Turno sugerido y diseño de turno inteligente

método ¿Cuál es el desplazamiento propuesto y qué problema resuelve?

En muchos hospitales y complejos de turnos, el mes comienza con un dolor común: decenas de personas solicitan su turno desde diferentes direcciones; Se envían mensajes de texto, se escribe en el grupo de mensajería, se coordina por teléfono y se entrega en papel. El jefe de enfermería o el jefe de turno debe reunir estas solicitudes dispersas, recordar las reglas de cada departamento y cada rol, controlar la capacidad de cada turno y al final hacer un cronograma que mantenga la cobertura del departamento y respete al máximo las preferencias de las personas. A medida que aumenta el número de empleados y las reglas se vuelven más complejas, esta tarea aparentemente simple se convierte en un proceso de varios días, en el que es necesario rehacer varias partes con cada pequeño cambio.

Turno sugerido Uno de los dos métodos principales es registrar una solicitud en el sistema Axis Puls, que está diseñado exactamente para este problema. En este método, los empleados seleccionan los días y turnos que desean dentro del sistema, y ​​para cada selección, Prioridad de aplicación Ellos mismos se definen. Todas estas solicitudes quedan recogidas en un único lugar; El encabezado los ve juntos y el motor de diseño del sistema, al construir el programa, utiliza las mismas solicitudes como base para el cálculo. En pocas palabras, en lugar de la ruta de "texto y papel → recopilación manual → revisión mental de reglas → tabulación → correcciones múltiples", se reemplaza la ruta de "registro estructurado → agregación automática → revisión basada en reglas → diseño → aprobación del administrador". Este método es parte de la guía completa Gestión de turnos and next to the second method is Turno deseado, forma dos rutas de registro de solicitudes del sistema.

Registro de prioridad 1 a 3 y recogida de solicitudes en una estructura

El corazón del método propuesto es el concepto de "prioridad". El empleado no se limita a decir qué turno quiere; Rather it says every shift ¿Cuánto deseos Según la documentación del producto, se consideran tres niveles de prioridad para las solicitudes: prioridad 1, que significa muy deseable, prioridad 2, que significa deseable y prioridad 3, que significa preferida. This simple grading makes a big difference; Debido a que el sistema comprende durante la coordinación qué solicitudes son más críticas para la persona y, en caso de conflicto entre las solicitudes de varias personas para una capacidad limitada, puede tomar una decisión basada en estas prioridades y reglas del departamento. Por ejemplo, una enfermera que debe estar en turno diurno para la noche del examen de su hijo, registra ese día con prioridad 1 y marca el turno que prefiere solo con prioridad 3; El sistema tiene en cuenta esta diferencia de intensidad.

Es importante destacar que agregar solicitudes no es solo "agregar"; Cada solicitud está vinculada a la identidad de la persona, su función, el departamento correspondiente y las normas que rigen ese turno. Es decir, cuando treinta personas registran solicitudes en un departamento, Headners ve no solo la lista de solicitudes, sino también el estado de cada solicitud en relación con la capacidad y las reglas. Es este vínculo el que hace posible el siguiente paso, el acuerdo. Si su estructura de cobranza aún no está legislada, lea el artículo Ajuste de turno Le ayuda a comprender mejor los principios del diseño basado en reglas y, para obtener más información sobre el seguimiento posterior al diseño, consulte el artículo Control de turnos El siguiente camino es el estudio.

Motor de diseño y clasificación basado en la finalización de la capacidad

Después de registrar y recopilar las solicitudes, llega el momento de la parte principal del sistema: Shift arrangement engine. Este motor verifica las solicitudes de las personas que se han registrado y las ubica en el programa según las reglas y capacidades definidas. Las reglas son las definidas por el gerente una vez para cada departamento, rol y turno; Desde el número mínimo y máximo de personas por turno hasta el aforo por rol y género y límites diarios, semanales y mensuales. Para cada solicitud, el sistema comprueba si la colocación de esta persona en ese turno es compatible con todas estas condiciones o no, y sólo si es compatible realiza la colocación.

Un comportamiento notable del motor de diseño, Ordenar solicitudes según la finalización de los turnos. Es Un turno que está casi al límite de su capacidad o que no tiene ninguna vacante recibe una prioridad diferente que un turno que todavía está al límite de su capacidad. La lógica de este trabajo es clara: los turnos a punto de finalizar son más sensibles y deben asignarse antes para que no se desperdicie su capacidad y se identifiquen antes posibles conflictos. Por el contrario, los cambios de capacidad abiertos brindan más flexibilidad para cambiar las solicitudes. Esta clasificación orientada a la capacidad hace que la composición final del programa sea más equilibrada y más cercana a la realidad de la cobertura del sector. Para entender el lugar de este motor en todo el proceso, revise el manual Gestión de turnos Se recomienda.

Reordenamiento, visualización instantánea y anuncio de turnos incompletos

La planificación de turnos es un trabajo inherentemente repetitivo; Rara vez sucede que la composición realizada en el primer paso sea la misma que la composición final. Por eso el sistema de opciones Reorganización proporciona al administrador: Al ejecutar el proceso nuevamente, el sistema crea una nueva composición desde cero. Esto permite al administrador probar diferentes escenarios de implementación, ver el efecto de cambiar una regla o agregar nuevas solicitudes y, finalmente, elegir una combinación que sea más aceptable en términos de cobertura de segmento y respeto por las solicitudes. Reorganizar no significa tirar el trabajo anterior; Significa tener la oportunidad de comparar y tomar una decisión informada.

