Proposition de planning et organisation intelligente du planning

Qu’est-ce qu’un poste proposé et quel problème résout-il ?

Dans de nombreux hôpitaux et services en rotation, le mois commence avec une douleur commune : des dizaines de personnes indiquent leur demande de service par différents moyens ; l’un envoie un SMS, l’autre écrit dans le groupe de messagerie, un autre coordonne par téléphone et un autre remet sa demande sur papier. Le responsable ou l’administrateur du planning doit rassembler ces demandes dispersées, se souvenir des règles de chaque service et de chaque rôle, contrôler la capacité de chaque service et, à la fin, établir un tableau qui garantit la couverture du service tout en respectant autant que possible les préférences des individus. Avec l’augmentation du nombre de personnels et la complexité des règles, cette tâche apparemment simple se transforme en un processus de plusieurs jours, dans lequel chaque petit changement nécessite de réviser plusieurs parties.

Proposition de planning C’est l’une des deux principales méthodes d’enregistrement des demandes dans le système Axis Puls, conçue exactement pour ce problème. Dans cette méthode, les employés choisissent les jours et postes qu’ils souhaitent dans le système, et pour chaque sélection, priorité de la demande Ils se définissent eux-mêmes. Toutes ces demandes sont rassemblées en un seul endroit ; Hedenres les consulte en une seule fois et le moteur de mise en page du système prend ces mêmes demandes comme base de calcul lors de la création du programme. En termes simples, au lieu du parcours « SMS et papier ← collecte manuelle ← examen subjectif des règles ← mise en tableau ← multiples corrections », le parcours « enregistrement structuré ← rassemblement automatique ← contrôle basé sur les règles ← mise en page ← approbation du gestionnaire » est utilisé. Cette méthode fait partie du guide complet gestion du poste et en parallèle de la deuxième méthode, à savoir poste souhaité, constitue deux voies pour soumettre une demande via le système.

Enregistrement des priorités 1 à 3 et regroupement des demandes dans une seule structure

Le cœur de la méthode proposée est le concept de « priorité ». L'employé ne dit pas seulement quel poste il veut ; il indique aussi pour chaque poste. Combien Veut. Selon la documentation du produit, trois niveaux de priorité sont prévus pour les demandes : la priorité 1 signifie très souhaitable, la priorité 2 signifie souhaitable et la priorité 3 signifie préférentiel. Cette simple gradation fait une grande différence ; car le système comprend, lors de l'organisation, quelles demandes sont plus cruciales pour la personne et, en cas de conflit entre plusieurs demandes pour une capacité limitée, il peut décider en fonction de ces priorités et des règles du département. Par exemple, une infirmière qui doit absolument avoir le planning de jour la veille de l'examen de son enfant enregistrera ce jour avec la priorité 1, et le planning qu'elle préfère seulement sera indiqué avec la priorité 3 ; le système prend en compte cette différence d'intensité dans les calculs.

Le point important est que l'agrégation des demandes n'est pas seulement un « rassemblement » ; chaque demande est liée à l'identité de la personne, à son rôle, au département concerné et aux règles qui régissent ce service. Cela signifie que lorsqu'une trentaine de personnes déposent une demande dans un département, Hedenres ne voit pas seulement la liste des demandes, mais aussi la situation de chaque demande par rapport à la capacité et aux règles. C'est cette connexion qui rend possible l'étape suivante, à savoir l'organisation. Si la structure de votre organisation n'a pas encore été réglementée, étudiez l'article. La configuration du planning aide à mieux comprendre les principes d’organisation basés sur la réglementation et, pour se familiariser avec la supervision après l'organisation, l'article Contrôle du planning est le prochain parcours de lecture.

Le moteur d’organisation et de tri basé sur le remplissage de capacité

Après l’enregistrement et la collecte des demandes, le système passe à la partie principale : Moteur d’organisation des planningsCe moteur examine les demandes des personnes inscrites et les place en fonction des règles et des capacités définies dans le programme. Les règles sont celles que le responsable a définies une fois pour chaque section, rôle et quart, allant du nombre minimum et maximum de personnes par quart à la capacité selon le rôle et le sexe ainsi que les contraintes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Le système vérifie pour chaque demande si le placement de cette personne dans ce quart est compatible avec toutes ces conditions, et ne procède à l’organisation que si toutes sont respectées.

L’un des comportements notables du moteur d’organisation, le tri des demandes selon le taux de remplissage des plannings C'est. Un poste dont la capacité est presque pleine ou qui n'a pas de place du tout a une priorité différente par rapport à un poste qui a encore beaucoup de capacité. La logique de cela est claire : les postes proches de l'achèvement sont plus sensibles et doivent être finalisés plus tôt afin que leur capacité ne soit pas gaspillée et que les conflits éventuels soient rapidement identifiés. En revanche, les postes avec capacité disponible offrent plus de flexibilité pour déplacer les demandes. Ce tri basé sur la capacité permet de rendre la combinaison finale du programme plus équilibrée et plus proche de la réalité de la couverture. Pour comprendre la place de ce moteur dans l'ensemble du processus, consultez le guide. gestion du poste est recommandé.

Réorganisation, observation en temps réel et déclaration de planning incomplet.

