Collaborazione di team e messenger organizzativo

Cosa significa collaborazione di team in Axis Puls?

Ogni team — da un reparto ospedaliero a una piccola unità amministrativa — ha bisogno di conversazioni per coordinarsi. Il problema inizia quando queste conversazioni si disperdono tra più messenger personali, telefonate e carta: le decisioni si perdono, i nuovi membri non hanno accesso alla storia delle discussioni e un avviso importante sparisce tra i messaggi ordinari. Il modulo collaborazione di team di Axis Puls porta queste conversazioni dentro il sistema, dove sono anche i programmi e i turni delle stesse persone. Il risultato è un ambiente di lavoro unificato: il coordinamento accanto al programma di lavoro, non separato da esso.

Il cuore di questo modulo è il messenger organizzativo con tre modelli di conversazione: privata per le conversazioni a due, gruppo per il confronto tra più persone e canale per l'informazione. Intorno a questo cuore sono disposti strumenti pratici: messaggi vocali e file per i momenti in cui scrivere non basta, reazioni per risposte rapide senza intasare la conversazione, ricerca e fissati in alto per tenere ritrovabili le parole importanti, modifica ed eliminazione per correggere gli errori, segnale di notifica per essere informati in tempo e messaggio globale del manager per gli avvisi che devono arrivare a tutti. Sul coordinamento di gruppo al lavoro vedi anche l'articolo Pianificazione di gruppo.

Una nota importante sull'onestà: ciò che leggi in questa pagina è esattamente ciò che è attivo nel prodotto. La valutazione delle performance al momento non è presentata come funzione del prodotto e non la spacciamo per funzione del modulo. Allo stesso modo in questa pagina non vedi numeri senza prove né affermazioni di primato; perché senza prove non affermiamo nulla.

Privato, gruppo e canale: ciascuno per cosa?

Scegliere il modello giusto di conversazione è metà dell'ordine del team. La chat privata è per le conversazioni a due: coordinamento diretto tra due colleghi, gestione di un tema preciso o conversazioni che tutto il team non deve vedere. Il gruppo è costruito per il confronto tra più persone; tutti i membri possono inviare messaggi, depositare file ed esprimere opinioni. Così ogni reparto può avere un gruppo distinto per turno o unità, perché i suoi temi non si mescolino agli altri. Il canale invece è a senso unico: il manager o i responsabili pubblicano contenuti e i membri seguono; ideale per avvisi, istruzioni e notizie che non devono perdersi sotto una valanga di risposte.

Poiché queste conversazioni vivono nello stesso account in cui sono registrati turni e programmi, coordinamento e programma di lavoro restano legati. Il capoturno può coordinare il passaggio di turno nel gruppo dello stesso turno e i membri vedono senza uscire dal sistema sia i messaggi sia il programma. Sulla struttura dei turni dei dipendenti leggi l'articolo Turni dei dipendenti.

Messaggi vocali, file, reazioni e gestione dei messaggi

A volte scrivere è il modo più lento per dire. I messaggi vocali sono per questi momenti: quando le mani sono occupate, quando la spiegazione è lunga o quando il tono conta. L'invio di file e foto porta la conversazione dalle parole ai fatti: l'immagine di un documento, il file di un'istruzione o la foto di una situazione sono condivisi direttamente nella stessa conversazione, senza ricorrere a un altro strumento per ogni file.

Per più ordine esistono vari piccoli strumenti molto usati. Le reazioni mostrano senza un nuovo messaggio un'opinione rapida su un messaggio — per esempio la conferma di un accordo. Proprio questo semplice gesto evita decine di brevi messaggi «ok» e «va bene». Il fissato in alto tiene un messaggio importante sopra la conversazione perché resti ritrovabile. La ricerca estrae una vecchia parola dalla cronologia. E in caso di errore di scrittura, modifica ed eliminazione sono disponibili. Questi piccoli dettagli fanno, nell'uso quotidiano, la differenza tra un messenger intasato e un messenger di lavoro.

Segnale di notifica e messaggio globale del manager

Un messenger senza buone notifiche è come una cassetta delle lettere che nessuno svuota. Il segnale di notifica di Axis Puls informa di nuovi messaggi, avvisi e promemoria importanti — dal nuovo messaggio di un collega al promemoria del budget nel modulo finanziario. Sugli SMS siamo chiari: le notifiche via SMS vengono inviate se attivate; se questo servizio è attivato per la tua struttura, anche l'informazione via SMS aiuta.

Il messaggio globale è lo strumento del manager per i momenti importanti: un messaggio che arriva a tutti gli utenti insieme. Quando arriva una nuova circolare, quando c'è un cambiamento importante del programma della struttura o quando un avviso non deve perdersi in conversazioni sparse, il manager usa il messaggio globale. La combinazione «canale per l'informazione duratura + messaggio globale per la visibilità immediata» copre interamente la comunicazione del manager verso tutti. Accanto resta disponibile la chat di supporto per collegare gli utenti all'assistenza.

Uso nei reparti di cura e nei team di lavoro

Nei reparti ospedalieri il coordinamento dei turni è vitale. Ogni reparto può avere gruppi per i suoi turni: coordinamento dei passaggi, spostamenti quotidiani e avvisi urgenti avvengono tutti nello stesso gruppo. Gli avvisi fissi del reparto — istruzioni e cambi di procedura — sono pubblicati nel canale per restare sempre disponibili senza mescolarsi ai messaggi del giorno. Poiché anche la gestione dei turni è in questo sistema, conversazione e programma di lavoro sono vicini; per vedere il turno non serve uscire dal messenger.

Nei team di lavoro e amministrativi funziona lo stesso schema: un gruppo per progetto o unità, un canale per gli avvisi manageriali e chat private per le gestioni a due. Se il tuo team tiene riunioni regolari, l'articolo Pianificazione delle riunioni tratta dell'ordine di questi coordinamenti. E un ultimo promemoria: in questa pagina non abbiamo usato alcun numero per provare una superiorità; affidiamo il giudizio alla tua esperienza reale del prodotto.