Otra característica, Vista instantánea del estado del programa Es al mismo tiempo que se reciben las solicitudes. El sistema no necesita un paso largo y separado de "inicio del cálculo" para generar el programa; Al mismo tiempo que se registra cada solicitud, se puede procesar la información y el gestor puede ver cuántas personas han enviado su solicitud, cuánto de la capacidad de cada turno se ha completado, qué turnos aún tienen capacidad y cómo está el estado general de las solicitudes. Esta transparencia momentánea saca la gestión del mes del modo de "esperar hasta el final del período de registro y luego comienza a recoger" y permite un seguimiento activo; Por ejemplo, si tres días antes de que finalice el plazo, solo la mitad de los empleados se han registrado, el gerente hará un seguimiento antes.

El primer elemento de esta lista es uno de los principios más importantes para confiar en el sistema y vale la pena enfatizarlo por separado: Axis Puls no ignora las reglas para cubrir un turno a la fuerza. Si ninguna combinación virtual de empleados es consistente con las reglas de la sección, el resultado del sistema es una tabla aparentemente completa pero que no infringe las reglas; más bien Anuncio claro "Este turno no se puede completar según las condiciones definidas" es que el gerente tome decisiones gerenciales con los ojos abiertos; Por ejemplo, para revisar la capacidad, asignar fuerza auxiliar o modificar una determinada ley. Este comportamiento mantiene la salida del sistema verificable y confiable.

Explicación del motivo del acuerdo; ¿Por qué se colocó a esta persona en este turno?

Uno de los recelos más comunes ante cualquier sistema de programación es que se trata de una "caja negra": se entrega una mesa pero nadie sabe por qué se coloca a cada persona exactamente donde está. Sistema Axis Puls para responder a esta duda, en los casos en los que se pueda explicar la lógica de la decisión, Motivo del diseño Especifica: por qué una persona fue asignada a un turno, por qué no fue asignada a otro turno y qué restricciones le impidieron ser asignada. Por ejemplo, se puede determinar que la solicitud de prioridad 1 de una enfermera para el turno de la mañana no se incluye debido a que se completó la capacidad de ese turno y, en cambio, su solicitud de prioridad 2 se cubre en el turno de la tarde; O una persona que no fue asignada al turno de noche se debió al límite de su turno de noche en ese mes.

El valor práctico de esta transparencia se puede ver en tres lugares. Primero, Defensa del programa Está en contra de las protestas; Cuando un empleado pregunta por qué no se tuvo en cuenta su solicitud, el gerente proporciona un motivo específico en lugar de una respuesta general. Segundo, Modificación de las normas de la Si se ve un patrón repetitivo de "solicitudes no cubiertas debido a una regla específica", el administrador se da cuenta de que es posible que sea necesario revisar la misma regla. En tercer lugar, Creación gradual de confianza Un equipo que ve los motivos de las decisiones durante unos meses se postulará con más confianza y su participación aumentará en los meses siguientes. Es por eso que la documentación del producto enfatiza que el administrador no tiene que depender únicamente de una mesa final; Puede revisar la lógica de la decisión del sistema y luego emitir una aprobación final.

La relación entre el cambio propuesto y el cambio deseado y los pasos iniciales

Es natural que surja la pregunta: si hay un cambio propuesto, Turno deseado ¿Cuál es su posición? La respuesta corta es que en el método propuesto, el empleado dice "prefiero estos turnos" y el sistema elige el horario; Pero en el método deseado, el empleado dice “Elegiré este turno entre las opciones permitidas” y el sistema controla el aforo y las reglas en ese momento. El método propuesto es más adecuado para departamentos donde el gerente quiere ver todas las solicitudes a la vez, ajustar él mismo el saldo del departamento y confirmar la composición final; Especialmente en departamentos hospitalarios abarrotados, como los departamentos de pacientes hospitalizados, donde la cobertura las 24 horas y la combinación de funciones son delicadas. Lea los detalles completos del segundo método en el artículo Turno personalizado y, para obtener una imagen más amplia, vaya a Guía de Gestión de Turnos vuelve

Para comenzar a utilizar el turno propuesto en un departamento, el camino recomendado según la documentación del producto es el siguiente: primero se define la estructura del departamento, sus roles, turnos y capacidades una vez en el sistema; Luego los empleados se convierten en miembros con el código específico del departamento y su rol es aprobado por el gerente; Luego, se anuncia la fecha límite de postulación y cada persona registra sus preferencias; El motor crea el diseño de la aplicación y el administrador aprueba la versión final después de verificarla y volver a diseñarla si es necesario. Si es necesario un cambio a mediados de mes, la ruta Gestión de permisos y turnos Esta es la continuación del proceso. Experiencia de departamentos terapéuticos como Turno de enfermeras Muestra que cuanto más precisas estén definidas las reglas de la sección, más cerca estará el resultado del diseño de la realidad y menor será la necesidad de corrección manual; Y los principios básicos de esta precisión se pueden encontrar en Ajuste de turno y Control de turnos revisión