La planification des quarts est par nature un travail répétitif ; il est rare que la combinaison créée lors de la première étape soit celle finale. C'est pourquoi le système Réorganisation Il met cela à la disposition du responsable : en relançant le processus, le système crée depuis le début une nouvelle combinaison. Cela permet au responsable d’évaluer différents scénarios de disposition, de voir l’effet d’un changement de règle ou de l’ajout de nouvelles demandes, et finalement de choisir une combinaison qui est plus acceptable en termes de couverture de la section et de respect des demandes. La réorganisation ne signifie pas jeter le travail précédent ; cela signifie avoir l’opportunité de comparer et de faire un choix éclairé.

offre une autre fonctionnalité, : visualisation instantanée de l'état du planning Simultanément à la réception des demandes. Le système n'a pas besoin d’une étape séparée et longue de « démarrage des calculs » pour générer le programme ; dès l'enregistrement de chaque demande, les informations sont traitables et le gestionnaire peut voir combien de personnes ont soumis leur demande, combien de la capacité de chaque quart est remplie, quels quarts ont encore de la capacité et quel est l'état général des demandes. Cette transparence instantanée sort la gestion mensuelle de l'état « attendre la fin de la période d'enregistrement puis commencer à établir » et permet un suivi actif ; par exemple, si trois jours avant la fin de la période, seulement la moitié du personnel s'est inscrit, le gestionnaire procède à un suivi plus tôt.

Le premier élément de cette liste est l'un des principes les plus importants de la confiance dans le système et mérite d'être souligné séparément : Axis Puls ne viole pas les règles pour remplir obligatoirement un poste. Si aucune combinaison virtuelle des équipes n'est compatible avec les règles du département, la sortie du système n'est pas un tableau apparemment complet mais illégal ; au contraire L'annonce claire « Ce quart ne peut pas être complété selon les conditions définies » permet au responsable de prendre une décision de gestion en toute conscience ; par exemple, revoir la capacité, allouer une aide supplémentaire ou modifier une règle spécifique. Ce comportement maintient la sortie du système examinable et fiable.

Explication de la raison de l'agencement ; pourquoi cette personne a-t-elle été assignée à ce poste ?

L'un des doutes les plus courants concernant tout système de planification est son « caractère de boîte noire » : un tableau est fourni, mais personne ne sait pourquoi chaque personne se trouve exactement à cet endroit. Le système Axis Puls, pour répondre à ce doute, dans les cas où la logique de la décision peut être expliquée, Raison de l'agencement Il précise : pourquoi une personne a été affectée à un service, pourquoi elle n'a pas été affectée à un autre service et quelle limite a empêché son affectation. Par exemple, il peut être précisé que la demande de priorité 1 d'une infirmière pour le service du matin n'a pas été prise en compte en raison de la saturation de ce service, et qu'en revanche sa demande de priorité 2 pour le service du soir a été satisfaisante ; ou que le fait qu'une personne n'ait pas été affectée au service de nuit était dû au plafond autorisé de ses services de nuit pour ce mois.

La valeur pratique de cette transparence se voit à trois niveaux. Premièrement, défense du programme contre les objections ; lorsque un employé demande pourquoi sa requête n'a pas été prise en compte, le dirigeant montre raison précise au lieu de donner une réponse générale. Deuxièmement, modification des règles ; si un modèle répétitif de « demandes non couvertes à cause d'une règle particulière » est observé, le gestionnaire réalise que cette règle pourrait nécessiter une révision. Troisièmement, construction progressive de la confiance C'est ; une équipe qui voit pendant plusieurs mois la raison des décisions demande l'enregistrement avec plus de confiance et sa participation augmente dans les mois suivants. C'est pourquoi la documentation du produit souligne que le responsable n'est pas obligé de se fier uniquement à un tableau final ; il peut examiner la logique de décision du système puis donner l'approbation finale.

Relation du poste proposé avec le poste souhaité et étapes de démarrage

Il est naturel de se poser cette question : s'il existe un poste proposé, poste souhaité Quelle est sa place ? La réponse courte est que, dans la méthode proposée, l’employé dit « je préfère ces postes » et le système planifie ; mais dans la méthode volontaire, l’employé dit « parmi les options autorisées, je choisis ce poste » et le système contrôle la capacité et les règles sur-le-champ. La méthode proposée convient mieux aux services où le responsable souhaite voir toutes les demandes d’un coup, ajuster lui-même l’équilibre du service et approuver la composition finale ; en particulier dans les services hospitaliers très fréquentés comme les services d’hospitalisation où la couverture 24 heures sur 24 et la combinaison des rôles est sensible. Pour plus de détails sur la deuxième méthode, lisez l’article sur les postes volontaires et pour une vue d’ensemble, consultez guide de gestion des postes retour.

Pour commencer à utiliser le planning proposé dans un service, le processus recommandé selon la documentation du produit est le suivant : d'abord, la structure du service, les rôles, les plannings et leurs capacités sont définis une fois dans le système ; ensuite, les employés rejoignent avec le code spécifique du service et leur rôle est approuvé par le responsable ; puis la période de soumission des demandes est annoncée et chacun enregistre ses priorités ; le moteur compose le planning et le responsable, après vérification et si nécessaire une réorganisation, approuve la version finale. Si un changement est nécessaire à mi-mois, le processus Gestion des congés et attribution des postes continuation de ce processus. Expérience des services de soins tels que Le planning des infirmières montre que plus les règles du service sont définies de manière précise, plus le résultat de la planification se rapproche de la réalité et moins de corrections manuelles sont nécessaires ; et vous pouvez revoir les principes de base de cette précision dans La configuration du planning et Contrôle du planning .