Colaboração de equipa e messenger da organização

O que significa colaboração de equipa na Axis Puls?

Cada equipa — de um serviço hospitalar a uma pequena unidade administrativa — precisa de conversas para se coordenar. O problema começa quando estas conversas se dispersam entre vários messengers pessoais, chamadas e papel: as decisões perdem-se, os novos membros não têm acesso ao historial das discussões e um anúncio importante desaparece entre as mensagens comuns. O módulo colaboração de equipa da Axis Puls traz estas conversas para dentro do sistema, para onde estão também os programas e turnos dessas mesmas pessoas. O resultado é um ambiente de trabalho unificado: a coordenação ao lado do programa de trabalho, não separada dele.

O coração deste módulo é o messenger da organização com três modelos de conversa: privada para diálogos a dois, grupo para reflexão conjunta e canal para informação. Em volta deste coração dispõem-se ferramentas práticas: mensagens de voz e ficheiros para os momentos em que escrever não basta, reações para respostas rápidas sem encher a conversa, pesquisa e fixadas para manter localizáveis as palavras importantes, edição e eliminação para corrigir erros, sinal de notificação para ser informado a tempo e mensagem global do gestor para os anúncios que têm de chegar a todos. Sobre a coordenação conjunta no trabalho, veja também o artigo Planeamento em grupo.

Uma palavra importante sobre honestidade: o que lê nesta página é exatamente o que está ativo no produto. A avaliação de desempenho de momento não é apresentada como função do produto, e não a fazemos passar por função do módulo. Do mesmo modo, não verá nesta página números sem prova nem afirmações de classificação; porque sem prova nada afirmamos.

Privado, grupo e canal: cada um para quê?

Escolher o modelo certo de conversa é metade da ordem da equipa. A conversa privada serve para diálogos a dois: coordenação direta entre dois colegas, acompanhamento de um tema concreto ou conversas que toda a equipa não precisa de ver. O grupo é construído para a reflexão conjunta; todos os membros podem enviar mensagens, depositar ficheiros e dar opiniões. Cada serviço pode assim ter um grupo distinto por turno ou unidade, para que os seus temas não se misturem com os outros. O canal, esse, é unilateral: o gestor ou os responsáveis publicam conteúdos e os membros seguem; ideal para anúncios, instruções e notícias que não devem perder-se sob uma avalanche de respostas.

Como estas conversas vivem na mesma conta onde turnos e programas estão registados, coordenação e programa de trabalho ficam ligados. O chefe de turno pode coordenar a passagem de turno no grupo do mesmo turno e os membros veem sem sair do sistema tanto as mensagens como o seu programa. Sobre a estrutura dos turnos dos funcionários, leia o artigo Turnos dos funcionários.

Mensagens de voz, ficheiros, reações e gestão de mensagens

Escrever é por vezes a forma mais lenta de dizer. As mensagens de voz estão aí para esses momentos: quando as mãos estão ocupadas, quando a explicação é longa ou quando o tom conta. O envio de ficheiros e fotos leva a conversa das palavras aos atos: a imagem de um documento, o ficheiro de uma instrução ou a foto de uma situação são partilhados diretamente na mesma conversa, sem recorrer a outra ferramenta para cada ficheiro.

Para mais ordem, existem várias pequenas ferramentas muito usadas. As reações mostram sem nova mensagem uma opinião rápida sobre uma mensagem — por exemplo a confirmação de um acordo. Precisamente este gesto simples evita dezenas de mensagens curtas «ok» e «combinado». A fixada mantém uma mensagem importante no topo da conversa para ficar localizável. A pesquisa extrai uma palavra antiga do historial. E em caso de erro de escrita, edição e eliminação estão disponíveis. Estes pequenos detalhes fazem, no uso diário, a diferença entre um messenger entupido e um messenger de trabalho.

Sinal de notificação e mensagem global do gestor

Um messenger sem boas notificações é como uma caixa de correio que ninguém esvazia. O sinal de notificação da Axis Puls informa de novas mensagens, anúncios e lembretes importantes — da nova mensagem de um colega ao lembrete de orçamento do módulo financeiro. Sobre SMS, sejamos claros: as notificações por SMS são enviadas se estiverem ativadas; se este serviço estiver ativado para a sua estrutura, também a informação por SMS ajuda.

A mensagem global é a ferramenta do gestor para os momentos importantes: uma mensagem que chega a todos os utilizadores em simultâneo. Quando chega uma nova circular, quando há uma mudança importante do programa da estrutura ou quando um anúncio não se deve perder em conversas dispersas, o gestor usa a mensagem global. A combinação «canal para a informação duradoura + mensagem global para a visibilidade imediata» cobre por inteiro a comunicação do gestor para todos. Ao lado, o chat de apoio fica disponível para ligar os utilizadores ao apoio.

Uso nos serviços de cuidados e nas equipas de trabalho

Nos serviços hospitalares, a coordenação dos turnos é vital. Cada serviço pode ter grupos para os seus turnos: coordenação das passagens, permutas diárias e anúncios urgentes decorrem todos no mesmo grupo. Os anúncios fixos do serviço — instruções e mudanças de procedimentos — são publicados no canal para ficarem sempre disponíveis sem se misturarem com as mensagens do dia. Como a gestão de turnos também está neste sistema, conversa e programa de trabalho estão lado a lado; para ver o turno não é preciso sair do messenger.

Nas equipas de trabalho e administrativas, funciona o mesmo esquema: um grupo por projeto ou unidade, um canal para os anúncios de gestão e conversas privadas para acompanhamentos a dois. Se a sua equipa tem reuniões regulares, o artigo Planeamento de reuniões trata da ordem dessas coordenações. E um último lembrete: não usámos nesta página número algum para provar superioridade; confiamos o juízo à sua experiência real do produto.