le manager examine et valide les demandes d'adhésion et de promotion, et chacun n'accède qu'à sa propre section.
- Rappel : l'évaluation des performances n'est pas active pour le moment et sera ajoutée bientôt.
Pourquoi une structure en shifts a besoin d'une gestion unifiée des membres
Quand les effectifs grandissent et que plusieurs sections et shifts coexistent, gérer le personnel avec des listes éparses et des consignes orales ne suffit plus. Ne pas savoir qui appartient à quelle section, qui a quel rôle et qui peut accéder à quelles informations fausse le planning des shifts et affaiblit la sécurité des informations. C'est pour ce besoin que la fonction RH d'Axis Puls a été créée : une image claire de tous les membres, rôles, lieux de travail et départements, directement reliée au processus des shifts.
Cette fonction compte particulièrement pour les hôpitaux et centres de soins aux sections multiples et aux règles différentes. Le manager voit les membres de chaque section, le rôle avec lequel chacun est entré et si son statut d'activité est actif ou inactif. C'est de cette structure que les propositions de shifts, l'examen du chef de shift et les rapports tirent leur sens — car chaque action est rattachée à une personne précise avec un rôle précis. Le résultat est un ordre organisationnel qui rend le planning fiable.
Liste des membres, rôles et statut d'activité
Le cœur de cette fonction est la liste des membres : le manager peut voir les membres, en ajouter ou en retirer, et gérer le statut actif et inactif de chacun. Un employé muté ou temporairement absent passe en inactif pour ne plus compter dans la planification ni les rapports — sans que son historique ne disparaisse. Cette distinction simple prévient de nombreuses erreurs de planification.
🙋 Rôle d'utilisateur
Accès à sa section et à ses tâches ; déposer des propositions de shifts et voir son programme et ses rapports personnels.
🧑💼 Rôle de manager
Administration de la section ; examen des adhésions et propositions, désignation du chef de shift et suivi du programme de la section.
🛡️ Rôle d'admin
Réglages généraux du lieu de travail, gestion des membres et définition des niveaux d'accès à l'échelle de la structure.
💡 Actif / inactif
Contrôler le statut de chaque membre pour ne compter que les effectifs actifs dans la planification et les calculs.
Chaque rôle dispose de son niveau d'accès correspondant, et c'est ce qui sécurise les informations : l'employé ne voit que sa section, le manager accède aux outils d'administration de sa section, et l'admin dispose de la vision globale de la structure. Sur cette structure d'accès et les rapports, lisez l'article Équité, accès et rapports.
Lieu de travail, code d'invitation et adhésion à la section et au département
Le lieu de travail est créé dans le système avec un nom et une description, et un code d'invitation dédié est généré pour chacune de ses sections. Le parcours d'adhésion est clair : l'employé saisit le code de la section visée, en voit les informations et choisit son rôle ; le manager examine ensuite la demande, corrige le rôle en cas d'erreur et la valide à la fin. Ainsi, personne n'entre dans une section sans la validation du manager, qui garde toujours le contrôle de la composition de chaque section.
Les départements forment le niveau d'organisation suivant : le manager crée les départements et y range les membres. Pour chaque section, un chef de shift est en outre désigné pour examiner les propositions de shifts de cette section. Cette structure — lieu de travail, section, département et chef de shift — est celle qu'utilise la fonction de gestion des shifts pour la planification et la validation ; RH et shifts ne sont donc pas deux îles séparées mais une seule chaîne.
L'adhésion à Axis Puls compte trois étapes : saisie du code d'invitation → choix du rôle → examen et validation par le manager. Tant que le manager n'a pas validé, aucun accès n'est activé.
Demandes d'adhésion, promotion de rôle et niveaux d'accès
Au-delà de l'adhésion initiale, la gestion des demandes d'adhésion et de promotion se fait aussi dans cette fonction. Quand un employé dépose une demande de promotion, le manager examine le parcours, les besoins de la section et le niveau d'accès requis, et en cas de validation le nouveau rôle est activé avec les droits correspondants. Tous ces événements sont consignés pour savoir ensuite qui a reçu quel rôle, quand et avec la validation de quel manager.
Les niveaux d'accès sont réglés selon la structure d'organisation de la structure — par exemple du directeur de l'hôpital à la surveillante générale puis à la surveillante de service jusqu'aux employés, mais sans modèle imposé. La surveillante de service voit les informations et fonctions de sa section, la surveillante générale suit les surveillantes et les rapports associés, et la direction dispose des rapports d'activité managériale. Sur les shifts des employés des sections, voyez aussi l'article Shifts des employés et le guide complet Gestion intelligente des shifts.
- La liste des membres avec ajout, suppression et statuts actif et inactif.
- Les rôles d'utilisateur, de manager et d'admin avec l'accès correspondant.
- Le lieu de travail avec nom, description et code d'invitation dédié par section.
- Les départements et la désignation du chef de shift pour chaque section.
- L'examen des demandes d'adhésion et de promotion par le manager.
Liaison des RH avec les shifts et étape suivante
La vraie valeur de cette fonction apparaît quand elle se relie aux shifts : le chef de shift désigné dans cette même partie examine les propositions de shifts ; les membres pris en compte dans la planification sont exactement les membres actifs de cette liste ; et les rapports sont séparés selon ces mêmes rôles et accès. La connexion se fait par numéro de mobile, et sessions et appareils sont gérables pour que les informations ne restent qu'entre personnes autorisées. Une question fréquente mérite une réponse claire : l'évaluation des performances n'est pas active pour le moment et sera ajoutée bientôt.
Pour démarrer, il suffit d'enregistrer la structure de la structure : lieu de travail, sections, départements et rôles. Les employés rejoignent ensuite via le code d'invitation, et le manager valide la composition de chaque section. Les nouvelles structures utilisent le système deux mois en essai dans des conditions réelles, et selon le modèle actuel, pour une capacité jusqu'à 75 personnes, 2 500 000 tomans par mois et 19 000 000 tomans par an sont facturés ; les autres capacités sont fixées par contrat.
❓ Questions fréquentes sur la fonction RH (FAQ)
Organisez votre personnel de façon fiable
Testez pendant deux mois dans les conditions réelles de votre structure, puis décidez.
Démarrer la période d'essai